|
У фирмы
не всегда есть возможность получить от контрагента документы на бумажных
носителях. Альтернатива тому – первичные учетные документы в электронном
виде. Чтобы использовать такую «виртуальную» бухгалтерию, фирме не стоит
забывать о некоторых правилах учета. О них Минфин напомнил в письме от
13 августа 2007 г. № 03-01-239.
В пункте 7 статьи 9
Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ установлено, что «первичку»
можно составлять как на бумажных, так и на машинных носителях
информации. В случае необходимости фирма должна скопировать необходимые
документы на бумагу для других участников хозяйственных операций.
Представить дубликат нужно и по требованию налоговой, суда и
прокуратуры.
ЭЦП как замена подписи
Напомним, что Минфин
не исключает возможности использования «электронной первички» в других
своих письмах: от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/2/28, от 19 мая 2006 г. №
02-14-13/1297. Но в качестве обязательного условия чиновники требуют
использовать ЭЦП (электронная цифровая подпись). Видимо, основанием для
этого является положение о том, что любой документ, подписанный ЭЦП,
равнозначен документу с традиционной подписью (п. 3 ст. 11 Федерального
закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ). Исключение — законодательно
установленное требование о составлении такого документа на бумаге.
Однако вряд ли это
требование стоит применять к документам, на которых такой реквизит как
«подпись» вообще не предусмотрен, например: авиабилет, посадочный талон,
табель учета рабочего времени.
Независимо от вида
документов не стоит забывать о требованиях статьи 252 Налогового
кодекса. Так, в целях налогообложения прибыли расходами признаются не
только осуществленные (понесенные) налогоплательщиком и документально
подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265
Налогового кодекса, — убытки), но и обоснованные.
Если документы,
которые подтверждают расходы фирмы, первоначально были оформлены
контрагентами в электронном виде, то для целей учета расходов можно
использовать их бумажные дубликаты (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21
ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Зависит ли ставка НДС от вида документа?
Если фирма направляет
в командировку своих сотрудников и оформляет проезд с помощью
электронного пассажирского билета, какую ставку НДС нужно использовать
при наличии лишь распечаток этих документов? В письме от 13 августа 2007
г. № 03-01-10/6-239 чиновники отвечают и на этот вопрос.
Так, услуги по
перевозке пассажиров и багажа облагаются НДС по ставке в размере 0
процентов при условии, что пункт отправления или пункт назначения
пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской
Федерации. Также перевозки должны быть оформлены едиными международными
перевозочными документами (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).
Налогоплательщик
должен представить в налоговые органы выписки банка, которые
подтверждают поступление выручки за оказанные услуги, и реестр единых
международных перевозочных документов, определяющих маршрут перевозки. В
реестре также указываются пункты отправления и назначения (п. 6 ст. 165
НК РФ).
Как видим, в
предоставлении самих перевозочных документов в налоговую инспекцию нет
необходимости. Поэтому фирме следует позаботиться о правильности
оформления указанных выше документов.
О. Попова,
налоговый консультант |
