Как правильно списать топливо

В любой отрасли экономики существует необходимость строгого учета всех затрат предприятия, в том числе транспортных расходов, включая дизельное топливо. Организации, имеющие в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и другую дизельную технику и использующие их в своей деятельности для извлечения доходов, в одних случаях списание дизельного топлива относят в издержки обращения, в других – возмещают за счет работников. При этом имеются некоторые особенности учета дизельного топлива.
Особенности списания дизельного топлива
Бухгалтерский учет дизельного топлива на субсчете "Топливо в баках транспортных средств" необходимо вести по организации в целом или, если в этом есть необходимость, по подразделениям. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку дизельного топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости. Остаток топлива в баках транспортных средств на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете "Топливо в баках транспортных средств", должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков. Ежемесячно составляется акт списания дизельного топлива.
Списание дизельного топлива на расходы происходит на основании накопительных ведомостей данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях делается соответствующая отметка. Кроме того, на основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск ГСМ, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов материально ответственное лицо составляет отчет о движении ГСМ. Отчет вместе с документами по приходу и расходу представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.
Путевые листы после обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата дизельного топлива, приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов, после чего заполняется карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждое транспортное средство, машину, механизм.
Нормы списания дизельного топлива
При списании дизельного топлива необходимо помнить, что в состав затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль, включается стоимость топлива в пределах установленных норм их расхода. Нормы списания дизельного топлива существуют для всех марок техники: под линейной нормой понимается базовая норма расхода дизельного топлива механическим транспортным средством (кроме списания дизтоплива на трактор), находящимся в технически исправном состоянии, на 100 километров пробега в литрах.
Нормирование расхода топлива – это установление его допустимой величины в определенных условиях эксплуатации для конкретной модели (модификации) механического транспортного средства. Нормы расхода дизельного топлива рассчитываются путем применения базовой нормы (базового расхода) и соответствующих установленных величин повышений (снижений), а также величин дополнительного расхода топлива.
· Величина повышения (снижения) норм расхода и нормы списания дизельного топлива устанавливается приказом руководителя юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Повышение нормы списания дизельного топлива производится в случаях:
· работы механического транспортного средства при отрицательных температурах окружающего воздуха;
· эксплуатации механического транспортного средства (кроме трактора) в областных центрах и в городах с большой численностью населения;
· пробега первой тысячи километров автомобилем (двигателем), вышедшим из капитального ремонта и новым;
· эксплуатации автомобиля, оборудованного кондиционерами или установками "климат-контроль", в определенный период года;
· эксплуатации автомобиля, оборудованного автоматической коробкой передач;
· эксплуатации механического транспортного средства с истекшим нормативным сроком службы;
· в других случаях;
Экономия и перерасход дизельного топлива
Одним из факторов, оказывающих существенное влияние на экономию топлива и смазочных материалов, является правильно поставленный оперативный учет. Основным документом первичного учета работы автомобиля является путевой лист, заполняемый перед выходом техники из гаража, в котором записываются: задание водителю, время выезда и возвращения единицы техники, показания спидометра, наличие топлива в баках. Количество топлива в баках и показания спидометра должны соответствовать тем показаниям, которые были по возвращении единицы техники в парк записаны в предыдущем путевом листе.
По данным учета бухгалтерия начисляет премии: водителям - до 12% стоимости сэкономленного дизельного топлива; рабочим, занятым регулировкой двигателей и узлов системы питания и электрооборудования - до 3% стоимости сэкономленного топлива на всех закрепленных за ними автомобилях (с учетом перерасхода топлива по отдельным автомобилям); инженерно-техническим работникам, непосредственно осуществляющим руководство работами по регулировке двигателей и узлов системы питания, электрооборудования и учета расхода топлива автомобилями - до 2% стоимости сэкономленного топлива (с учетом перерасхода по отдельным автомобилям). За перерасход топлива сверх установленных норм по вине водителей с них производится удержание в установленном порядке 35% стоимости перерасходованного дизельного топлива.
Устанавливаем нормы списания топлива
Минтранс России утвердил новые нормы списания ГСМ. Однако обязательно ли учреждению их применять для целей налогового учета? Ведь, как показывает практика, самостоятельно разработанные показатели больше соответствуют потребностям учреждений. Давайте разбираться.
Позиция финансистов
Итак, распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р специалисты Минтранса России обозначили базовые нормы расхода топлива, масла, смазок для разных марок отечественных и зарубежных легковых автомобилей, грузовиков, автобусов. Кроме того, определены специальные коэффициенты поправок, на которые можно корректировать показатели норм в зависимости от сезона, местности, массы груза.
Расходы по списанию топлива в налоговом учете признают согласно рекомендациям данного документа. На этом настаи-вают финансисты. В частности, их точка зрения высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640. В нем сказано, что расходы, произведенные на приобретение топлива для служебного автомобиля, признают обоснованными только в рамках утвержденных Минтрансом России норм. При этом затраты могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В таком случае их можно учитывать при исчислении налога на прибыль.
Альтернативная точка зрения
В Налоговом кодексе РФ сказано, что расходы на покупку ГСМ должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. Но о том, что расходы на топливо должны быть нормированы, там не говорится. Получается, что учреждение может уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму фактических затрат на топливо, даже если они не соответст-вуют лимитам, установленным Минтрансом России.
Можно утвердить собственные нормативы
На практике названные лимиты, как правило, не соответст-вуют реальным фактическим расходам ГСМ в конкретном учреждении. Вследствие чего возникает перерасход топлива.
Кроме того, в распоряжении указанного ведомства приведен далеко не полный перечень эксплуатируемых автомобилей. Минфин России рекомендует по транспортным средст-вам, по которым не приведены нормы, применять данные, указанные в технической документации (письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). Однако работать с такими показателями невыгодно, так как в документации к автомобилю указывают минимальное потребление топлива для его использования в идеальных условиях, которые далеки от реальных.
Кроме того, данный документ Минтранса России нельзя считать официальным (нормативным актом). Он, так же как и предыдущие варианты, не был ни опубликован официально, ни зарегистрирован в Минюсте России. И даже в названии сказано, что это только «методические рекомендации». А ведь ни Налоговый кодекс РФ, ни какой-либо другой закон не требуют строго их применения. Также на основании пункта 1 статьи 4 Налогового кодекса РФ Минтранс России не вправе издавать нормативные акты по вопросам налогообложения.
Учитывая все вышесказанное, можно прийти к выводу, что учреждение имеет право разработать свои (альтернативные минтрансовским) нормы списания ГСМ и применять их.
А какова позиция судей?
Анализ арбитражной практики показывает, что применять нормы Минтранса России не обязательно. Об этом свидетельствуют постановления судов ФАС Уральского округа от 11 октября 2004 г. № Ф09-4196/04-АК, а также ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2002 г. № А56-23095/01. Но, к сожалению, они также свидетельствуют о том, что контролеры, как правило, считают иначе.
Как разработать собственные нормы?
Чтобы разработать нормы расхода топлива, можно обратиться в специальные ведомства, например в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта.
Самый простой способ разработать нормы для автомашин конкретного учреждения — произвести контрольный замер. При этом, как правило, учитывают как специфику работы, так и климатические условия, в которых находится данное учреждение.
Для этого в учреждении создают комиссию, которая фиксирует расход топлива каждой машины по их основным марш-рутам. А затем в зависимости от показателей контрольных замеров рассчитывается средний расход топлива для каждого вида транспортного средства на 100 км пути. При этом необходимо предусмотреть возможность увеличения норм для отдельных случаев — например, поездки по городу в час пик или из-за изношенности автомобиля. Такие замеры можно производить с сезонной периодичностью: отдельно для зимнего и летнего расхода топлива.
Не забудьте обосновать лимиты документально
Документ, где зарегистрируют показатели по ГСМ по результатам контрольных замеров, будет подтверждать экономическую обоснованность их расхода.
Помните, расчет норм топлива должен быть подтвержден подписью каждого члена комиссии, созданной учреждением. На основании такого расчета руководитель утверждает нормы расхода топлива для учреждения.
Кроме того, установленные нормы должны быть закреплены в учетной политике учреждения.
Таким образом, основные требования по признанию расходов в налоговом учете (экономическая обоснованность и документальное подтверждение) будут выполнены. Поэтому расходы, произведенные по нормам, разработанным учреждением самостоятельно, можно признать в налоговом учете.
Приказ на списание топлива
Для того чтобы списать ГСМ требуется подтвердить характер использования этих запасов.
Основанием для списания израсходованных ГСМ является путевой лист. При этом объемы перевозок грузовыми автомобилями не учитываются, если эти объемы не подтверждаются товаротранспортными накладными.
Списание ГСМ, использованных на профилактические и ремонтные работы, происходит на основании лимитно-заборных карточек, расходных накладных, актов во исполнение работ.
Расходы ГСМ определяются на основании утвержденных норм. Виды норм расходов ГСМ:
· базовая линейная норма на 100 км пробега;
· норма для исполнения транспортных работ на 100 т/км;
· норма на одну тонну дополнительной массы (в случае использования прицепа);
· норма на поездку с грузом (эта норма связана с маневровкой автомобиля и выполнением операций погрузки-разгрузки);
· норма на 100 км пробега при выполнении специальных работ;
· норма на работу специального оборудования, установленного на автомобилях (рассчитанная на один час или одну операцию);
· норма на работу автономного обогревательного устройства (рассчитанная на один час).
Нормами предусмотрены также различные надбавки и поправочные коэффициенты, позволяющие учитывать обстоятельства, в которых выполняются работы (например, климатические условия). Применение поправочных коэффициентов и переход на летние или зимние нормы начинается по приказу руководителя предприятия.
В случае выявления сверхурочных расходов ГСМ, составляется ведомость таких расходов и подается руководителю предприятия для принятия решения о возмещении стоимости перерасходованных ГСМ. Как правило, сверхурочные расходы горючего рассматриваются как недостача, подлежащая возмещению за счет виновных лиц. При бригадном методе работы, по согласию рабочих допускается введение солидарной ответственности за недостачу.
За экономию ГСМ водителям могут выплачиваться премии. Такое премирование предусматривается специально разработанным на предприятии положением. Выплаты премий за экономию ГСМ происходят на основании приказа руководителя предприятия.
В бухгалтерском учете эти виды премий зачисляются на соответствующий счет расходов по элементу «Расходы на оплату труда». Общий размер выделенных на такое премирование расходов не должен превышать размер экономии ГСМ.

расход по разным видам топлива нужно учитывать раздельно. Можно ввести в путевых листах отдельную строку по газу. В нашей организации мы разработали специальную форму путевых листов. где есть специальная шкала, показывающая расход топлива и его остаток в баке. Соответственно, для подтверждения Ваших расходов что-то подобное можете сделать и Вы сами. Внизу приложу статью о документальном оформлении расходов по ГСМ.
Что касается чеков, то в подобной ситуации, когда не прописано количество литров, можно попросить водителя, чтобы тот к чеку брал копию-чека с печатью, где будет конкретно прописано сколько литров и по какой цене приобретено. На АЗС такие документы выписывают. Ну, а далее уже все списываете по выбранной Вами схеме.
Списание ГСМ
Предприятие, эксплуатирующие ТС, в общем случае имеет право выбрать один из четырех способов списания МПЗ, установленный ПБУ 5/01: по себестоимости единицы запасов, средней стоимости, ЛИФО и ФИФО. Один из перечисленных способов по определенной группе материалов организация применяет в течение всего отчетного года, что должно быть закреплено в учетной политике (п. 73 Методических указаний по учету МПЗ).
При списании ГСМ первый из указанных способов не применим, так как топливо может приобретаться у разных поставщиков и по разным ценам, при этом "отследить" фактическую себестоимость каждого израсходованного литра невозможно. Метод списания по себестоимости каждой единицы удобен при использовании небольшой номенклатуры материалов при условии, если цены на них остаются стабильными в течение длительного периода.
Из оставшихся, как показывает практика, наиболее часто используется способ списания ГСМ по средней себестоимости. Он отличается простотой расчета и относительно небольшими колебаниями себестоимости списываемых МПЗ при изменении их цен. Согласно данному способу по каждой марке топлива (бензина или дизтоплива) определяется средняя себестоимость литра. Определить ее можно исходя из взвешенной или скользящей оценки. Первая определяется по среднемесячной фактической себестоимости, в расчет которой включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления за месяц.
В этом случае формула расчета средней себестоимости следующая:

Стоимость топлива Стоимость поступившего
Средняя на начало месяца + топлива до его отпуска
Себестоимость = --------------------------------------------
топлива Количество топлива + Количество поступившего
на начало месяца топлива до его отпуска

При определении средней себестоимости способом скользящей оценки в расчет включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления до момента отпуска.
Для этого способа оценки формула расчета средней себестоимости топлива иная:

Стоимость топлива Стоимость поступившего
Средняя на начало месяца + топлива в течение месяца
Себестоимость = --------------------------------------------
топлива Количество топлива + Количество поступившего
на начало месяца топлива в течение месяца

Преимущество способа взвешенной оценки перед скользящей оценкой состоит в том, что при его применении средняя стоимость топлива рассчитывается только один раз в месяц по его окончании. При способе скользящей оценки в течение месяца среднюю стоимость придется считать при каждом отпуске топлива в эксплуатацию. Вряд ли это покажется удобным, да и без вычислительной техники в данном случае не обойтись.
Поэтому на практике многие организации при расчете списания топлива, как правило, применяют взвешенную оценку (например, при отпуске ГСМ со склада). В то же время по топливу, которое находится в баках ТС, иногда используется и скользящая оценка. При этом в случае отсутствия топлива в баке на начало месяца расчет значительно упрощается: бухгалтер рассчитывает среднюю стоимость только исходя из цены и количества приобретенного топлива. В этой ситуации списать топливо по нормам можно по данным путевого листа и авансового отчета, не дожидаясь окончания месяца.
Но таким способом пользуются далеко не все, предпочитая определять среднюю стоимость по взвешенной оценке и списывать топливо одной операцией. При этом следует учесть, что для каждой марки топлива определяется своя средняя стоимость. После того как она определена, следует рассчитать стоимость отпущенного по нормам топлива, умножив его количество на полученную среднюю себестоимость.

Пример 4. На начало месяца в ООО "Транзит", находящемся на ЕНВД, остаток бензина марки Аи-80 составляет 450 л, а его средняя себестоимость по предыдущему месяцу - 15,50 руб/л В течение месяца согласно акту топливной компании по безналичному расчету было отпущено бензина:
- 2500 л по цене 15,50 руб/л;
- 1200 л по цене 15,70 руб/л.
За наличный расчет было приобретено 600 л бензина по цене 15,60 руб/л. По итогам месяца фактически израсходовано 4500 л бензина, в том числе по установленным нормам - 4450 л, сверхнорм - 50 л. Согласно учетной политике организация рассчитывает среднюю себестоимость методом взвешенной оценки.
Рассчитаем среднюю себестоимость Аи-80 в текущем месяце:
15,56 руб/л = (450 л x 15,50 руб/л + 2500 л x 15,50 руб/л + 1200 л x 15,70 руб/л + 600 л x 15,60 руб/л) / (450 + 2500 + 1200 + 600) л.
Стоимость бензина, списанного:
- по нормам, составит 69 242 руб. (4450 л x 15,56 руб/л).
- сверх норм - 778 руб. (50 л x 15,56 руб/л).
На конец месяца остаток бензина составит 250 л (450 + 2500 + 1200 + 600 - 4500), а его стоимость - 3890 руб. (250 л x 15,56 руб/л).
В бухгалтерском учете ООО "Транзит" будут сделаны следующие проводки.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Списан бензин в пределах установленных
норм 20,
23,
26 10 69 242
Списан бензин сверх установленных норм 91 10 778
Что касается остальных методов списания МПЗ, то следует отметить, что они не имеют широкого практического применения. Это объясняется сложностью расчета, а также тем, что метод ФИФО основан на допущении отпуска МПЗ в той последовательности, в которой они приобретены (у метода ЛИФО обратный порядок). Отследить же последовательность приобретения ГСМ по каждой марке топлива вряд ли на практике возможно. Поэтому для предприятий, эксплуатирующих ТС, единственно возможный вариант - списание ГСМ по средней себестоимости.

Документальное подтверждение затрат
Не так давно по вопросу документального подтверждения затрат для целей налогообложения прибыли высказались столичные налоговики в Письме от 12.04.2006 N 20-12/29007. По их мнению, при приобретении топлива за наличный расчет как для собственных, так и арендованных (в том числе взятых в лизинг) автомобилей основным подтверждающим расходы документом является кассовый чек АЗС, в котором должны быть указаны все обязательные реквизиты, установленные Постановлением Правительства РФ N 745 <6>. Если в чеке отсутствует какой-либо из них, то он не может рассматриваться как первичный документ, подтверждающий для целей налогообложения произведенные расходы. Такое категоричное утверждение налоговиков вряд ли найдет поддержку в судах, так как обязанность оформления кассовых чеков возложена на продавца, а не покупателя. Кроме того, в данном разъяснении налоговики рассматривают лишь один из документов, который подтверждает только факт приобретения бензина и его стоимость. В то же время основным первичным документом по расходованию ГСМ является путевой лист (или иной документ), из которого можно узнать о цели и количестве израсходованного топлива.
--------------------------------
<6> Постановление Правительства РФ от 30.07.1993 N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин".
Несколько слов о путевых листах
Не секрет, что оформление путевых листов - процесс достаточно трудоемкий, поэтому нередко организации выполняют эту обязанность формально или разрабатывают собственную форму первичного документа по учету работы автотранспорта, руководствуясь Письмами Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, в которых указано, что путевые листы обязаны оформлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Однако следует ли спешить с оформлением собственной формы путевого листа? Рассмотрим этот вопрос с различных точек зрения.
Во-первых, как отмечено выше, с позиций налогообложения путевой лист рассматривается как первичный документ, подтверждающий произведенные расходы. На это указано в Постановлении ФАС СЗО от 21.01.2005 N А56-29291/04.
Во-вторых, в числе реквизитов путевого листа - отметка о прохождении предрейсового медосмотра, которая в соответствии с Методическими рекомендациями об организации медицинских осмотров водителей <7> обязательна. Ее отсутствие в путевом листе может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда, которое чревато наложением административного штрафа на должностных лиц в размере до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП). При этом, как указано в комментариях Госкомстата к составлению путевого листа <8>, он является первичным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. К тому же требование о наличии путевого листа содержится в пп. 5.4 п. 5 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения <9>. Если у водителя нет ни путевого листа, ни доверенности, то на него может быть наложен штраф (Постановление ФАС ДВО от 16.03.2005 N Ф03-А51/04-2/4272) и транспортное средство отправят на штраф-стоянку.
--------------------------------
<7> Письмо Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств".
<8> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
<9> Положение об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, утв. Приказом Минтранса России от 09.03.1995 N 27.
Арбитражная практика по вопросу о необходимости оформления путевого листа неоднозначна. В отдельных судебных решениях указано, что оформлять путевые листы и проставлять в них все обязательные реквизиты необходимо (Постановление ФАС СЗО от 19.01.2005 N А13-5025/04-14), в то время как некоторые судьи допускают, что фирма не обязана использовать только разработанные Госкомстатом России унифицированные формы (Постановление ФАС МО от 13.01.2004 N КА-А40/10978-03).
Вопрос оформления путевых листов вряд ли можно считать окончательно разрешенным Минфином, который высказал свое мнение с позиций бухгалтерского учета и налогообложения. Однако если учесть вышеприведенные требования нормативных актов иных отраслей законодательства, то, по мнению автора, оформлением путевых листов пренебрегать не стоит.
Предприятие, которое придерживается такой позиции, может оформлять путевые листы не каждый день, а, например, один раз в месяц, если такая периодичность позволяет учитывать количество отработанного времени и расхода ГСМ. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, 15.11.2005 N 03-03-04/1/363. К аналогичному выводу пришли и судебные инстанции (Постановление ФАС СЗО от 05.04.2004 N А56-22408/03).
Оформление путевого листа
При оформлении путевого листа, как и любого другого первичного документа, необходимо обратить внимание на заполнение всех его реквизитов. В частности, в нем обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Нужно указывать время выезда и возвращения, имеющее непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, маршруты следования и пункты назначения, по которым можно судить о производственном характере поездки и достоверности показаний счетчика.
Нередко бухгалтеры заполняют этот раздел формально, вписывая на оборотной стороне путевого листа не конкретные пункты назначения, а фразу "поездки по городу". По мнению Минфина, это ошибка, так как отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет определить факт использования автомобиля в служебных целях (Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Эту точку зрения разделяют и сотрудники статистического ведомства, считая, что в путевом листе должен быть отмечен каждый пункт следования автомобиля (Письмо от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).
Следует обратить особое внимание на оформление раздела "Движение горючего". Он заполняется только исходя из фактических затрат на приобретение топлива и показаний приборов. На основании этой информации бухгалтер отражает в учете операции по приобретению и списанию топлива.
Отметим, что оформить путевой лист не так уж и сложно, поэтому во избежание возможных разногласий с налоговиками рекомендуем предприятию придерживаться требований действующего законодательства РФ и составлять путевые листы в установленном порядке.

Нормы расхода ГСМ устанавливаются организацией исходя из технических характеристик транспортного средства, износа его двигателя, а также статистических данных о расходе топлива и смазочных материалов. Для этого организация должна использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов в автомобильном транспорте , утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003, которые действуют до 01.01.2008.
При определении норм расхода топлива автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, необходимо руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223). Организации следует сделать контрольные замеры топлива, результаты оформить актом. Установленные нормы утверждаются приказом директора предприятия.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ОТДЕЛЬНЫХ СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Учет горюче-смазочных материалов
Приобретение ГСМ может производиться предприятием сферы ЖКХ за наличный расчет, а также в безналичной форме.
Приобретение ГСМ за наличный расчет.
В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия.
В этом случае предприятию следует учитывать, что:
• список водителей, имеющих право на получение наличных денег под отчет на приобретение ГСМ, а также срок составления авансовых отчетов должен быть утвержден приказом руководителя предприятия;
• приобретая ГСМ на АЗС, водители должны представить чеки контрольно-кассовых машин с указанием в них необходимых реквизитов.
Затраты, связанные с приобретением бензина по кассовым чекам АЗС, в которых отражены наименование бензина, цена, стоимость, литраж, могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения; выдача наличных денег водителям под отчет на приобретение ГСМ должна осуществляться в размере, обусловленном производственной необходимостью предприятия.

Выдачу наличных денег водителям под отчет можно производить только при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Поэтому малым предприятиям сферы ЖКХ, особенно имеющим небольшой парк автомашин, целесообразно заранее определить необходимую для приобретения ГСМ сумму наличных денег на месяц и издать соответствующий приказ с указанием периодичности ее выплаты. Примерное содержание приказа приведено ниже.
г. Москва
Утверждаю
Директор ООО «Астра»
А.В. Морозов
02 января 2004 г.

Приказываю установить с 3 января 2004 г. следующий размер наличных денежных средств, выдаваемых под отчет на приобретение горюче-смазочных материалов:
Захарову И.В. - 5000 руб.;
Уварову Н.П. - 7000 руб.
Выдачу денег под отчет производить два раза в месяц 1-го и 15-го числа равными долями.
Авансовые отчеты по израсходованным подотчетным средствам представлять не позднее 1-го числа следующего месяца.
Запрещается выдача наличных денег под отчет при несоблюдении условия полного отчета по ранее выданному авансу.
При получении авансового отчета от подотчетного лица бухгалтер предприятия должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении, в разрезе конкретных марок ГСМ.
Возможной ошибкой при учете ГСМ может быть списание стоимости приобретенного за наличный расчет топлива на расходы предприятия, минуя счета учета материальных ценностей. Это может привести к завышению суммы расходов, принимаемых в уменьшение налогооблагаемой прибыли.
Основным документом, на основании которого осуществляется списание стоимости топлива на производственные нужды, является путевой лист. Данный документ является унифицированным документом, в котором отражаются данные о пробеге автомобиля, количество топлива в баке и др. необходимые сведения. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, указанные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.
В целях исключения необоснованного списания ГСМ на расходы предприятия в путевых листах водителей следует в обязательном порядке заполнять реквизиты о движении горючего, к которым относятся сведения о количестве выданного топлива, его остатке при выезде и при возвращении.
Пример
По данным путевых листов было выявлено, что легковой автомобиль ГАЗ-3110 за месяц израсходовал 380 литров бензина марки Аи-92. Пробег составил 3250 км, из них 150 километров – использование автомобиля в нерабочий день. Среднемесячная стоимость бензина составила 10 руб. 20 коп.
Стоимость бензина, относимого на себестоимость продукции, услуг:
3100 км. х 380 л. : 3250 км. = 362 руб. 47 коп.
Стоимость бензина, относимого на счета внереализационных расходов:
150 км. х 380 л. : 3250 км. = 17 руб. 53 коп.

Тогда в бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
Дт сч.20 – Кт сч.60 = 362, 47 руб.
Дт сч.91-2 – Кт сч.60 = 17, 53 руб.

Основанием для списания бензина и дизельного топлива на расходы являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.
Приобретение ГСМ по безналичному расчету.
Предприятия сферы ЖКХ могут осуществлять расчеты с поставщиками посредством применения пластиковых карт, которые являются одной из наиболее перспективных форм расчетов.
Для получения пластиковых карт предприятие перечисляет специализированной организации авансом денежные средства и получает от них необходимое количество пластиковых карт. По истечении определенного договором срока специализированная организация представляет предприятию отчет о количестве отпущенного топлива с указанием всех необходимых реквизитов: количества, марки и стоимости отпущенного топлива.
Кроме того, еще одна из распространенных форм приобретения ГСМ - по талонам. Получать и хранить талоны должно материально-ответственное лицо, назначенное приказом руководителя предприятия.
Основные требования к бухгалтерскому учету ГСМ.
Для отражения в бухгалтерском учете стоимости поступивших ГСМ используется счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо».
Основанием для записей по дебету счета 10-3 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально-ответственными лицами. По кредиту счета 10-3 производится списание ГСМ с подотчета материально-ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов, требований, лимитно-заборных карт, накладных и т.д.
Предприятию следует вести бухгалтерский учет ГСМ по видам и маркам ГСМ, местам хранения и материально-ответственным лицам в разрезе соответствующих субсчетов. Аналитический учет ведется по отдельным материально-ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.
Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться на субсчете 10-3 либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным ценам. Выбор одного из указанных методов учета ГСМ должен в обязательном порядке отражаться в учетной политике организации.
• Учет ГСМ, полученных по пластиковым картам.
Договором заправки ГСМ могут быть предусмотрены два варианта:
1) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам;
2) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент передачи ему пластиковых карт.
Специализированная организация, осуществляющая отпуск ГСМ по пластиковым картам, должна составлять ежемесячный отчет о расходе ГСМ для организации, получившей топливо. Кроме того, при отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС, отпускающие бензин, обязаны выдать водителю документ, подтверждающий оплату топлива.
Отчет, полученный от водителей, необходимо сверить с отчетом специализированной организации, в котором должны быть указаны номер пластиковой карты, количество, марка и стоимость реализованных ГСМ.
В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам, то, суммы, перечисленные специализированной организации за пластиковые карты, должны учитываться следующим образом: Дт сч. 50 «Денежные документы» - Кт сч. 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками» субсчет «Авансы». Закрытие этого аванса возможно только после фактического отпуска бензина с АЗС.
В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, то расходы на ГСМ следует отражать на субсчете 10-3 «Топливо» в момент передачи пластиковых карт покупателям. В данном случае в договоре поставки ГСМ должно быть в обязательном порядке указано количество топлива, которое поставщик обязуется отпустить по пластиковым картам. То есть цены на ГСМ в данном случае являются фиксированными и не изменяются по истечении времени.
• Учет ГСМ, полученных по талонам.
Для учета талонов приказом руководителя предприятия назначается материально-ответственное лицо. Получение талонов обычно осуществляется самим материально-ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально-ответственному лицу для их оприходования и хранения.
Материально-ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.
Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.
Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.
Основанием для оприходования талонов на предприятии является накладная на отпуск топлива, получаемая с АЗС. Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.
При сменной организации работы материально-ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов по следующей примерной форме (за основу взяты данные из вышеприведенного примера).
Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки бензина следует открывать отдельный раздел книги.
ООО «Астра»
Книга учета талонов за январь 2004 г.
Раздел книги - по бензину марки Аи-92
Вид талонов - количественно-стоимостные
Номинал 1 талона – 10 л (100 руб.)
Дата
№ доку-ментта От кого получены или кому выданы Серия и номер талонов Остаток на начало смены, шт. Количество талонов, шт. Остаток на конец смены, шт.
Сдал
При-нял
приход расход
15.01.04 1 АЗС-1 ТР-45 - 30 - 30
16.01.04 2 Зубов В.И. ТР-45 6 - 6 -
21.01.04 3 Павин А.В. ТР-268 5 - 5 -
Итого за смену 30 11 30
Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально-ответственному лицу. Материально-ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. Далее в установленные руководством предприятия сроки (на практике обычно ежемесячно) материально-ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально-ответственного лица в подотчет водителям.
Установление норм расхода ГСМ.
Понятие «норма расхода топлива или смазочного материала» применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. При установлении норм расхода топлива на автотранспорт предприятия в основном пользуются нормативно-методическими материалами, приведенными в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (№АМ-23), утвержденных Минтрансом России 14.03.2008 г.
При нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы (по действующей методике определения базовых норм расхода топлива), и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.
Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля и его агрегатов, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива и учитывает снаряженное состояние автомобиля, типизированный маршрут и режим движения в эксплуатации.
Норма на транспортную работу включает базовую норму и зависит от грузоподъемности или от нормируемой загрузки, или от конкретной массы перевозимого груза, с учетом условий эксплуатации АТС.
Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжениями руководителей предприятий, эксплуатирующих АТС или руководителями местных администраций).нормы расхода топлива, установленные предприятием, в обязательном порядке должны быть закреплены приказом руководителя предприятия.
Принимая во внимание возможные изменения и многообразие условий эксплуатации автомобильной техники, изменения техногенного и природного характера, состояние дорог, особенности перевозок грузов и пассажиров и т.п., в случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов к нормам расхода топлива по распоряжению руководителей местных администраций регионов страны, министерств и ведомств – при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (ФГУП НИИАТ).
Утверждаю
директор ООО «Астра»
Морозов А.В.
15 января 2003 г.


Комиссия в составе: инженера по транспорту (Ф.И.О.), водителя (Ф.И.О.) и экономиста (Ф.И.О.), составила настоящий акт о том, что был произведен контрольный замер расхода топлива на автомобиль (марка) ____, городской номер ____, пробегом на расстоянии 100 км.
По маршруту:
Питание топлива производилось из мерного бачка №____________.
На начало контрольного замера в баке было __________________.
На конец контрольного замера в баке осталось _______________.
Показание счетчика спидометра в начале замера ______________.
Показание счетчика спидометра в конце замера _______________.
Расход топлива ____________________л.
В результате контрольного замера выявилось:
расход топлива на 100 км пробега составил ________________ л.
Подписи членов комиссии:

Виды путевых листов.
В настоящее время существуют следующие виды путевых листов, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»:
- № 3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
- № 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»,
- № 4-с «Путевой лист грузового автомобиля»,
- № 4-п «Путевой лист грузового автомобиля».

Для учета движения путевых листов предназначен «Журнал учета движения путевых листов» (форма № )
Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.) является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.
Одним из основных показателей, по которому определяется нормируемое количество топлива, является пробег автомобиля. Пробег определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе. Поэтому материально-ответственное лицо - диспетчер или механик КПП - должно ежедневно снимать показания спидометра при выезде автотранспорта из гаража и возвращении в гараж и заносить эти сведения в путевой лист. Кроме того, материально-ответственному лицу в целях учета этих данных целесообразно вести журнал снятия показаний спидометра. В этом журнале на каждую конкретную автомашину открывается отдельный раздел журнала, то есть отводится несколько страниц, что позволяет заносить записи в журнал в течение всего года. В конце года журнал закрывается, а сведения о показаниях спидометра на 31 декабря переносятся в новый журнал.
Если на предприятии имеется автотранспорт, при определении нормируемого расхода топлива на который используются только базовые нормы, то материально-ответственному лицу достаточно составить справку о пробеге автотранспортных средств по следующей форме и передать ее в установленные сроки в бухгалтерию предприятия.
Для новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которые Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива (отсутствующие в данном Руководящем документе), руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие разрабатываемые ФГУП НИИАТ в установленном порядке временные нормы, действующие до их утверждения Минтрансом России при переутверждении или дополнении данного Руководящего документа.
Для этого предприятию следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого оформить актом, примерная форма которого приведена ниже, и на основании приказа руководителя предприятия ввести в действие временную норму.
На основании справки бухгалтер определяет нормируемый расход топлива по каждому автомобилю и сравнивает полученные результаты с фактическим расходом топлива по данным путевых листов с целью избежания необоснованного списания топлива.
Наряду с карточкой учета расхода топлива автомобилем ведутся накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный месяц. Указанные ведомости принимаются работниками бухгалтерии после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомости работника предприятия, ведущего оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.
На основании итоговых данных справки об учете расхода топлива за соответствующий месяц фактическая стоимость израсходованных ГСМ списывается на затраты производства.
В бухгалтерском учете производится запись:
Дт сч.20 – Кт сч.10-3 - стоимость ГСМ списана на затраты производства.
По нашему мнению, в таком случае следует утвердить нормы списания ГСМ и дизельного топлива приказом руководителя и внести соответствующую запись в учетную политику учреждения. Основанием для издания такого приказа и подтверждением экономической обоснованности применения данных норм могут служить техническая документация завода-изготовителя, результаты испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией (Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).