30.07.08 Всегда на связи
Сегодня мобильные телефоны в личных целях используют практически все работники. Во многих случаях использование сотовых на работе не только оправдано, но и необходимо. Однако в вопросе учета затрат на мобильную связь до сих пор остается много неясностей и разночтений, главная причина которых — разногласия законодателей, судей и чиновников.
Предъявите документы
Российское законодательство позволяет фирмам при исчислении налога на прибыль включить в состав прочих расходов оплату услуг связи, возмещаемую работнику (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организации следует документально подтвердить и экономически обосновать данные затраты, и здесь ей понадобятся следующие документы:
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- утвержденный руководителем перечень должностей сотрудников, которым необходимо использование мобильной связи в силу должностных обязанностей;
- детализированные счета оператора связи с расшифровкой по каждому «сотовому» номеру (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).
Именно такие требования к документации предъявляют финансисты (письмо Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).
Принять на службу
Запись о служебном использовании мобильного телефона можно сделать в любой из трех перечисленных ниже бумаг:
- в должностной инструкции конкретного работника — такая рекомендация содержится в письме Минфина от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275;
- в письменном соглашении между фирмой и сотрудником — совет того же ведомства в письме от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72;
- в трудовом договоре — еще одна рекомендация Минфина (письмо от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/194).
В выбранном документе стоит установить лимит оплаты связи для каждого сотрудника. Тогда, если работник «наговорит» на большую сумму, он просто оплатит разницу из своей зарплаты или внесет в кассу организации деньги.
Обратите внимание: если организация не требует от сотрудника возмещения расходов, возникших в результате его личных звонков, то оплата последних происходит за счет собственной прибыли, а у работника возникает доход, с которого необходимо будет начислить НДФЛ по ставке 13%.
Без детализации
Фискалы настаивают, чтобы предприятие располагало детализацией счета от оператора связи. Она нужна им для того, чтобы отделить производственные переговоры от личных бесед. Если с детализацией возникают проблемы, следует помнить, что представлять такой документ Налоговый кодекс не требует. Так, в письме Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348 разъясняется, что даже в случае невозможности предоставления расшифровки по переговорам НК РФ позволяет подтверждать расходы любыми документами (ст. 252 НК РФ). Детализированный счет — далеко не единственный способ такого обоснования.
Однако не исключено, что отсутствие этого документа может послужить поводом для судебного разбирательства. Правда, судебная практика по этому вопросу складывается в основном в пользу налогоплательщика. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23 ноября 2007 г. по делу № А42-5348/2006 и постановлении ФАС Поволжского округа от 30 марта 2006 г. по делу № А6516024/2005-СА1-37 говорится о признании расходов на сотовую связь и без детализации счета. Интересный вывод был сделан судом Поволжского округа о том, что детализация телефонных переговоров не нужна налоговикам, поскольку данный документ не содержит и не может содержать информации о содержании переговоров (постановление ФАС ПО от 9 ноября 2006 г. по делу № А6529284/2005-СА2-8). А вот отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров не нужно — об этом указано в письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174.
Замкнутый круг
В приведенном выше письме Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348 разъясняется, что документальным подтверждением расходов на мобильную связь могут служить телефонные карты оплаты. К сожалению, финансисты не говорят о том, какие документы должен при этом иметь налогоплательщик. Однако есть письмо того же ведомства, где указано, что карты экспресс-оплаты не могут служить основанием для списания расходов для целей налогообложения прибыли организаций (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/61). В обоснование позиции приводится невозможность предоставления документов по карте оплаты, соответствующих по форме Закону о бухучете. Круг замкнулся.
В ряде случаев оператор сотовой связи вообще не может предоставить детализированный счет по карте экспресс-оплаты. А ведь предприятию нужно доказывать экономическую обоснованность расходов на сотовую связь, что без детализированных счетов будет сделать сложнее.
Принимать расходы к учету по карте экспресс-оплаты следует тогда, когда фактически будут оказаны услуги связи.
Корпоративная карта
Существует эффективный способ избежать многих проблем расчета с бюджетом за пользование мобильной связью. Заключается он в следующем: необходимо заключить с оператором связи договор на приобретение корпоративной телефонной карты. Самих карточек, выдаваемых сотрудникам, может быть несколько. Но при этом оператор открывает один лицевой счет компании, по которому и ведутся расчеты. Работник получает SIM-карту, но использует ее в своем собственном телефоне. Компания не должна начислять НДФЛ и ЕСН на суммы, выплаченные работникам за использование личных «мобильников» в служебных целях (письмо Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43). Дело в том, что компенсации, установленные законодательством, не облагаются ЕСН и НДФЛ (абз. 7 пп. 2 п. 1 ст. 238, п. 3 ст. 217 НК). В то же время согласно ст. 188 ТК РФ организации обязаны возмещать сотрудникам расходы, связанные с выполнением ими служебных обязанностей.
Так как у организации телефонные аппараты на балансе не числятся, налоговые органы могут попытаться признать расходы на связь экономически необоснованными. Но суды с ними, как правило, не соглашаются и признают правоту организаций. Например, здесь следует упомянуть постановление ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2006 г. по делу № Ф03-А24/06-2/56, а также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. по делу № А38-4091-12/222-2005.
Во избежание споров с налоговиками можно заключить с работником договор аренды мобильного телефона. Однако следует учесть, что это — лишние бумаги и лишние расходы, так как арендная плата за телефон будет доходом сотрудника, а, значит, она будет облагаться НДФЛ.
Внеурочные разговоры
Осуществление служебных разговоров в нерабочее время не является препятствием для признания расходов в налоговом учете, однако может привести к спорам с налоговыми органами. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 10 декабря 2002 г. № КА-А40/72927-02 было указано, что критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора, так как разговор личного содержания может быть сделан в пределах рабочего времени, и наоборот. В опубликованном позднее письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418 изложена сходная позиция: расходы на оплату услуг связи могут осуществляться для производственных нужд независимо от того, совершаются телефонные переговоры в рабочее или в нерабочее время. Тем не менее, споры с налоговиками продолжаются — с неутешительным для последних результатом. В постановлении ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. по делу № А41-К2-9445/05 помимо прочего указано, что, согласно нормам налогового законодательства, налогоплательщик не обязан подтверждать производственный характер каждого телефонного звонка для признания указанных расходов.
