17 Марта 2016Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек

Л.Елина

Если у организации есть автомобиль, но автотранспортной она не является, то для целей налогообложения и бухгалтерского учета израсходованных ГСМ каких-либо ограничительных нормативов нет. Поэтому затраты на ГСМ плательщики налога на прибыль могут списывать исходя из фактического расхода <1>.

Однако многие приходят к тому, что подобные нормативы нужны прежде всего для себя - чтобы понимать, сколько реально тратится бензина на деловые поездки, а что "сгорает" в угоду каким-то иным целям водителей. Да и экономическую обоснованность расходов на топливо при общении с проверяющими проще подтвердить с помощью нормативов.

Мы посмотрим, как установить нормативы расходов на бензин для легковых автомобилей с учетом изменений, внесенных прошлым летом Минтрансом в Методические рекомендации.

Примечание. Упрощенцы на "доходно-расходной" УСН списывают расходы на приобретенное топливо на день оплаты поставщику независимо от даты его фактического расходования (списания его в производство) <2>.

Однако их расходы тоже должны быть экономически обоснованны <3>. Поэтому и упрощенцам нужно следить за целевой направленностью расходования автомобильного топлива.

Разрабатываем топливные нормы

Сначала лучше определить базовую норму расхода топлива для конкретного автомобиля. А затем в зависимости от условий эксплуатации автомобиля применять те или иные корректирующие/поправочные коэффициенты.

ШАГ 1. Определяем базовую норму

Для этого есть несколько способов:

<или> по минтрансовским нормативам <4>;

<или> исходя из данных о расходе топлива, указанных заводом-изготовителем в технической документации на автомобиль;

<или> на основании самостоятельных контрольных замеров.

ШАГ 2. Устанавливаем коэффициенты/надбавки

В этом случае также проще ориентироваться на Рекомендации Минтранса. Если же указанные в них значения повышающих коэффициентов по каким-то причинам не устраивают вашу организацию, можно делать самостоятельные замеры расхода топлива при движении автомобиля в различных условиях.

Учтите, что если вы установили нормы расхода топлива и применяемые коэффициенты по минтрансовским Рекомендациям в 2015 г. или ранее, то их можно пересмотреть, поскольку летом 2015 г. Минтранс внес изменения в свои Рекомендации. В частности, увеличились некоторые повышающие коэффициенты, причем существенно.

Мы посмотрим наиболее востребованные коэффициенты:

- "городской" - зависит от численности населения в населенном пункте. К примеру, при численности свыше 5 млн человек возможно применение коэффициента до 35% включительно <5>, от 1 до 5 млн человек - до 25%;

- "возрастной" - к примеру, для автомобилей старше 5 лет или с пробегом более 100 тыс. км можно применить коэффициент до 5%;

- "зимний" - может составлять от 5 до 20% в зависимости от климатического района <6>. Так, в Москве и Московской области срок действия зимних надбавок - с 1 ноября по 31 марта (5 месяцев). Предельный зимний коэффициент - 10%;

- коэффициент для кондиционера - до 7%, такой же коэффициент предусмотрен и при использовании системы "климат-контроль";

- чрезвычайные погодные коэффициенты - к примеру, при сильном снегопаде и гололедице можно использовать коэффициент до 35%;

- коэффициенты за сложность - например, можно применить повышающий коэффициент для поездок с пониженной средней скоростью движения (при перевозке нестандартных, опасных грузов, грузов в стекле и т. п.) в диапазоне: 20-40 км/ч - до 15%, со средней скоростью ниже 20 км/ч - до 35%.

ШАГ 3. Считаем итоговую (рабочую) норму

Для этого надо взять базовую норму и учесть применяемые коэффициенты. Если их несколько, то надо их суммировать.

Учтите, что, если базовая норма установлена в организации путем самостоятельных контрольных замеров, применение некоторых повышающих коэффициентов может быть неоправданно. К примеру, применение возрастного коэффициента, если контрольный замер сделан на конкретном автомобиле в том же году, или зимнего коэффициента, если замер расхода топлива был сделан в зимний период.

Применяем утвержденные нормы в работе

Нормативный расход ГСМ можно посчитать как произведение рабочей нормы расхода топлива и пробега автомобиля.

Когда реальный расход не превышает установленный в организации норматив - вопросов нет, бухгалтерия учитывает в расходах стоимость израсходованных литров топлива. Если потрачено незначительно больше, чем рассчитано по нормативу, по решению руководства затраты на израсходованное топливо также могут быть учтены бухгалтерией без каких-либо дополнительных расследований.

Однако если превышение более существенное, имеет смысл разобраться в причинах.

* * *

Если топливные расходы в вашей организации стабильно не вписываются в утвержденные нормативы, причем у разных водителей, это повод их пересмотреть. Задумайтесь над причинами.

Возможно, вы не применяете повышающие коэффициенты, которые нужно использовать в тех условиях, в которых ваши автомобили реально работают.

--------------------------------

<1> подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12

<2> подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ

<3> п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 23.12.2009 N 03-11-09/413

<4> Методические рекомендации, утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации); Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12

<5> п. 5 Методических рекомендаций