16 Апреля 2015Какие ошибки в первичке списать расходы не помешают, а какие лучше заранее исправить

Ирина Клют, методолог, ведущий консультант Awara IT Consulting

Часто бывает, что какие-то реквизиты первичного документа заполнены неправильно или вовсе пусты. Однако само по себе это не повод снимать расходы компании. Главное, чтобы такая ошибка не препятствовала проверяющим идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров и их стоимость. А кроме того, другие важные для исчисления налога факты. Именно такой достаточно туманный вывод содержится в письме Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547, которое налоговики разослали по всем инспекциям страны.

В рамках этой статьи мы разберемся, на какие реквизиты следует обращать особое внимание, а какие ошибки можно не исправлять.

Какими документами компания может подтвердить расходы

Расходы при расчете налога на прибыль можно признать, только если они подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако никакой специальной первички для целей налогового учета кодекс не устанавливает. Значит, можно использовать первичку, составленную в соответствии с бухгалтерским законодательством. То есть по правилам, прописанным в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Согласно этому документу, можно либо использовать типовые формы, либо бланки, разработанные компанией. Контролеры не должны требовать, чтобы компания подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-03-06/1/15770).

Какие реквизиты обязательно должны быть в документах

Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Пройдемся по каждому из них.

Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае, возможно, придется отстаивать интересы компании через суд (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).

Тут все понятно – без даты просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что расходы будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы скорее всего не удастся даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013).

Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

Поставщики, выписывая документы, нередко путают название покупателя. Например, вместо «Стела» могут написать «Стелла», или наоборот. Такие ошибки несущественны. То же самое – указано полное или сокращенное название. Ведь это не мешает идентифицировать компанию, если все другие сведения (ИНН, адрес) верные.

Поэтому советую в реквизитах компании всегда указывать ее ИНН. Несмотря на то, что этот реквизит обязателен только для БСО и счетов-фактур.

Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно пояснить, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.

Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко. Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.

В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.). В других ситуациях в первичке удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

– В накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой. Исправлять ли такую неточность?
– Да, ошибку лучше исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.

Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз; специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, – ответственные за правильность оформления.

– Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», надо ли его исправлять?
– Если в документе стоит верная подпись, а также Ф. И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен. Ошибку можно не исправлять.

Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает один и тот же человек. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением. Пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011.

Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления. Как это сделали судьи ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012.

Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Следовательно, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).

Ошибки в каких графах несущественны

Порядковый номер и печать также не являются обязательными реквизитами первички. Однако от нумерации документов лучше не отказываться. Что же касается печати, то, если компания использует свои бланки первички, печать можно не проставлять. Тогда это правило стоит зафиксировать в учетной политике. Хотя замечу, что лишней печать не будет, поскольку она подтверждает подлинность бумаги. Поэтому советую заверять печатью как минимум те документы, которые вы передаете контрагентам.

Но допустим, компания продолжает использовать унифицированные формы. Во многих таких бланках печать предусмотрена. Поэтому безопаснее ее проставлять. Скажем, компания составила товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна – она предусмотрена в типовом бланке. Или другая ситуация. Поставщик выписал первичку в свободной форме, но реквизит «М.П.» в ней значится. Такой документ также надо заверить печатью.

Кроме того, несущественными можно считать ошибки, которые никак не препятствуют налоговикам определить все параметры сделки. Ранее мы рассмотрели пример с опечаткой в названии компании. Менеджер также может запросто забыть про дефис или не поставить кавычки, прописные буквы заменить на строчные и т. д. Все эти ошибки исправлять не обязательно.

– Могут ли снять вычет по НДС из-за ошибок в первичке?
– Главный документ для вычета НДС – это счет-фактура. В то же время одним из условий вычета является оприходование товара либо принятие работ или услуг. А об этом свидетельствует как раз первичка. Поэтому, если в первичке не хватает какого-нибудь обязательного реквизита, инспекторы запросто могут отказать в вычете НДС. Однако тут действует тот же принцип, что и в случае с налогом на прибыль. Если сделка на самом деле имела место, то вычет НДС правомерен даже несмотря на беспорядок в документах (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 июля 2014 г. № А27-17950/2013) или вообще отсутствие накладной (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 мая 2014 г. № А78-7283/2013). Разумеется, при условии, что счет-фактура оформлен без ошибок.

Как исправлять первичку

Начнем с того, что исправлять первичные документы можно старым способом, когда неверные данные зачеркивают и указывают правильные. При этом сотрудники компании ставят надпись «Исправлено», расписываются и указывают дату (п. 4.2 Положения от 29 июля 1983 г. № 105). Это старое правило не противоречит общему требованию, которое предусмотрено в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Здесь сказано, что исправление необходимо заверить сотрудникам, подписавшим первичку изначально. Они же должны указать дату исправления. Поэтому, если покупатель сам исправит недочеты, допущенные поставщиком, инспекторы могут признать документ недействительным, снять расходы и вычеты. Защитить их получится только в суде. Вот пример выигранного дела – постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2012 г. № А52-1706/2011.

Однако если приходится исправлять много данных в первичке, такой способ сделает документ нечитаемым. Более того, старый способ не всегда подходит, если документ составляют в бухгалтерской программе. Вот почему на практике применяют другие методы. Например, аннулируют первый вариант, а затем выписывают правильный документ. Так поступить удобно, если в первом документе слишком много неверных данных.

Теперь о ситуации, когда в документе просто не хватает каких-то сведений, например даты. В Федеральном законе № 402-ФЗ нет требования, что документы должны быть составлены исключительно в печатном или рукописном виде. Поэтому можно применять комбинированный метод. То есть часть реквизитов заполнять на компьютере, часть от руки. А значит, в напечатанный бумажный документ поставщик может дописать недостающие сведения от руки.

Главное исправить сведения в двух экземплярах – своем и покупателя. Поэтому, если вы получили документ с недочетами, дописывать данные в одностороннем порядке не стоит. Иначе налоговики выявят расхождения при встречной проверке.

– Что делать, если ошибку обнаружили инспекторы в ходе проверки?
– Придется просить контрагента внести корректировки по всем правилам. Причем в оба экземпляра первички. После чего исправленные документы компания может представить налоговикам вместе с возражениями на акт проверки. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 апреля 2011 г. по делу № А13-15657/2009 судьи указали, что компания может в любое время внести в первичку данные, которые она должна заполнить как покупатель. Например, строку о получении груза в товарной накладной.