При
составлении отчетности за полугодие бухгалтеру приходится рассчитывать
множество различных показателей. Одним из наиболее «востребованных»
является среднесписочная численность работников организации.
Виды
численности работников
Довольно
часто понятия «средняя» и «среднесписочная» численность считают
синонимами. Однако это не одно и то же. Правила их расчета утверждены
постановлением Росстата от 20 ноября 2006 г. № 69. Так, средняя
численность кроме среднесписочного количества работников включает в себя
еще и среднюю численность внешних совместителей, а также сотрудников,
работающих на основании гражданско-правовых договоров.
Чтобы
определить среднесписочную численность работников организации,
потребуются первичные документы по учету труда и его оплаты. Это приказ
о приеме на работу (форма № Т-1, переводе на другую работу (форма №
Т-5), предоставлении отпуска (форма № Т-6), приказ о прекращении
трудового соглашения (форма № Т-8), личная карточка (форма № Т-2). Также
документом, который нужен для расчетов, является табель учета рабочего
времени (формы sТ-12, Т-13, утверждены постановлением Госкомстата от 5
января 2004 г. № 1).
На основании
данных, содержащихся в нем, устанавливают, сколько человек явилось на
работу в конкретный день. Эта информация пригодится при определении
ежедневной списочной численности. В нее включают наемных работников,
которые на основании трудового договора выполняли постоянную, сезонную
или временную работу один день или более, а также собственников
компаний, получавших зарплату в своей фирме. При этом учитывают как
сотрудников, которые в этот день работали, так и отсутствующих по
причинам, перечисленным в пункте 88 Правил расчета средней и
среднесписочной численности, утвержденых постановлением Росстата от 20
ноября 2006 г. № 69.
Так,
например, в списочную численность нужно включать работников,
находившихся в служебных командировках, отсутствовавших по болезни,
надомников. Также учитывают обучающихся в вузах и других учебных
заведениях, сотрудников, находящихся в учебном и ежегодном отпуске, в
том числе дополнительном — с сохранением и без сохранения заработной
платы.
Существуют
категории работников, которые включаются в списочную численность, но не
входят в среднесписочную численность. Это женщины, находившиеся в
отпуске по беременности и родам, а также в дополнительном отпуске по
уходу за ребенком, и работники, обучающиеся в образовательных
учреждениях или взявшие отпуск без сохранения заработной платы для сдачи
экзаменов.
Не состоят в
списочном составе лица, работающие по договорам с государственными
учреждениями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица,
отбывающие наказание в виде лишения свободы). Однако их нужно учитывать
при расчете среднесписочной численности.
Расчеты
Чтобы
определить среднесписочную численность работников за месяц, нужно
сложить списочную численность за каждый календарный день месяца и
разделить полученную сумму на количество календарных дней в этом месяце.
Праздники и выходные также нужно учитывать. Количество «списочных»
работников в нерабочий день принимается равным численности, которая
наблюдалась в предшествующий день. Это же правило действует, если
нерабочих дней два или более подряд.
Рассмотрим
ситуацию, когда фирма работала неполный месяц.
Пример 1
ООО «Манго»
зарегистрировано с 21 марта 2007 года (таблица 1).
Определим
среднесписочную численность работников за март 2007 года: она будет 32
чел. (982 чел. : 31 дн.).
Таблица 1
Число |
Списочная численность, чел. |
Общая |
Не включаемая в среднесписочную численность |
Включаемая в среднесписочную численность |
21 |
89 |
1 |
88 |
22 |
89 |
1 |
88 |
23 |
89 |
1 |
88 |
24
суббота |
89 |
1 |
88 |
25
воскресенье |
89 |
1 |
88 |
26 |
89 |
2 |
87 |
27 |
93 |
2 |
91 |
28 |
93 |
2 |
91 |
29 |
93 |
2 |
91 |
30 |
93 |
2 |
91 |
31
суббота |
93 |
2 |
91 |
ИТОГО |
|
|
982 |
Нужно
отметить, что при расчете среднесписочной численности за неполный месяц
берут количество календарных дней полного месяца. При получении «десятых
долей человека» производится округление и показатель определяют в целых
единицах.
Теперь
рассчитаем среднесписочную численность работников организации за
квартал. Для этого нужно сначала рассчитать среднесписочную численность
за каждый месяц данного периода, а потом определить их сумму и разделить
ее на 3 (количество месяцев в квартале).
Пример 2
У компании
ООО «Магна» в январе 2007 года среднесписочная численность работников
составила 63 человека, в феврале — 65, в марте — 65 работников.
Среднесписочная численность за I квартал 2007 года составит 64 чел. (63
чел. + 65 чел. + 65 чел.) : 3 мес.
Таким же
образом рассчитывают среднесписочную численность работников за любой
период, превышающий 1 месяц. Например, если нужно определить ее величину
за год, складывают показатели каждого месяца и делят на 12.
Допустим,
компания работала неполный квартал. В этом случае порядок расчетов
следующий:
Пример 3
ООО «Верона»
организовано в мае 2006 года. В мае среднесписочная численность
составила 34 человека, в июне — 38 человек.
Среднесписочная численность работников данной организации за II квартал
2006 года составит 24 человека ((34 чел. + 38 чел.) : 3 мес.).
Если
организация работала неполный год, то среднесписочную численность
рассчитывают аналогичным способом. Складывают показатели каждого месяца
и делят полученную сумму на 12.
«Неполные»
сотрудники
У бухгалтера
могут возникнуть затруднения при расчете среднесписочной численности,
если на предприятии есть сотрудники, работающие неполное рабочее время.
В списочной численности их учитывают как целые единицы за каждый
календарный день месяца. Однако при определении среднесписочной
численности их считают пропорционально отработанному времени.
Для расчета
существуют два способа: прямой и упрощенный. При использовании прямого
метода определение среднесписочной численности сотрудников, работающих
неполное время, производится следующим образом. Сначала высчитывают
общее число человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Для этого
нужно общее количество отработанных в месяце человеко-часов разделить на
продолжительность рабочего дня. Далее полученный результат делят на
число рабочих дней (по календарю) в отчетном месяце.
Пример 4
В ООО «Марица»
предусмотрена 5-дневная рабочая неделя. Три сотрудника работают неполную
неделю. Требуется рассчитать данные за март 2007 года. В этом месяце по
календарю — 21 рабочий день (таблица 2).
1.
Определим количество человеко-дней. Это будет 25,88 ((4 ч × 18 дн.
+ 3 ч і× 20 дн. + 5 ч × 15 дн.) : 8 ч).
2.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников, работающих
неполное время. Она равна 1,23 чел. (25,88 чел./дн. : 21 дн.).
При
применении упрощенного метода порядок расчета следующий: неполное
рабочее время нужно разделить на продолжительность рабочего дня.
Результат умножают на число дней, отработанных сотрудником в этом
месяце. Далее полученную величину делят на количество рабочих дней в
месяце (по календарю). Воспользуемся условиями примера и рассчитаем
численность, применяя упрощенный метод.
1.
Определим «долю человека», которую сотрудник отработал за день.
Суханова М. С. — 0,5 чел. (4 ч : 8 ч);
Кошкин В. Г. — 0,375 чел. (3 ч : 8 ч);
Рогов С. Р. — 0,625 чел. (5 ч : 8 ч).
2.
Рассчитаем количество человеко-дней. Оно равно 25,875 чел./дн. (0,5
чел. × 18 дн. + 0,375 чел. × 20 дн. + 0,625 чел. × 15 дн.).
3.
Среднесписочная численность составит 1,23 чел. (25,875 чел./дн. :
21 дн.).
Таблица 2
Количество рабочих дней в неделе |
Количество часов в день |
Отработано дней в месяце |
Суханова М. С. |
4 |
18 |
Кошкин В. Г. |
3 |
20 |
Рогов С. Р. |
5 |
15 |
Нужно
отметить, что некоторых сотрудников, работающих неполное время, включают
в среднесписочную численность «целиком». Это работники, для которых
законодательством предусмотрена сокращенная рабочая неделя, а также
переведенные на неполное рабочее время по решению администрации
компании.
Е. Камалова |