30.12.2013 Как грамотно отразить в отчетности расходы на новогодний корпоратив и подарки сотрудникам

Ирина Колодина

Новогодние праздники - это не только елка, шампанское и салат "Оливье". Для компании это расходы на корпоративы, подарки сотрудникам и их детям, выплата годовых премий и другие расходы. Как грамотно оформить эти затраты, чтобы не платить лишних налогов? Об этом мы попросили рассказать наших экспертов.

Управляющий партнер группы юридических и аудиторских компаний "СБП" Кира Гин-Барисявичене разделила новогодние траты на три группы: расходы на корпоратив, новогодние подарки и билеты на елки и подробно рассказала о каждой из них. Начнем с первой: расходы на корпоратив. Основанием для отражения расходов на корпоратив в бухгалтерском учете предприятия служат первичные документы. Если организация решила провести корпоратив, то первым делом она должна издать приказ по организации, в котором указываются наименование мероприятия, его обоснование, дата, место проведения, ответственное за его проведение лицо. Утверждаются список сотрудников, принимающих участие в корпоративе, программа мероприятия и смета расходов.

Расходы, связанные с проведением корпоративных мероприятий, отражаются по дебету счета 91/2 "Прочие расходы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Расходы на проведение праздничного вечера не будут экономически оправданными в целях исчисления налога на прибыль (п.1 ст. 252 НК РФ), поскольку они не связаны с производственной деятельностью предприятия. Более того, даже если в трудовом (или коллективном) договоре будет предусмотрено участие работника в новогоднем мероприятии, то расходы на оплату труда этих работников не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на основании п. 49 ст. 270 НК РФ. Расходы на корпоратив не относятся к затратам, связанным с хозяйственной деятельностью предприятий, и поэтому компания не имеет права на применение вычетов по НДС.

Вторая группа расходов - затраты на новогодние подарки. Детские подарки, подарки сотрудникам и деловым партнерам организация может приобрести за счет двух источников. Первый - расходы организации, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Второй - чистая прибыль организации, если учредители дали согласие расходовать прибыль на эти цели. Порядок бухгалтерского и налогового учета по детским подаркам будет точно такой же, как и в отношении "взрослых" подарков. В бухгалтерском учете расходы на приобретение подарков списываются на счет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы" в качестве внереализационных расходов. При расчете налога на прибыль указанная сумма не учитывается.

НДС на стоимость детских подарков начисляется, и организация имеет право на вычет входного НДС, если он был указан в документах поставщика. Новогодние подарки, которые вручаются сотрудникам по случаю праздника, то есть в качестве поздравления, а не поощрения за труд, не считаются разновидностью оплаты труда. Следовательно, передача таких подарков представляет собой их безвозмездную реализацию, облагаемую НДС. К такому выводу пришел ФАС Московского округа (постановление от 17.10.12 N А40-29743/12-140-143), тем самым разделив позицию минфина (письмо от 22.01.09 N 03-07-11/16). Бесплатное получение сотрудником новогоднего подарка для своего ребенка государство расценивает как его доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ, но только в том случае, если подарок дороже двух тысяч рублей.

Важный момент - выдачу новогодних подарков следует осуществлять по ведомости. В ней должны расписаться лица, получающие подарки. Ведомость может быть составлена в произвольной форме, но должна содержать реквизиты в соответствии с ФЗ "О бухгалтерском учете": наименование документа, дату его составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции. И, наконец, билеты на детское новогоднее представление. Любая организация имеет право подарить сотрудникам и их детям билеты на концерт, театральное представление, новогоднюю елку. Но порядок учета билетов отличается от порядка учета приобретенных призов и подарков. Целесообразно стоимость приобретенных билетов на елку отразить на счете 50 "Касса" субсчет 3 "Денежные документы". Основанием для выдачи билетов сотрудникам является ведомость, подписанная главным бухгалтером и утвержденная руководителем предприятия.

Если ваша организация не относится к учреждениям культуры и искусства и безвозмездно передает билеты сотрудникам, то на их стоимость бухгалтерия должна начислить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Стоимость билетов на новогоднюю елку включается в доход сотрудников как доходы, полученные в натуральной форме, и облагается НДФЛ по ставке 13%.

Как правило, учесть расходы на корпоративное празднование Нового года при расчете налога на прибыль весьма проблематично. Надзорные органы расходы на празднование Нового года не относят к экономически обоснованным и направленным на получение дохода затратам. На практике одни компании, чтобы минимизировать налог на прибыль, оформляют затраты на новогодний корпоратив в качестве представительских расходов, пригласив на них бизнес-партнеров. Для этого в документах целесообразно указать цель корпоративного мероприятия как подведение итогов уходящего года. В качестве подтверждающих документов оформляются протокол официального мероприятия, его смета и программа.

Другие компании прописывают в коллективных и трудовых договорах возможность выдачи своим работникам новогодних подарков. В этом случае их стоимость можно учесть в расходах на оплату труда, перечень которых является открытым. Но каким бы образом компания ни учла такие расходы, ей следует быть готовой к претензиям проверяющих. Кроме того, безвозмездная передача подарков является объектом обложения НДС, поэтому новогодний корпоратив с раздачей подарков в любом случае увеличивает налоговую нагрузку, рассказал "РБГ" ведущий консультант аудиторской компании МКПЦН Виталий Сазанский.

НК РФ позволяет компаниям не удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости подарков, если она за год не превышает 4000 руб. Это правило распространяется не только на работников, но и других лиц. Однако бухгалтеру следует учитывать определенные нюансы. Во-первых, компаниям следует вести персонифицированный учет подарков, вручаемых физическим лицам. Во-вторых, передача имущества должна быть документально оформлена как подарок. Иначе доход в виде новогоднего подарка будет облагаться налогом по другим правилам. Например, подтвердить факт дарения можно приказом руководителя о вручении подарков, письменным распоряжением на их приобретение, ведомостью выдачи подарков, подписанной одаряемыми. В-третьих, Гражданский кодекс предписывает компаниям подарки физическим лицам дороже 3000 рублей оформлять письменным договором дарения, резюмирует Виталий Сазанский.