12.11.07 Как доказать инспекторам обоснованность расходов на оплату услуг внештатников

Налоговики зачастую придираются к расходам на оплату труда сторонних специалистов, если у организации в штате есть работник с аналогичными функциями. Чтобы инспекторы эти расходы не «сняли», надо запастись документами, объясняющими, почему свои сотрудники не могли выполнить ту или иную работу.

Первый совет – в должностных инструкциях сотрудников не стоит ограничиваться общей формулировкой, а лучше конкретно прописать (или ограничить) круг трудовых обязанностей. Если из инструкции работника вытекает, что он не обязан выполнять какие-то работы, компания спокойно может воспользоваться услугами сторонних организаций (письмо Минфина России от 06.12.06 № 03-03-04/2/257).

Сложнее, когда от дублирования обязанностей не уйти. И если договоры с внештатниками заключены на значительные суммы, суд может встать на сторону налоговиков. Предотвратить подобный исход позволят документы, подтверждающие, что «свои» объективно не могли выполнить необходимую компании работу.

Например, у штатного сотрудника недостаточно квалификации. Нехватку опыта или квалификации помогут установить личные дела сотрудников: данные об образовании, стаже работы, а также должностные инструкции, в которых сказано, что на данную должность назначается лицо, соответствующее определенным «минимальным» требованиям.

Другой вариант – отсутствие сотрудника на рабочем месте. Если он был в командировке, или на больничном, то физически не мог выполнять свои обязанности. Доказательства на этот случай: приказы на отпуск, командировку, командировочные удостоверения, больничные листы и т. д.

Самая спорная причина, почему организации понадобились работники со стороны – штат не справляется с объемом работы. Часто работники перестают справляться с объемом работ, когда растет объем реализации, компания расширяется и т. п. Об этом могут свидетельствовать данные финансовой отчетности, документация по новым проектам и пр.