Меню

Актуально








Рубрикатор

Сервера и комплектующие в наличии


ВЕЧЕРНИЕ КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ЮРИСТОВ (1-5 мес.)


Публикация

20 Февраля 2015Неприступный подотчет – как оформить документы без единой зацепки для инспекторов


Александр Погребс, эксперт СКБ Контур

Помимо налогов инспекторы проверяют, правильно ли компания работает с денежной наличностью и ведет кассовые операции. Особое внимание при этом уделяется расчетам с подотчетными. И это неудивительно, ведь, выявив какое-то нарушение, сотрудник инспекции сможет не только выписать штраф, но и доначислить НДФЛ.

Тонкостей в вопросах с подотчетом очень много. Поэтому и для инспекторов есть масса зацепок, к которым можно придраться. Чтобы не ждать с опаской налоговую проверку, а спокойно заниматься текущей работой, нужно дотошно разобраться во всех правилах и следовать им. Мы подскажем, на что обратить особое внимание и как заранее предупредить возможные вопросы ревизоров к компании.

Как по всем правилам выдать подотчет

Начнем с того, кому компания вправе выдать подотчет. Получить деньги может только сотрудник компании или физлицо, с которым заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Допустим, вы выдаете наличные сотруднику на какие-то покупки для компании. Первое, что нужно проверить, нет ли у него долга по ранее полученным подотчетным. Ведь если сотрудник – должник, деньги ему выдавать нельзя. К сожалению, бухгалтеры обычно забывают об этом правиле. Кстати, прописано оно в пункте 6.3 Указаний № 3210-У.

Если у сотрудника нет долга перед компанией, он может смело писать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. Форма заявления произвольная. Главное сотрудник должен указать цели, на которые получает подотчетные, их сумму и срок, в течение которого он за них отчитается.

Максимальный предел суммы, которую компания может выдать сотруднику под отчет, закон не устанавливает. Бухгалтеры часто спрашивают, действует ли в данном случае 100-тысячный лимит? Тут две разные ситуации. Когда работник платит за оказанные лично ему услуги, лимит наличных расчетов соблюдать не нужно. Но если он рассчитывается по договорам компании, предельную сумму превышать нельзя.

Срок, на который компания может выдать деньги под отчет, тоже ничем не ограничен. Но если вы выдадите сотруднику деньги на долгое время, то налоговики наверняка попытаются переквалифицировать подотчет в заем или зарплату.

Тут есть еще один важный момент. Сотрудник может попросту забыть указать в заявлении срок, на который он берет деньги. В этом случае инспекторы решат, что подотчетные выданы на один день. А раз так, то сотрудник должен отчитаться в течение трех дней с той даты, когда он получил деньги компании на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Итак, после того как заявление на подотчет подписал руководитель (или другой уполномоченный сотрудник), можно оформлять РКО и выдавать деньги.

Кстати, в середине прошлого года представители Минфина России официально разрешили перечислять подотчетные деньги на зарплатные и личные карты сотрудников. Ведомство выпустило письмо от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288, в котором объяснило, при каких условиях компания может перечислить работнику подотчетные в безналичном порядке.

Рекомендация лектора

Перечислять подотчетные на зарплатные карты можно, только если это предусмотрено договором с банком

Если ваша компания открыла в банке зарплатный проект, то на карты сотрудников удобно перечислять и подотчетные. Но обратите внимание на договор между вашей компанией и банком. В нем должно быть четко прописано, какие виды расчетов с сотрудниками вы можете проводить по зарплатным карточкам. Если там сказано только про заплату, то переводить на карту подотчетные вы не сможете.

Поэтому внимательно прочитайте договор с банком, убедитесь, что в нем есть условие о переводе подотчетных сумм на карты. А если нет – заключите дополнительное соглашение.

На что обратить внимание, принимая отчет от сотрудника

В течение трех рабочих дней по истечении срока, который сотрудник указал в заявлении, он должен отчитаться за покупки. Форму авансового отчета компания может разработать самостоятельно. Но обычно большинство компаний выбирают унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К каждому авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, которые подтверждают его расходы.

Когда вы получили отчет от сотрудника, проверьте, на какие цели сотрудник потратил подотчетные. Они должны соответствовать тем, которые указаны в заявлении. Затем проверьте первичные документы. Законодатели не установили четкий перечень бумаг, которыми сотрудник подтверждает расходы. В указаниях по заполнению авансового отчета Госкомстат относит к таким документам командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки. Чаще всего сотрудник прикладывает к авансовому отчету кассовые, товарные чеки, накладные или бланки строгой отчетности. Внимательно рассмотрите эти документы, ведь инспекторы при проверке будут эти бумаги изучать с особым пристрастием.

Самое первое, что проверит инспектор, это наличие на документе всех обязательных реквизитов. Например, вы получили от сотрудника квитанцию, в которой нет ИНН поставщика. Так вот, инспекторы могут снять расходы, которые компания подтверждает такой бумагой.

Посмотрите в табличке (см. ниже. – Примеч. ред.) реквизиты документов, на которые инспекторы обращают пристальное внимание при проверке.

Даже если авансовый отчет подтверждает первичка с ошибками, судьи обычно принимают решения в пользу компании. При условии, что она понесла обоснованные расходы, получила товары или услуги и приняла их на учет. Но лучше бумаги с ошибками заменить, ведь это поможет не тратить нервы в долгих спорах с проверяющими.

К каким недочетам в первичных документах придираются инспекторы

Документ

На что инспектор обратит внимание

Комментарий

Кассовый чек

В кассовом чеке нет расшифровки покупки, а указана только сумма, или на нем не четко видны все реквизиты

Принять чек можно, даже если в нем нет расшифровки покупок или он плохо пропечатан. Ведь к чеку должны прилагаться и другие документы, подтверждающие расход. А если с ними все в порядке, претензий налоговиков можно не бояться (письмо УФНС России от 12 апреля 2006 г. № 20–12/29007)

Сотрудник купил товар в нерабочее время

Расходы по такому чеку можно списать, но у инспектора могут возникнуть вопросы, почему сотрудник делал покупки в это время. Да и сам сотрудник вправе попросить оплату за работу в выходной день или во внеурочное время

Товарный чек

На товарном чеке нет печати или номера

Такой документ проверяющий не вправе признать недействительным. Номер чека и печать не указаны среди обязательных реквизитов (постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2006 г. № КА-А40/5456–06)

В товарном и кассовом чеках не совпадают суммы или даты

Такие документы лучше исправить. Если в бумагах не совпадают даты, компания сможет расходы отстоять в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)). А вот расхождение по сумме лучше исправить

Накладная по форме № ТОРГ-12 или форме № 1-Т

В ТТН не указаны грузополучатель, адреса пунктов погрузки и выгрузки, номера путевых листов, марки и номера автомобилей

В постановлении № Ф04-2121/2007(33241-А27-14) ФАС Западно-Сибирского округа объяснил, что отсутствие этих реквизитов не критично, если компания действительно получила товар от поставщика

В товарной накладной отсутствуют должность лица, отпустившего товар, печать организации-грузополучателя или номер, дата документа

Судьи такие дефекты в оформлении не считают серьезными ошибками. Об этом сообщил ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 24 мая 2006 г. № А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1

Бланк строгой отчетности

В документе продавец ошибся в ИНН или указал несуществующий номер

ВАС РФ в определении от 10 октября 2014 г. № 306-КГ14-1504 решил, что такие документы подотчетника все равно подтверждают расход. Ведь то, что на бумаге указаны реквизиты несуществующего юрлица, не доказывает, что услуги не оказаны или товар не получен

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы выдали сотруднику деньги под отчет. А в качестве подтверждающего документа он принес только кассовый чек. Достаточно ли только чека с расшифровкой покупок для подтверждения расходов?
– В письме от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515 представители налоговой службы сообщили, что подтвердить расходы подотчетника можно только кассовым чеком. Но для того чтобы учесть этот расход в целях налогообложения, одного этого документа недостаточно. Свою позицию инспекторы аргументируют так. Чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного документа: в нем отсутствуют должности лиц, совершивших сделку, и их подписи. Он только подтверждает то, что сотрудник рассчитался с продавцом за покупку. Однако какие еще конкретно документы должны быть у компании помимо чека для признания расхода, налоговики в письме не сообщают. А говорят лишь то, что такой документ должен доказывать связь между расходами и хозяйственной деятельностью компании. Теоретически сам авансовый отчет является таким документом. Ведь подписывая его, руководитель компании признает оправданность и целесообразность расходов. Чтобы избежать проблем с инспекторами, лучше заручиться дополнительными документами по покупке.

Продолжим алгоритм действий. Вы уже проверили авансовый отчет и не нашли в нем ошибок. Тогда можно передать его на утверждение руководителю. Бывает, что сотруднику приходится потратить больше денег, чем ему было выдано. Или, наоборот, меньше. Компания сама устанавливает, в какие сроки нужно рассчитаться с работником по авансовому отчету окончательно (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Время, в течение которого сотрудник должен вернуть неизрасходованные деньги или получить от компании перерасход, должны быть прописаны в положении о работе с подотчетниками. Кстати, сотрудник может вернуть неизрасходованный остаток подотчетных как наличкой, так и перечислением со своей карточки на счет компании.

Но на практике сотрудники часто сначала тратят свои личные деньги на покупки для компании, а после бухгалтерия компенсирует им расходы. Оформлять авансовый отчет в таком случае будет ошибкой. Здесь речь уже не идет о подотчете. Поэтому попросите сотрудника написать заявление о возмещении служебных расходов.

Конспект подготовила Вероника Бодытчик

Источник: Журнал "Семинар для бухгалтера"



Последние публикации

30 Марта 2020

Чеки "полный расчет" при кассовом методе налогового учета

Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета "полный расчет". Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.

Рекомендации по оплате труда на 2020 год

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.

Кто и как должен отчитаться о доходах

Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.

24 Марта 2020

Минфин разъяснил нюансы получения вычетов при покупке недвижимости

При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).

Работа без "зарплатного карантина": выплаты в условиях коронавируса

В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.



ТОП статьи

Конфигуратор сервера hp proliant hpe dell с ценами

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?


Налоговые новости

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Скорректированы перечни продуктов, облагаемых НДС по ставке 10%

Минтруд России разъяснил, как в СЗВ-ТД заполнить сведения о присвоении новой профессии

Минтруд России рассказал, когда начнется назначение новой ежемесячной выплаты на детей в возрасте от 3 до 7 лет

16 Марта 2020

Выплаты земским врачам и учителям освободят от НДФЛ

Суд: неоплата командировочных расходов не является основанием для приостановления работы

Уточнен порядок исправления ошибок в бухотчетности

Госдума рассказала, как вернуть деньги за сорвавшуюся из-за коронавируса турпоездку

Для педагогов и медиков вновь предлагают установить повышенный размер минимальной зарплаты

читать все Новости