30.07.12 Отпускные и налоги: какие изменения учесть в новом сезоне

НДФЛ с отпускных надо перечислить в день их выплаты. Такое важное решение принял Президиум ВАС РФ (постановление от 07.02.12 № 11709/11). Большинство коллег так и поступают (см. диаграмму), ведь теперь это самый безопасный вариант.

Между тем гораздо удобнее перечислять НДФЛ при выдаче зарплаты за месяц. Ведь тогда налог можно заплатить одной платежкой. Отпускные же выплачивают в разные дни в зависимости от того, когда сотрудники уходят отдыхать, а значит, при каждой выдаче денег потребуется оформлять отдельное поручение на НДФЛ. Поэтому треть коллег перечисляет налог при окончательном расчете за месяц. Но мы считаем, что так поступать рискованно. Минфин России уже давно считает, что отпускные не являются частью зарплаты, поэтому НДФЛ с них надо перечислять отдельно (письмо от 06.03.08 № 03-04-06-01/49). И если компания нарушит это правило, инспекция может начислить пени за просрочку и штраф в сумме 20 процентов от несвоевременно удержанной суммы НДФЛ (ст. 123 НК РФ).

Решение коллег

НДФЛ с отпускных надо перечислять в момент их выплаты — так недавно решил Президиум ВАС РФ (см. диаграмму «Когда вы перечисляете НДФЛ с отпускных?»). Из этого многие коллеги сделали вывод, что и вычеты НДФЛ надо предоставлять в момент выдачи отпускных (см. диаграмму). Но из кодекса следует, что право на вычет можно определить, только когда посчитаны все доходы за месяц, то есть не только отпускные, но и зарплата. Ведь именно в этот момент понятно, превысили доходы сотрудника с начала года 280 тыс. рублей или нет (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Впрочем, если известно, что при расчете за месяц доход сотрудника не превысит 280 тыс. рублей, то вычет можно дать и при выплате отпускных. А НДФЛ с зарплаты за месяц рассчитать уже без вычета. Если же при выплате отпускных доход укладывается в лимит, а при выдаче зарплаты — нет, то вычет сотруднику уже не положен. И если его предоставить при выплате отпускных, то компания недоплатит НДФЛ. За это возможны пени и штраф в сумме 20 процентов от неудержанного налога (ст. 123 НК РФ).

Решение коллег

Если отпускные или зарплата по ошибке перечислены дважды, то нельзя взыскать лишнюю сумму с сотрудника без его согласия — к такому выводу пришел Верховный суд (определение от 20.01.12 № 59-В11-17).

Компания вправе взыскать переплаченные отпускные только при счетной ошибке (ст. 137 ТК РФ). Но четкого определения счетной ошибки нет. Поэтому безопаснее брать согласие работника. Так и поступает большинство коллег (см. диаграмму).

Удерживать деньги без предупреждения рискованно. Формально Трудовой кодекс запрещает удержание. И даже если работник не против, безопаснее взять у него заявление. Иначе в случае конфликта он может попытаться взыскать удержанные деньги.

Решение коллег

Большинство компаний не дают помощь к отпуску. Это видно из опроса (см. диаграмму). Одна из причин — кодекс запрещает учитывать материальную помощь в расходах (ст. 270 НК РФ). Но в этом году Минфин разрешил списывать такую выплату, если она прописана в локальных актах (письмо от 29.02.12 № 03-03-06/4/13). При этом помощь в пределах 4000 рублей не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 28 ст. 217 НК РФ, п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Так что компании такая выплата с точки зрения налогов выгодна. Она позволяет сэкономить взносы и налоги и не потерять на расходах. Поэтому, возможно, стоит пересмотреть положение об оплате труда, чтобы не маскировать помощь под другие выплаты.

Решение коллег

Выплачивать отпускные безопаснее за три рабочих дня до начала отдыха сотрудника или раньше. Такой позиции, как мы выяснили, придерживаются в Роструде. Но Трудовой кодекс не уточняет, какие именно три дня имеются в виду: рабочие или календарные (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Поэтому если выдать отпускные за три календарных дня, то никакие штрафы не грозят. Это подтвердили сотрудники многих опрошенных нами инспекций по труду. Причем, как видно из нашего опроса коллег, мнения разделились почти поровну: 42 процента опрошенных компаний ориентируются на самый безопасный вариант — рабочие дни, а 40 процентов — на календарные (см. диаграмму).

Выдавать деньги за день-два до отпуска или даже после отдыха рискованно. Во-первых, в этом случае надо заплатить компенсацию сотрудникам в размере не менее чем 1/300 ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Во-вторых, есть риск штрафа за нарушение трудового законодательства в сумме до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Причем на практике бывают ситуации, когда работники подают заявление на отпуск за день до его начала. В этом случае, как считают трудинспекторы, тоже возможен штраф за опоздание с выплатой отпускных. Причем тот факт, что компания физически не может выдать их в трехдневный срок, трудинспекторы не учитывают. Поэтому стоит предупредить сотрудников, чтобы подавали заявление как минимум за три-четыре дня до начала отдыха и тогда никаких трудностей не возникнет.

Решение коллег

В бухучете надо создавать резервы на оплату отпусков, недавно Минфин России сообщил об этом официально в письме от 19.04.12 № 07-02-06/110. Такое разъяснение касается всех компаний, кроме малых (п. 8 ПБУ 8/2010).

Однако в пункте 5 ПБУ 8/2010 четко не сказано, что резервы обязательны. Поэтому на практике многие компании решили их не создавать (см. диаграмму). Между тем, учитывая позицию чиновников, игнорировать резервы рискованно. За учет отпускных в момент начисления не исключен штраф в сумме до 30 тыс. рублей (ст. 120 НК РФ). Ведь инспекторы могут признать такой порядок грубым нарушением правил бухучета.

В налоговом учете резервы на отпуска пока не обязательны, у компаний осталось право выбора. С одной стороны, если создать два резерва, то это поможет сблизить бухгалтерский и налоговый учет. Но с другой стороны, резерв усложняет учет. Ведь необходимо ежегодно проводить инвентаризацию, составлять смету и т. д. Тем более правила формирования резервов в бухгалтерском и налоговом учете отличаются и разниц все равно не избежать. Поэтому самый подходящий и безопасный вариант, когда в бухгалтерском учете отпускные списывают за счет резерва (если он обязателен), а в налоговом — при начислении.

Решение коллег

Большинство коллег списывают переходящие с месяца на месяц отпускные единовременно — при начислении (см. диаграмму). Но это рискованно. Как мы выяснили, Минфин считает, что отпускные надо распределять по месяцам. Эта же позиция содержится в официальных разъяснениях (письмо от 14.06.11 № 07-02-06/107).

Например, если сотрудник идет в отпуск с 27 июня по 10 июля, то в первом полугодии надо списать отпускные за период с 27 по 30 июня. А во втором полугодии учесть отпускные за период с 1 по 10 июля. Ведь при методе начисления расходы списывают в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Если же списать все отпускные в июне, то компания, по мнению Минфина, завысит расходы в первом полугодии. И при проверке ей могут начислить штраф и пени.

С такой позицией чиновников можно поспорить. Компаниям удавалось доказывать, что учесть расходы можно в месяце начисления и выплаты отпускных (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.10.11 № 07АП-8099/2011).

Со взносами ситуация иная — их полностью платят в месяце начисления отпускных (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Решение коллег