К. Сикоев, обозреватель
«Федерального агентства финансовой информации»
В ходе проверки
налоговики могут запросить у фирмы любые документы, которые прямо или
косвенно связаны с уплатой налогов. На это неоднократно указывал Минфин.
В последнее время все чаще предметом споров с инспекторами является
отсутствие печати на тех или иных бумагах. Всегда ли претензии ревизоров
обоснованны?
Неотъемлемым атрибутом
любой фирмы является печать. Ее оттиск должен содержать наименование
компании и ее местонахождение (п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. №
208-ФЗ «Об акционерных обществах»; п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998
г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 4 ст. 3
Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). В
настоящее время довольно распространенным явлением можно назвать
использование в работе компаний сразу нескольких печатей. Например, одну
применяют для заверения финансовых документов, другой штампуют
исключительно договоры, третья – для корреспонденции и т. д. Обратите
внимание, что далеко не всегда в таких ситуациях печати взаимозаменяемы,
и если окажется, что на документе стоит «неправильный» оттиск, проблем с
налоговой не избежать. Инспекторы на этом основании вполне могут не
принять соответствующие затраты в уменьшение налогооблагаемой прибыли и
не разрешат принять к вычету НДС, уплаченный поставщику. Но и это еще не
все. Такое нарушение карается штрафом по статье 122 Налогового кодекса.
Избежать неприятного поворота событий можно, если запросить у партнера
по бизнесу специальный приказ по фирме, в котором установлено «введение
в действие» всех печатей и указано назначение каждой из них, например,
печать с надписью «Для склада» проставляется на актах приемки товаров
(форма ТОРГ-1) и т. д.
Нужна ли печать на договоре?
Если спросить любого
бухгалтера, какие реквизиты должны присутствовать в договоре, то среди
прочих в ответе обязательно будет фигурировать печать. В общем-то это
вполне логично и предсказуемо, но попробуем все-таки выяснить, насколько
существенно наличие фирменного оттиска в контракте.
В Гражданском кодексе, а
именно в статье 160 прямо сказано, что печать в договоре нужна, если это
предусмотрено законом, иными правовыми актами или же соглашением между
сторонами. Значит, если в законе или в договоре такого указания нет,
договор необязательно скреплять печатями. Правда, стоит отметить, что
налоговые органы зачастую с этим не согласны. Так, например, инспекторы
предъявили претензии к оформлению договора, на котором отсутствовала
печать, и отказали фирме в возврате экспортного НДС. Предприятие подало
иск в суд. Арбитры встали на сторону компании и указали налоговикам, что
«наличие печати не отнесено к обязательному требованию, предъявляемому к
письменной форме сделки» (постановление ФАС Московского округа от 25
января 2005 г. по делу № КА-А40/12921-04).
Правда, порой контролеры
идут еще дальше и требуют признать контракт недействительным либо
незаключенным. «Действительность» в первую очередь определяется
правильностью оформления контракта. Как минимум сделка должна быть
заключена с соблюдением простой письменной формы (ст. 158, ст. 161, п. 2
ст. 162 ГК). Важными условиями при письменном оформлении соглашения
являются отражение «содержания сделки» и наличие подписи на документе
(п. 1 и 3 ст. 160 ГК). Претензии налоговиков к договору будут
обоснованными, если он не прошел госрегистрацию, хотя в силу закона эта
процедура для него обязательна (п. 1 ст. 165 ГК). В любом случае среди
требований к оформлению договора наличие печати не упоминается, а
значит, ее отсутствие не может быть причиной признания контракта
недействительным.
Теперь перейдем к такому
понятию, как незаключенный договор. Для того чтобы договор считался
заключенным, в нем должны быть согласованы все существенные условия. Для
каждого договора они определяются индивидуально. Как правило, таковыми
являются сам предмет договора, его цена, сроки оплаты и т. п.
Естественно, контракт должен быть подписан обеими сторонами. В то же
время независимо от вида соглашения печать существенным условием не
признается. Примером тому может послужить постановление ФАС Уральского
округа от 30 ноября 1998 г. № Ф09-1032/98-ГК.
Безусловно, чтобы
избежать претензий налоговых инспекторов, лучше все-таки удостоверять
подписи сторон в договоре. Однако, если по тем или иным причинам оттиск
отсутствует и контролеры за это выписали штраф, не спешите его платить.
Как видно из приведенных примеров, арбитражная практика в таких
ситуациях складывается в пользу компаний.
Закон обязывает
На предприятиях
оформлением договоров документооборот далеко не заканчивается.
Существует масса других бумаг, которыми ежедневно пользуются бухгалтеры.
Одним из таких документов является товарная накладная (форма № ТОРГ-12,
утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). Как
ни крути, но печать на ней должна быть обязательно, на что указывает и
аббревиатура «МП». Причем накладная должна быть заверена подобным
образом обеими сторонами сделки. В противном случае она будет признана
недействительной. Совершенно аналогичная ситуация складывается и с
«Путевым листом грузового автомобиля» (форма № 4-П, утверждена
постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), без оттиска этот
документ считается составленным с нарушением.
Довольно широко в своей
деятельности фирмы используют доверенности, например, на получение
грузов (форма М-2, утверждена постановлением Госкомстата от 30 октября
1997 г. № 71а); на представление интересов компании в суде (пункт 5 ст.
61 АПК), в налоговой инспекции и других учреждениях; на проведение
переговоров и обмен документами с партнерами. С точки зрения наличия
печати, в данном случае нет никакой двусмысленности. Доверенность без
оттиска не будет признана действительной, что прямо следует из пункта 5
статьи 185 Гражданского кодекса.
Если с документами, для
которых в альбомах предусмотрены унифицированные формы, все более-менее
понятно, то с «обделенными» формами финансовой документации дела обстоят
несколько иначе. Эксперты журнала «Расчет» обращают внимание читателей
на то, что правила оформления таких документов указаны в пункте 2 статьи
9 Закона «О бухгалтерском учете» и в пункте 13 Положения по ведению
бухгалтерского учета и отчетности (утвержденного приказом Минфина от 29
июля 1998 г. № 34н).
Итак, в документах
должны присутствовать лишь следующие реквизиты:
– наименование
документа;
– дата его составления;
– наименование
организации, которая составила документ;
– содержание
хозяйственной операции;
– измерители
хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
– наименование
должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления;
– личные подписи и их
расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств
вычислительной техники – ЭЦП).
Как видите, печати в
данном перечне нет.
«Электропечать»
Одним из достижений
нашего времени является электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая
позволяет значительно ускорить документооборот. Правда, воспользоваться
всеми ее преимуществами можно, только если это оговорено в соглашении
между партнерами.
Из названия данного
аналога собственноручной подписи ясно, что он используется вместо
«личного автографа», а как же быть с печатью? Оказывается, электронная
цифровая подпись заменяет не только «автограф» должностного лица, но и
печать фирмы (ст. 19 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи»). Поэтому скреплять ЭЦП можно не только те бумаги,
«опечатывание» которых происходит по воле сторон, но и те, печать на
которых необходима в силу закона. |