31.10.11 Выездные проверки ПФР: что проверят?
Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ПФР в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?
Cогласно ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 №
212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской
Федерации, Фонд социального страхования Российской
Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского
страхования и территориальные фонды обязательного
медицинского страхования» (далее – Федеральный
закон № 212‑ФЗ) предметом выездной проверки являются
правильность исчисления
и своевременность уплаты страховых взносов.
Из поставленной цели проверяющие из ПФР и будут исходить при истребовании документов. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» у плательщика страховых взносов одновременно проводится проверка документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, и представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.
Обратите внимание:
В рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении такой проверки.
Напомним, процедура проведения выездной проверки органами ПФР прописана в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации), утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р. Этот документ регламентирует действия проверяющих из ПФР и предназначен в первую очередь для них.
Итак, при выходе на проверку должностному лицу из ПФР рекомендуется ознакомиться с наблюдательным делом плательщика страховых взносов. Наблюдательное дело формируется по каждому плательщику страховых взносов, в нем собрана вся имеющаяся у ПФР информация по конкретному плательщику страховых взносов. После анализа данной информации проверяющий выходит непосредственно на проверку.
Проверка может быть сплошной или выборочной. Это зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета плательщика, важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Решение должностные лица, проводящие проверку, принимают самостоятельно.
При проверке правильности начисления страховых взносов проверяющим рекомендовано проанализировать организационно-распорядительные документы, договоры, контракты, соглашения, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные, расчетные и платежные документы по той или иной выплате и по организации в целом.
Общие критерии оценки представленных документов для проверки следующие:
- полнота представленного комплекта истребованных документов;
- правильность оформления первичных учетных документов, представленных для проверки;
- наличие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
- правильность заполнения обязательных реквизитов в документах;
- правильность внесения исправлений;
- наличие подчисток и помарок;
- соответствие даты записи хозяйственных операций по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц в регистре бухгалтерского учета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для начисления страховых взносов;
- правильность подсчета соответствующих итогов в документах.
Если внимательно ознакомиться с Методическими рекомендациями, можно заметить, что проверяющим рекомендовано изучить все возможные документы, которые имеют или могут иметь какое‑либо отношение к исчислению и уплате страховых взносов. При этом вызывает сомнение отношение ряда документов непосредственно к страховым взносам. Мы обобщили документы, которые подлежат проверке, с указанием некоторых особенностей, а также информации, которую хотят извлечь из них проверяющие из ПФР (см. таблицу).
Хотелось бы отметить, что в Методических
рекомендациях сделан упор на проверку регистров
бухгалтерского учета. Если организации и индивидуальные
предприниматели, применяющие
УСНО, не ведут полноценного бухгалтерского учета,
проверяющие ограничатся изучением Книги учета доходов
и расходов организаций и индивидуальных
предпринимателей, применяющих упрощенную систему
налогообложения, Книги учета доходов
индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную
систему налогообложения на основе патента, форма и
порядок заполнения которых утверждены Приказом
Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н. Но расчетные и
платежные документы по заработной плате, авансовые
отчеты и другие документы, связанные с выплатами в
пользу физических лиц, все равно будет необходимо
представить контролерам. При этом в случае установления
нарушений по заполнению обязательных реквизитов либо их
отсутствия первичные документы должны быть сверены с
другими документами, связанными с данной хозяйственной
операцией.
Поскольку подавляющее большинство «упрощенцев» ведет бухгалтерский учет в полном объеме, да и бухгалтерам проще ориентироваться в счетах, мы приводим документы и бухгалтерские счета, которые непосредственно будут проверяться.
| Документы | Особенности проверки и получаемая информация, примечание |
| Учредительные документы | |
| Учредительный договор, устав | Устанавливается соответствие (несоответствие) между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, ФИО учредителей, видах деятельности и пр. |
| Учетная политика организации | |
|
Учетная политика организации
|
Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая плательщиком совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности |
| Разрешительные документы | |
| Лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр. документы | – |
| Отчетность по страховым взносам и индивидуальным сведениям | |
| Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период, индивидуальные сведения |
Проверяется своевременность и полнота
представления расчетов и индивидуальных сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов. В случае представления уточненных расчетов указываются периоды, за которые представлены уточненные расчеты, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При проверке уточненных расчетов проверяется достоверность представления корректирующих форм индивидуальных сведений. Выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в территориальный орган ПФР до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки |
| Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период | |
| Годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения, главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр. | Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с суммами, отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. Отдельно проверяется сумма выплат, отраженных в регистре бухгалтерского учета по счету 50 «Касса», и сумма выплат, отраженных в ведомостях по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходных кассовых ордерах, ведомостях на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений |
|
Аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам |
|
|
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; – 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; – 50 «Касса»; – 51 «Расчетные счета»; – 55 «Специальные счета в банках»; – 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; – 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; – 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»; – 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». – Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, в ходе выездной проверки анализируются следующие счета бухгалтерского учета: 41 «Товары»; – 10 «Материалы»; – 43 «Готовая продукция»; – 45 «Товары отгруженные». – |
Проверяются обороты по субсчетам счета 69
«Расчеты по социальному страхованию и
обеспечению», в том числе 69.1 «Расчеты по
обязательному пенсионному страхованию на
страховую часть трудовой пенсии», 69.2 «Расчеты
по обязательному пенсионному страхованию на
накопительную часть трудовой пенсии», 69.3
«Расчеты по обязательному медицинскому
страхованию в ФФОМС», 69.4 «Расчеты по
обязательному медицинскому страхованию в ТФОМС». Показатели регистров бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме РСВ-1 ПФР. В данном случае проверяется достоверность сумм начислений страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в расчете РСВ-1 ПФР по строкам 110 – 114 |
| Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, в ходе выездной проверки анализируются регистры бухгалтерского учета по счету 91 «Прочие доходы и расходы» | раздела 1, 241 – 244 раздела 2, 341 – 344, 391 – 394 раздела 3, и сумм уплаченных страховых взносов, отраженных по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, в сравнении с суммами, начисленными в бухгалтерском учете по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам). Суммы уплаченных страховых взносов, отраженные по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, сравниваются с суммами платежей по данным бухгалтерского учета, отраженными по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам) |
| Индивидуальный учет страховых взносов | |
|
Карточки индивидуального учета сумм начисленных
выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов
(рекомендуемая форма приложена к Письму ПФ РФ от
26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010
№ 02-03-08-56П). Могут быть дополнительно запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного учета) в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период |
Проверяется полнота и правильность ведения
индивидуальных карточек по учету сумм
начисленных страховых взносов. Проверяется соответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в формах индивидуального учета по каждому физическому лицу, суммам, отраженным в расчетах по страховым взносам. Например, показатели карточек по учету сумм начисленных страховых взносов сопоставляются с регистрами бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Проверяется соответствие и сопоставимость показателей, отраженных в формах индивидуального учета, показателям, отраженным в карточке по учету доходов и НДФЛ и справке о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. В случае расхождения начисленных доходов выясняется причина этого и обоснованность исключения сумм доходов физического лица из обложения страховыми взносами |
|
Организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам |
|
|
приказы, действующие в проверяемые периоды); – коллективные договоры; – трудовые договоры; – договоры гражданско-правового характера; – соглашения, заключенные с физическими лицами; – контракты и др. документы – |
Изучаются все документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц |
| Банковские и кассовые документы | |
| Выписки банка, платежные поручения (требования), платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц, кассовые документы |
Особое внимание будет уделено выплатам,
произведенным путем безналичных расчетов, минуя
счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
которые могут быть не учтены при исчислении
страховых взносов, проверяются операции,
отраженные: по кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в – банке» в корреспонденции со счетами, являющимися источниками выплат; по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 – «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на которых отражаются расчеты за приобретенные у граждан товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (Дт 60 Кт 51, Дт 76 Кт 51); по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих – расходов организации (суммы, уплаченные (выданные) с целью оказания работникам организации едино-временной помощи, направленные на приобретение путевок, медикаментов и т. п. либо на их оплату); выплаты физическим лицам по безналичным расчетам также в – корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Проверке подлежат операции по всем банковским счетам организаций. Пристальное внимание будет уделено выплатам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права. Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 86 «Целевое финансирование», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов» и др. Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета |
| Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности | |
| Учетные и расчетные документы в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц |
К указанным документам могут относиться
ведомости по начисленным доходам в пользу
физических лиц, ведомости на выдачу аванса,
зарплаты, премий и других вознаграждений, а
также авансовые отчеты. В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) |
Методические рекомендации предписывают проверяющим из ПФР особое внимание уделить следующим хозяйственным операциям:
расчетам с подотчетными лицами; –
выплатам в натуральной форме; –
операциям по реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей. –
Занижение страховых взносов может быть выявлено, по мнению представителей ПФР, при анализе расчетов с подотчетными лицами. Поэтому проверяющие изучат приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», журнал-ордер 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.
Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы,
возможны через подотчетных лиц предприятия, поэтому
будут
изучены авансовые отчеты, акты приемки выполненных работ
и документы, подтверждающие факт выплаты денежных
средств физическому лицу (расходный кассовый ордер,
платежная ведомость). При проверке этих документов будет
проверено включение подобных выплат в облагаемую базу.
Пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм. Поскольку многие субъекты малого бизнеса грешат тем, что огромные суммы подотчетных денежных средств находятся у руководителей, бухгалтерам надо донести до них, что этот факт будет вызывать повышенный интерес у проверяющих из ПФР.
Что касается выплат работникам в натуральной форме, в этом случае производится проверка первичных документов (накладных на передачу материалов, товаров, услуг и т. п.).
При проверке операции реализации работникам (физическим лицам) основных средств и прочих активов (счет 91 «Прочие доходы и расходы») будут проанализированы такие документы, как акты о ликвидации основных средств, накладные на отпуск со склада основных средств, товарно-материальных ценностей для реализации или выдачи в счет оплаты труда иного вознаграждения, акты приема-передачи или безвозмездной передачи основных средств.
Поскольку подавляющее большинство предпринимателей ведет учет с применением специальных бухгалтерских программ, внимание проверяющих привлекут операции, ведущиеся «вручную», отраженные в соответствующих регистрах бухгалтерского учета и других документах, поскольку в таких регистрах бухгалтерского учета и документах, по мнению представителей ПФР, могут быть отражены хозяйственные операции, по которым не исчислены и не уплачены страховые взносы (например, разовые выплаты или вознаграждения физическим лицам).
Кроме этого, подозрительными будут признаны и нетипичные корреспонденции счетов или несоответствие корреспонденции счетов содержанию хозяйственных операций, связанных с определением базы по страховым взносам. При обнаружении подобных записей проверяющим рекомендуется проследить отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете, проверить наличие первичного или иного оправдательного документа, подтверждающего реальность и правомерность данной операции.
Понятно, что при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.
Следующий момент касается непосредственно «упрощенцев», которые применяют пониженные тарифы страховых взносов. Проверяющие из ПФР будут изучать обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, проверке подлежат все основания для применения пониженного тарифа. В этом случае проверяющие из ПФР будут сотрудничать с налоговыми органами, которые могут предоставить необходимую информацию по запросу органа контроля, а также непосредственно принять участие в проверке.
В заключение хотелось бы сказать, что плательщикам страховых взносов не приходится надеяться на то, что проверяющие ограничатся только изучением ведомостей начисления заработной платы и сверкой их со сданными отчетами. Проверке будут подвергнуты все документы, так или иначе связанные с начислением и уплатой страховых взносов, поэтому стоит заранее привести их в порядок.