ПУБЛИКАЦИЯ

В.А. Соловьев, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Чтобы сотрудники не остались в преддверии Нового года без денег, многие работодатели планируют выдать им зарплату до праздников, а не в начале января, как предусмотрено графиком. По мнению экспертов журнала «Расчет», успешность этой процедуры во многом зависит от того, как бухгалтер оформит предновогоднюю выплату.

Договоримся с банкирами

Первое, с чего нужно начать – позвонить в свой банк и предупредить, что вы хотите получить деньги раньше обычного. Еще лучше изложить свою просьбу в официальном письме и принести его банкирам за несколько дней до планируемого снятия наличных.

Хотя Центробанк и разрешает кредитным организациям выдавать «зарплатные» деньги до праздников (о чем обычно сообщает в предновогодних телеграммах), это не значит, что они обязаны так поступать. Так что если вы заранее не известите свой банк, у вас есть все  шансы остаться без денег. Ведь в банке на вас просто может не хватить налички, и вам вправе будут ответить, что на ваш чек не рассчитывали и деньги не зарезервировали.

Договорившись с банком, нужно определиться с оформлением предновогодних выплат. У вас два варианта: либо выдать всю зарплату под расчет, либо ограничиться авансом.

Выдадим авансом

Вы планируете выплатить деньги в двадцатых числах декабря. Имейте в виду, писать в «расходнике» от 26-го числа фразу «Заработная плата за декабрь» неправильно. Основанием для расчета зарплаты служат табели учета рабочего времени. Закрыть их до того, как закончится месяц, невозможно. Поэтому вплоть до последнего рабочего дня, пока итоговых данных об отработанном времени нет, выданная досрочно зарплата будет считаться  авансом.

Аванс удобен тем, что никаких налогов и взносов с него начислять не нужно. Такого же мнения придерживается и Минфин (письмо от 6 марта 2001 г. № 04-04-06/84).

Стопроцентный долг

Заметим, что в сумме аванса законодательство вас никак не лимитирует. Вы можете выдать и восемьдесят процентов от зарплаты, и девяносто.А можете и все сто. Такая форма предпраздничной выплаты удобна и бухгалтеру и сотрудникам. Работники смогут получить свои деньги в полном объеме. При этом бухгалтерии не придется впопыхах начислять налоги и готовить платежки. Ведь выданные суммы по размеру хоть и равны окладу, но выплачены не по итогам работы за месяц, а в долг, за еще не выполненную работу.

Чтобы выдать стопроцентный аванс, рассчитайте «на коленке», сколько чистыми деньгами получает каждый работник. На полученные суммы выпишите расходные кассовые ордера. В строке «Основание платежа» укажите:  «Аванс за декабрь». И не делайте в день выдачи аванса никаких проводок по кредиту семидесятого счета. Они появятся только по итогам месяца.

На цифрах

26 декабря бухгалтер выдал сотруднику Смирнову аванс в размере его месячной зарплаты, при этом он сделал такие проводки:

Дебет 70 Кредит 50

– 19 140 руб. – аванс за декабрь Смирнову выдали из кассы.

31 декабря бухгалтер начислил зарплату Смирнову и удержал налог на доходы:

Дебет 20 Кредит 70

– 22 000 руб. – начислена зарплата за декабрь;

Дебет 70 Кредит 68

– 2860 руб. – удержан налог на доходы физлиц.

Выдав в декабре персоналу фирмы аванс в размере ста процентов, получать в начале января деньги на зарплату вы уже не будете. Возникает вопрос, когда платить налог на доходы, пенсионные взносы и «травматизм»?

НДФЛ  в такой ситуации («в иных случаях») Кодекс обязывает уплатить на следующий день после получения сотрудником фактического дохода (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК). Датой получения фактического дохода признается последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК). То есть уплата налога на доходы выпадает на первый рабочий день января (абз. 6 ст. 6.1 НК).

Оплата пенсионных взносов и взносов по страхованию от несчастных случаев завязана на срок, установленный банком для получения денег на зарплату (абз. 2 п. 2 ст. 24 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ и п. 6 Правил, утвержденных постановлением правительства от 2 марта 2000 г. № 184).

Неожиданный больничный

Выдавая стопроцентный аванс, будьте готовы к тому, что сотрудник эти деньги может и не отработать. Например, в конце месяца человек заболеет. Тогда по данным табеля учета рабочего времени нужно будет внести исправления в учет.

В принципе, особых сложностей в этой ситуации нет. Просто когда сотрудник принесет больничный лист, бухгалтер пересчитает его доход и налоги «задним числом». А переплаченные деньги удержит в счет будущей зарплаты.

На цифрах

26 декабря бухгалтер выдал сотруднику Смирнову стопроцентный аванс за декабрь. При этом он сделал такую проводку:

Дебет 70 Кредит 50

– 19 140 руб. – аванс за декабрь Смирнову выдали из кассы.

27 декабря Смирнов заболел и на работу не вышел. По данным табеля сотрудник отработал восемнадцать рабочих дней из двадцати двух возможных. 31 декабря бухгалтер начислил зарплату Смирнову согласно данным табеля и удержал налог на доходы:

Дебет 20 Кредит 70

- 18 000 руб. – начислена зарплата за декабрь за 18 рабочих дней;

Дебет 70 Кредит 68

- 2340 руб. -  удержан налог на доходы физлиц.

В результате на счете 70 образовалось отрицательное сальдо в размере 3480 рублей (18 000 руб. – 19 140 руб. – 2340 руб. = – 3480 руб.). Эти деньги бухгалтер удержит со Смирнова из его будущих доходов.

Исключение из правил

Как мы уже говорили, в общем случае никаких налогов и взносов с авансов начислять не нужно. И налог на доходы, и ЕСН, и страховые взносы жестко привязаны к окончательному месячному расчету по зарплате. Однако не стоит забывать, что из этого правила все же есть одно исключение. Речь идет о людях, которые работают у вас не по трудовому, а по гражданско-правовому договору. Например, по договору подряда. Дело в том, что расчеты с ними не являются оплатой труда. Доходы таких сотрудников признают не в последний день месяца, а в день выплаты (п. 1 ст. 223 НК). И в этой ситуации уже не важно, выдает ли фирма деньги авансом или производит окончательный расчет. С подрядчиков бухгалтер должен удержать НДФЛ в любом случае.

Рассчитаемся в декабре

Если вам не нравится идея в самом конце месяца выдавать аванс, оформляйте досрочные выплаты как зарплату. Трудовой кодекс не запрещает выдавать сотрудникам деньги раньше, чем предусмотрено в Положении об оплате труда. Главное требование – не ухудшить положение работников.

Так как предновогодняя выдача денег их положение только улучшит, можно смело ее осуществить. Только имейте в виду, что все расчеты с персоналом вам необходимо провести в последний рабочий день месяца, т. е. 30 декабря, когда табели закрыты и итоги подведены.

Кроме того, вместе с чеком, в котором указано «Заработная плата за декабрь», в банк нужно будет отнести три платежки:

– по налогу на доходы физлиц;

– по пенсионным взносам;

– по взносам на страхование от несчастных случаев.

Все названные платежи должны быть перечислены одновременно с получением денег на зарплату или с переводом их на карточки.

ЕСН стоит особняком