Первый способ предполагает учитывать книжки по типу посреднической сделки. Согласно второму, выдачу бланков надо проводить как реализацию. Какой вариант выбрать, решать вам. Рассмотрим оба.

Транзитом

Приверженцы первого подхода рассуждают так. Фирма покупает трудовые книжки не для себя, а для личных целей сотрудников. При этом они ссылаются на пункт 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225). Там сказано, что работник обязан заплатить фирме за выданный ему документ.

Таким образом, фирма является всего лишь посредником между работниками и продавцом бланков. Поэтому приходовать книжки не нужно. Их надо учитывать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вместе с НДС.

При выдаче книжек их реализации не происходит. Значит, начислять НДС не нужно. У фирмы расходы на бланки проходят «транзитом».

В налоговом учете операции с трудовыми книжками отражать не надо.

На цифрах

В январе 2005 года ЗАО «Актив» приобрело 20 бланков трудовых книжек по 59 руб. Всего на сумму 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб. В том же месяце фирма оплатила их.

В марте Актив» принял в штат Сергея Павлова, который устроился на работу впервые. Кадровик завел на него трудовую книжку. Ее стоимость сотрудник внес в кассу фирмы.

В учете «Актива» операции отражены так:

в январе 2005 года

Дебет 76 Кредит 51

– 1180 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» (обезличенно) Кредит 76

– 1180 руб. – отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006

– 1180 руб. – учтены за балансом бланки трудовых книжек;

в марте 2005 года

Дебет 73 Кредит 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки»

– 59 руб. – отражена задолженность Павлова за бланк трудовой книжки;

Кредит 006

– 59 руб. – списан бланк трудовой книжки;

Дебет 50 Кредит 73

– 59 руб. – внесена Павловым в кассу стоимость трудовой книжки.

У этого способа есть недостатки.

Во-первых, если фирма решит продать книжки, сделать этого она не сможет. Бланки учтены за балансом, и «легализовать» их будет нельзя.

Во-вторых, при данном способе невозможно учесть списание испорченных бланков.

Если недостатки этого подхода не являются для вас существенными, утвердите его в учетной политике вашей фирмы.

Без навара

Второй метод более привычный для бухгалтера. Здесь бланки трудовых учитываются как товар. Раз сотрудники обязаны возместить фирме стоимость бланков, значит, они куплены для продажи. А имущество, предназначенное для продажи, и есть товар. То, что его реализуют без выгоды, значения не имеет.

При продаже книжек фирма должна начислить НДС. При этом входной налог по ним она может принять к вычету. Разумеется, если они оприходованы, оплачены и на них есть счет-фактура.

На цифрах

Воспользуемся данными предыдущего примера. Добавим лишь, что фирма начисляет НДС «по отгрузке».

Операции по учету трудовых книжек бухгалтер ЗАО «Актив» отразил так:

в январе 2005 года

Дебет 60 Кредит 51

– 1180 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 Кредит 60

– 1000 руб. – учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 60

– 180 руб. – учтен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 180 руб. – принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

в марте 2005 года

Дебет 73 Кредит 90-1

– 59 руб.– выписана Павлову трудовая книжка;

Дебет 90-2 Кредит 41

– 50 руб. (59 – 9) – списана стоимость трудовой книжки;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 9 руб. (50 руб. x 18%) – начислен НДС со стоимости бланка;

Дебет 50 Кредит 73

– 59 руб. – внесена работником в кассу стоимость трудовой книжки.

Некоторые бухгалтеры учитывают книжки на счете 10 субсчет 6 «Прочие материалы». В этом случае проводки будут аналогичными, только реализацию проводят через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Напомним, что при наличных расчетах фирма должна использовать кассовый аппарат. Если у вас нет ККТ, то покупать его только ради книжек неразумно. Но без наличных денег можно обойтись, если стоимость бланка удержать из зарплаты сотрудника.

Используя этот метод, фирма ничего не теряет, поскольку расходы на покупку книжек равны доходам от их продажи. К тому же он выглядит более традиционно и не вызовет вопросов у проверяющих. Еще одним плюсом является то, что данный способ позволяет списать испорченные бланки.

Наталья РУДЕНКОВА