29.08.11 Новые, а также проверенные опытом советы по работе с авансовыми отчетами

Компании могут самостоятельно дополнять форму авансового отчета. Об этом напомнил Минфин России в письме от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414. О том, чем стоит и не стоит дополнять авансовый ответ и каких претензий по форме № АО-1 ждать от налоговиков, рассказала наша читательница, старший бухгалтер компании Acsour Полина СУВОРОВА.

Дополнять форму авансового отчета можно, а вот убирать из нее уже имеющиеся реквизиты нельзя. Если графы, которые необходимо добавить, не помещаются в стандартную форму на двух страницах, нет ничего страшного в том, чтобы завести третью. Разработанную форму надо закрепить в учетной политике.

СОВЕТ № 1. Чем можно дополнить форму № АО-1 .

Можно добавить в авансовый отчет графы «Наименование товара» и «Количество товара», что особенно целесообразно в компаниях, где практикуется покупка ТМЦ или даже основных средств за наличные деньги.

Если по авансовому отчету приобретаются услуги, что действительно часто случается в командировках, может быть использована графа «Содержание услуги» или «Содержание операции».

При частом приобретении товаров и услуг, НДС по которым впоследствии предъявляется к возмещению, кроме стандартных номера и даты документа можно добавить графы «Номер и дата счета-фактуры» и «Поставщик».

Можно добавить графу «Статья расходов». Счет бухгалтерского учета не вполне раскрывает содержание произведенных расходов. Так, например, на счете 90 могут быть и расходы на заправку картриджа, и нормируемые представительские расходы.

Еще одна графа, которая выглядит недоработанной в АО-1, – графа «В валюте». Здесь вполне уместно прописать наименование валюты. Например, в нашей практике была следующая ситуация. Сотрудник часто ездил в командировки в Эстонию, где до недавнего времени применялись две официальные валюты – евро и эстонская крона. Сотрудник привозил из поездок множество чеков с мелкими суммами. Несмотря на разницу курсов, было легко запутаться между двумя разными денежными единицами.

СОВЕТ № 2. К каким претензиям налоговиков быть готовыми .

Форма № АО-1 – первичный документ, поэтому претензии налоговых инспекторов к ней аналогичны тем, что предъявляются к другой «первичке». Не примут расходы по авансовому отчету, если не заполнены все обязательные реквизиты – например дата, номер. Велика вероятность претензий, если отчет составлен работником по истечении трех дней после возвращения из командировки.

Отчет обязательно должен быть утвержден руководителем компании. Так и расходы не примут, и могут оштрафовать по статье 120 НК РФ. Минимальный штраф – 10 тыс. руб.

Еще советы

Можно детализировать отчет, чтобы было проще работать с налогами

Елизавета СКАКОВСКАЯ, лектор, исполнительный директор консалтинговой группы «СИНЭ КУА НОН»:

— Не всегда подотчетные суммы выдаются работникам из кассы. Иногда средства перечисляются на корпоративную банковскую карту или личную «зарплатную» карточку. Поэтому целесообразно дополнить авансовый отчет строкой «Перечислено в безналичном порядке». Возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке надо обязательно отразить в коллективном договоре или ином внутреннем документе компании. Дело в том, что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ. Поэтому некоторые банки считают это правомерным, только если такой порядок предусмотрен локальным актом компании. Если у работника возник перерасход, который возмещается перечислением денег на его банковскую карту, можно дополнить форму строкой «Перерасход выплачен платежным поручением №___ от ___».

Кроме того, авансовый отчет может быть модернизирован, чтобы удобнее было вести налоговый учет. Он будет не только первичным бухгалтерским документом, но и документом налогового учета. Для этого форму целесообразно дополнить графой «Расходы для целей налогообложения». В этой графе отражаются только те расходы, которые принимаются для целей налогообложения прибыли.

Можно добавить в форму авансового отчета графу «Доход, облагаемый НДФЛ». К таким расходам, например, относятся расходы на выплату суточных сверх установленных норм, пользование мини-баром в номере гостиницы, посещение салона красоты.

Аэлита ЖУКОВА, главный бухгалтер ООО «Средства Промышленной Безопасности Труда»:

— Я бы дополнила авансовый отчет таблицей, в которой в отдельную колонку выделяется НДС, принимаемый к возмещению. А вот дополнять форму более детальными расшифровками произведенных расходов я бы не стала. Мне кажется, незачем лишний раз привлекать внимание налоговых инспекторов. И еще простой совет бухгалтерам: легче помочь подотчетному сотруднику в заполнении авансового отчета. Я всегда прошу бухгалтеров так делать. В результате налоговая инспекция никогда не придирается к нашим авансовым отчетам.