24.03.08 Нет документов — есть налоги!

Довольно часто сотрудники, которым организация компенсирует командировочные расходы, халатно относятся к документам, подтверждающим их затраты. В таких ситуациях бухгалтеру придется подкорректировать базу по НДФЛ, ЕСН и налогу на прибыль. При этом необходимо учесть новинки законодательства, вступившие в силу с начала текущего года.

Что такое сверхнормативные суточные для НДФЛ? Как определить превышение этого норматива? До недавнего времени ответы на эти вопросы вызывали целые дебаты. Мнения чиновников и судей на сей счет были диаметрально противоположными. Страдали же в итоге бухгалтеры, которые попали меж двух огней, и им все время приходилось, можно сказать, отбиваться от штрафов и пеней за неверно посчитанные налоги.

Дело в том, что статья 168 Трудового кодекса обязывает работодателя в случае направления сотрудника в командировку возмещать ему расходы, связанные со служебной поездкой. К таковым относятся:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Интересно, что из положений все той же статьи 168 Кодекса следует: порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе суточных, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Никакого противоречия с Налоговым кодексом также не наблюдается. Да, действительно, есть постановление правительства от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Именно этим документом установлен «злополучный» предел в размере 100 рублей (для командировок по территории России). Однако, как видно из самого названия данного постановления, этот лимит относится исключительно к операциям по прибыли, а к нормам по исчислению НДФЛ он не имеет никакого отношения. Иными словами, если организация до 1 января 2008 года выплачивала своим сотрудникам в соответствии с трудовым договором суточные в размере более 100 рублей, то удерживать с этих сумм НДФЛ вовсе не было нужды (п. 3 ст. 217 НК).

Дорогие суточные

Однако представители ФНС и Минфина так не считали. Они указывали, что в статье 217 Кодекса закреплено: суточные не подлежат налогообложению только «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации». Чиновники признавали, что норм для НДФЛ как таковых вообще не было. Однако, по их мнению, в этом ничего страшного нет. Есть же «прибыльные» лимиты, дескать, ими и пользуйтесь.

Позиция, мягко говоря, странная. Точку в затянувшемся споре попытался поставить Высший Арбитражный Суд (решение от 26 января 2005 г. № 16141/04). Он указал инспекторам, что письмо МНС от 17 февраля 2004 г. № 04-2-06/127 не соответствует Налоговому кодексу и не может применяться на практике. Иначе говоря, ВАС признал, что в доход, подлежащий обложению НДФЛ, суточные, установленные организациями самостоятельно и определенные коллективным договором или иным локальным актом, включать не надо.

Компромисс

Все бы хорошо, но только ВАС Минфину, видимо, не указ. Об этом свидетельствуют письма Минфина от 18 марта 2005 г. № 03-05-01-04/59, от 28 мая 2007 г. № 03-04-06-01/162. Между тем финансисты все-таки признавали шаткость своей позиции, а потому попытались ее закрепить официально. Причем сделать это они хотели, просто прописав в Налоговом кодексе, что «прибыльные» лимиты нужно применять и при расчетах НДФЛ с суточных.

Законодатели действительно внесли поправку в статью 217 Налогового кодекса, но не столь радикальную. С 1 января 2008 года ее новой редакцией предусмотрено, что при оплате работнику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. На каждый день пребывания в заграничной «ссылке» депутаты выделили не более 2500 руб. Таким образом, теперь споры вокруг норм суточных в целях исчисления НДФЛ сведены к нулю.

Новые проблемы

Для начала бухгалтер должен учесть, что сумма суточных при загранкомандировках, облагаемая НДФЛ, рассчитывается по курсу на момент их фактической выплаты. Об этом проинформировал Минфин в письме от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27. Финансисты указали, что моментом получения суточных считается дата их фактической выплаты работнику. Стало быть, при расчете суммы превышения выплаченных суточных, подлежащей налогообложению, над их нормативным размером, который установлен в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, применяется курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных.

Еще один интересный момент также связан с положениями статьи 217 Кодекса, которыми установлено, что в облагаемый НДФЛ доход, в частности, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. Однако может случиться и так, что сотрудник потеряет документы, свидетельствующие о его затратах на съем жилья в командировке. Как быть бухгалтеру в сложившейся ситуации? Именно таким вопросом задалась некая компания и адресовала его напрямую в Минфин.

Специалисты финансового ведомства разъяснили, что с начала текущего года в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время служебной поездки, суммы денежных средств, выданных ему на эти цели, освобождаются от НДФЛ в пределах все тех же 700 и 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке. Данный вывод изложен в письме Минфина от 5 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/30.

Выходит, что даже если сотрудник не представит в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы на наем жилья, часть компенсации все-таки можно вывести из-под НДФЛ.

Осталось разобраться с обложением таких выплат налогом на прибыль и ЕСН. Из письма Минфина от 18 февраля 2008 г. № 03-04-06-02/16 следует, что компенсации работникам не облагаются ЕСН независимо от того, будут представлены «платежные» документы или нет. С налогом на прибыль все не так оптимистично. Есть статья 252 Налогового кодекса, которая устанавливает, что расходами, уменьшающими полученные доходы, признаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Стало быть, если нет документов, то налог на прибыль уменьшить нельзя. Для расчета ЕСН это не столь острая проблема. Статья 238 Налогового кодекса гласит, что в базу по соцналогу не включаются выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Более того, если документальное подтверждение затрат отсутствует, то ЕСН платить не нужно, несмотря на то что при таком раскладе компания не может доказать, что выплаты носят компенсационный характер.

Основанием для этого маневра служит пункт 3 статьи 236 Кодекса, поскольку в данном случае расходы не уменьшают «прибыльную» базу.

О. Рогозина, налоговый консультант, — для «Федерального агентства финансовой информации»

Источник: www.buhnews.ru