1 Октября 2014Как составить идеальный акт выполненных работ

Безопасные реквизиты акта выполненных работ

В акте не обязателен период выполнения работ, так как эти сведения обычно есть в договоре с заказчиком. А если работы невозможно измерить, то вместо единиц измерения в акте о приемке выполненных работ могут стоять прочерки.

Опасные реквизиты акта выполненных работ

Реквизиты сторон, дата документа, наименование и стоимость работ должны быть в любом акте выполненных работ. Из-за ошибок в таких реквизитах инспекторы могут посчитать, что заказчик сам выполнял работы, а документы фиктивны. Печать на акте не является обязательным реквизитом. Но если в форме акта подрядчика написано М.П., то безопаснее получить документ с круглой печатью (см. образец).

Образец акта выполненных работ

Какие еще претензии могут предъявить налоговики

В акте нет ссылки на договор. Если контрагент не отразит в акте выполненных работ дату и номер договора, инспекторы могут заявить, что работы нереальны. Иногда защититься не удается даже в суде (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 01.06.11 № А53-16391/2010).

Отсутствуют отчеты об оказанных услугах. Чаще всего налоговики требуют отчеты для подтверждения маркетинговых услуг и консультаций. А без отчетов снимают расходы. Судьи обычно признают, что эти документы не нужны (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.03.13 № А40-70444/12-20-391).

Подрядчик составил акт до списания материалов. Подрядчик иногда оформляет акт до того, как выполнил работы. Значит, стоимость израсходованных материалов списывает позже. Налоговики снимают такие расходы, ведь договор уже выполнен. Защититься компаниям удается в суде (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 28.02.13 № А06-4037/2012).

В акте выполненных работ не обязательно детализировать их перечень

К такому выводу впервые пришел Минфин России в письме от 09.04.14 № 02-06-10/16186. Перечень всех обязательных реквизитов первички приведен в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ. Одним из них является содержание факта хозяйственной жизни. Но из него не ясно, можно ли написать в акте работ обобщенное название работ либо надо подробно описывать содержание всех действий подрядчика.

Минфин в письме № 02-06-10/16186 пришел к выводу, что достаточно общего описания. Например, «ремонт помещения по договору подряда от 31.03.13 № 26-П». Какие работы входят в ремонтные (грунтование фасада, облицовка, покраска и т. п.), стороны могут согласовать на словах при заключении договора.

Несмотря на то, что разъяснения облегчают работу компаний, новыми рекомендациями чиновников стоит пользоваться с осторожностью. Для компаний, которые выполняют работы или оказывают услуги, никаких рисков нет. А вот заказчики рискуют потерять расходы, если в акте будут только общие фразы. Ведь инспекторы часто снимают расходы по первичке без детализации работ и услуг, заявляя, что они не подтверждены документами. Защититься удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 15.08.12 № А74-2763/2011).

Три варианта оформления документов

Можно составить акты с полной детализацией работ. Тогда претензий точно не возникнет. Этот способ оправдан для услуг, к которым у налоговиков часто бывают претензии. Например, консультационных, юридических, маркетинговых и т. д. Второй вариант — составить акты с кратким описанием работ, но их полный перечень определить в смете, которая обычно является приложением к контракту.

Третий вариант самый рискованный. Можно совсем не согласовывать перечень работ, а при спорах с инспекторами сослаться на разъяснения Минфина. Если работы были реальными, то компания, скорее всего, сможет защититься.

Кстати, чтобы для компании содержание акта подрядчика не стало полной неожиданностью, стоит заранее (при заключении договора) согласовать форму этого документа. Его можно сделать приложением к контракту.

Судьи: акты без стоимости работ подтверждают вычеты НДС

Компания вправе заявить к вычету НДС, даже если акты КС-2 о приемке выполненных работ составлены с ошибками. К такому благоприятному выводу недавно пришли судьи (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.07.14 № А67-5574/2013).  

Спор возник после того, как инспекторы обнаружили в актах о приемке лишь цену материалов, а информацию о видах и стоимости выполненных работ подрядчик не прописал, хотя форма этого требует (постановление Госкомстата России от 11.11.99 № 100). Поэтому налоговики сняли вычеты НДС у заказчика строительных работ. Но судьи решили, что нарушения контрагента не имеют значения. Ведь он фактически выполнил работы. А то, что в актах указана только стоимость материалов, не может являться основанием для отказа в вычете по налогу. Поэтому суд отменил решение инспекции.

Налоговую базу по НДС определяют на дату подписания акта приема-передачи работ

НК РФ не определяет понятие «дата передачи заказчику результатов выполненных работ». Но из пункта 1 статьи 167 НК РФ следует, что НДС со стоимости работ необходимо начислить после выполнения условий договора. То есть когда стороны договора подпишут акт о том, что исполнитель выполнил порученные ему работы, а заказчик принял их результаты.

На практике исполнитель может оформить акт приема работ заранее. То есть подписать его в одностороннем порядке и даже записать дату передачи результата работ. Если заказчик подпишет акт в тот же день, то этот день и будет считаться датой начисления НДС. Если же заказчик подпишет акт позже, основания для начисления НДС тоже возникнут позже. Поэтому датой передачи результатов выполненных работ надо считать день, когда на акте распишутся обе стороны — исполнитель и заказчик.

Такой вывод подтверждается судебной практикой (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.01.14 № Ф05-16686/2013).