28.06.10 Торговля через Интернет: основные требования к оформлению документов

В данной статье мы рассмотрим вопрос о том, как правильно оформлять документы при совершении таких сделок, как с одной стороны минимизировать бумажную работу, а с другой стороны соблюсти требования законодательства. Итак…

Первичные документы

Оформление первичных учетных документов прямое требование законодательства. Напомним, что в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Федеральный закон № 129-фз) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Согласно статье 4 данного закона его действие, в том числе и по вопросам, касающихся оформления первичных учетных документов, не распространяется на индивидуальных предпринимателей. Однако это не означает, что предприниматели такие документы не оформляют. Для них данная обязанность предусмотрена совместным Приказом Минфина РФ № 86н и ФНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г. При этом нужно отметить, что в данном приказе дан несколько иной перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, который разрабатывается в случае отсутствия унифицированной формы. Так, например, на разработанном первичном учетном документе индивидуального предпринимателя обязательно указывается его фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и ИНН. Отметим, что данный приказ не распространяется на индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Для таких лиц правила и требования к оформлению первичных документов не установлены, однако, учитывая то, что заполнение книги учета доходов и расходов производиться на основании первичных документов, мы рекомендуем таким категориям налогоплательщиков все-таки не устраняться от составления первичных учетных документов и оформлять первичку в соответствии с общими нормами законодательства.

Итак, первичные учетные документы. Оформление таких документов будет зависеть, прежде всего, от способа доставки товара, а также от категории покупателя (является ли последний физическим лицом либо организацией). Как правило, товар доставляется покупателю по указанному им адресу, при этом доставка может производиться либо курьерской службой поставщика, либо автомобильным транспортом (своим, либо третьих лиц), но возможен и самовывоз товара с пунктов выдачи.

Доставка транспортом третьих лиц

Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» утвержденная форма товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т), а также указания по ее применению и заполнению. В соответствии с данным документом товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту - ТТН) состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

ТТН выписывается в четырех экземплярах:

первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Обращаем Ваше внимание, что данный документ должен составляться независимо от того является ли покупатель товара физическим лицом или организацией.

Нужно отметить, что Верховного Суда РФ в Определении от 10.11.2009 г. № КАС09-515 признал, что товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей (в случае доставки товара автомобильным транспортом). И иной унифицированной формы первичной учетной документации по учету движения товарно-материальных ценностей при перевозке груза автомобильным транспортом и учету работы перевозчика действующим законодательством не предусмотрено.

При осуществлении доставки товара автомобильным транспортом оформление накладной именно по форме 1-т важно как продавцу товара (отсутствие товарно-транспортной накладной, в ситуации, когда доставка товара осуществляется силами третьих лиц, несет существенные налоговые риски непризнания впоследствии транспортных расходов в налоговом учете поставщика), так и покупателю (для оприходования товара). Кроме того, на обязательное оформление ТТН прямо указано в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 г. № 259-фз), в соответствии с пунктом 3 статьи 8 которого груз, на который не оформлена транспортная накладная, не должен приниматься перевозчиком для перевозки. Более того согласно пункту 2.1.1. Правил дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 г. № 1090, водители транспортного средства обязаны иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки помимо прочих и товарно-транспортные документы. Таким образом без ТТН не обойтись.

Вопрос о необходимости оформления товарной накладной по форме ТОРГ-12 (в дополнении к уже оформленной товарно-транспортной накладной), в ситуации, когда доставка товара осуществляется силами сторонней организации, достаточно спорный. С одной стороны, Верховный Суд РФ однозначно указал, что оформление ТТН является достаточным для списания товарно-материальных ценностей продавцом и оприходования их покупателем. Однако на практике налоговые органы в отдельных случаях дополнительно требуют оформления накладной по форме ТОРГ-12. Аргументируют свою точку зрения они следующим. Во-первых, в ТТН не обозначены ни продавцы, ни покупатели, а во-вторых, данный документ не содержит показателя «стоимость товара без НДС», а также сумму предъявленного НДС, в ней указывается лишь общая стоимость товара.

Учитывая вышеизложенное можно рекомендовать использовать один из нескольких вариантов:

1.    выписывать на товар только товарно-транспортную накладную (что будет полностью соответствовать требованиям российского законодательства);

2.    выписывать на товар товарно-транспортную накладную и ТОРГ-12 (например, по просьбе покупателей - юридических лиц);

3.    оформлять товарно-транспортную накладную, а в качестве приложения к товарному разделу предоставлять ТОРГ-12 (кстати, о возможности использования такого варианта указано в Определении Верховного Суда от 10.11.2009 г. № КАС09-515);

4.    дополнить форму товарно-транспортной накладной новыми графами: покупатель, продавец, цена товара без НДС, сумма НДС. Возможность дополнения унифицированных документов закреплена Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»; в таком случае рекомендуем Вам закрепить применение дополненного новыми графами и показателями первичного учетного документа в учетной политике организации. По данному вопросу, смотрите также письмо УФНС по г. Москве от 27.03.2009 г. № 16-15/028267.

Отметим, что в ситуации, когда доставка товара покупателем отдельно не оплачивается в официальных разъяснениях налоговых органов можно найти мнение о том, что для оприходования и отражения в учете стоимости приобретенных товаров достаточно только одного документа – либо товарно-транспортной накладной (1-Т), либо товарной накладной (ТОРГ-12). Такие разъяснения можно встретить, например, в Письмах УФНС по г. Москве от 25.02.2009 г. № 16-15/016352 и от 30.06.2008 г. № 20-12/061151. Однако, учитывая приведенное нами ранее Определение Верховного Суда, мы бы рекомендовали принимать данные разъяснения с осторожностью, весьма вероятно, что в ближайшее время точка зрения налоговых органов по данному вопросу может измениться.

Доставка собственным транспортом

Выше мы уже отмечали, что при осуществлении доставки товара автомобильным транспортом нормативные документы предписывают оформление товарно-транспортной накладной. Поэтому в ситуации, когда доставка товара производится автомобильным транспортом на собственном транспорте поставщика, оформление первичных учетных документов должно производиться в аналогичном порядке, т. е. с применением товарно-транспортной накладной.

Доставка курьером

В ситуации, когда доставка товара покупателям осуществляется курьерской службой поставщика, оснований для применения товарно-транспортной накладной нет.

В то же время Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» утверждена форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12), а также указания по применению и заполнению данной формы. Согласно данному документу форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Данный документ составляется в двух экземплярах (первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей).

Таким образом, при продаже товаров организациям, при условии, что доставка будет производиться курьерской службой организации-поставщика, Вам необходимо оформить товарную накладную (форма ТОРГ-12).

Для ситуации, когда покупателем товара является физическое лицо, форма первичного учетного документа не утверждена. Следовательно, в данной ситуации такой документ должен быть разработан организацией самостоятельно, при этом он должен содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Еще раз напоминаем, что при разработке собственных форм индивидуальными предпринимателями разработанный документ должен содержать фамилию, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и ИНН.

При этом компания может использовать и форму накладной ТОРГ-12, однако, учитывая то, что данная форма изначально установлена для применения между организациями, рекомендуем закрепить данный момент в учетной политике компании либо в положении о документообороте. На практике также довольно часто встречается ситуация, когда применяется форма самостоятельно разработанного документа с названием «товарный чек». Если такой документ соответствует требованиям указанными нами выше, то такое оформление покупки также будет соответствовать установленным требованиям.

Самовывоз

На практике продаваемые через Интернет товары часто можно забрать в пунктах выдачи. В такой ситуации оформление первичных документов будет производиться в порядке аналогичном курьерской доставке.

Транспортные расходы

Условия доставки товара могут различаться. В отдельных случаях компания-поставщик по желанию покупателя может осуществить доставку товара. При этом на практике наиболее часто распространено два варианта: доставка может быть включена в цену товара, либо же оплачиваться отдельно по установленным тарифам (при этом она, как правило, не зависит от фактических расходов поставщика и составляет фиксированную сумму).

Если доставка отдельно покупателями не оплачивается, то необходимости оформления отдельного документа нет. При курьерской доставке будет достаточно вписать в ТОРГ-12 (либо товарный чек), строчку о том, что товар доставлен покупателю, со стороны покупателя претензий по доставке нет. При доставке товара транспортом сторонней организации сама по себе доставка будет подтверждаться наличием товарно-транспортной накладной. Однако в ситуации, когда доставка товара покупателем оплачивается отдельно, оформление отдельного документа все-таки необходимо. Форма такого документа в настоящее время не утверждена. Следовательно, организации необходимо самостоятельно разработать и утвердить форму такого документа, включив в него обязательные реквизиты. На практике достаточно часто встречается ситуация, когда стоимость доставки указывают в накладных отдельной строкой. Считаем, что такой вариант оформления первичных документов является некорректным, т.к. товарная накладная (либо товарный раздет ТТН) отражает информацию о передаваемых материальных ценностях, а не об оказываемых услугах. Мы рекомендуем Вам при оплате доставки юридическим лицам оформлять дополнительно акт. При совершении сделок с частными лицами Вы также можете оформлять акт о доставке (если доставка осуществляется автомобильным транспортом), либо ввести дополнительно информацию о произведенной доставке товара в применяемую форму товарного чека.

Счета-фактуры

В соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее по тексту НК РФ, Налоговый кодекс) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. При этом пунктом 7 данной статьи установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, установленные пунктами 3 статьи 168 НК РФ по выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Таким образом, Вы обязаны оформить счет-фактуру, один экземпляр которой должен быть передан покупателю. И только в том случае, если покупателем товара является физическое лицо, а оплата покупки производится в наличной денежной форме и таком лицу выдается кассовый чек, счет-фактура может не оформляться.

Также нужно отметить, что счета-фактуры, оформляемые при продаже товаров физлицам за безналичный расчет, фактически физическим лицам не требуются. При этом в отдельных письмах налоговыми органами давались разъяснения о возможности оформления общей счета-фактуры в одном экземпляре при передаче товаров физлицам (Письмо Минфина РФ от 15.11.2006 г. № 03-04-11/217). Нужно отметить, что оформление сводной счет-фактуры формально может вызвать риски привлечения к ответственности компании по статье 120 НК РФ. Однако считаем, что такие риски являются самыми минимальными.

Платежные документы

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» при осуществлении всеми организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке должна применяться контрольно-кассовая техника. При этом согласно статье 5 данного Закона организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели обязаны выдавать покупателям (клиентам) отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки в момент оплаты.

Исходя их этого, в ситуации, когда оплата товара производится покупателями (физическими лицами и организациями) наличными денежными средствами, организация поставщик обязана выдать покупателю кассовый чек.

Заключение.

В заключении отметим, что правильное оформление документов не только позволяет компании избежать конфликтных ситуаций с проверяющими (сотрудниками ГИБДД, налоговыми органами, аудиторами и т.д.), но и в целом влияет на создание положительного имидж такого магазина у покупателей. А удержать уже завоеванных клиентов немаловажно в условиях острой конкуренции в постоянно растущем рынке предложений.

Список литературы:

1.       Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2.       Приказ Минфина РФ № 86н и ФНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г.

3.       Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

4.       Определение Верховного Суда РФ от 10.11.2009 г. № КАС09-515

5.       Федеральный закон от 08.11.2007 г. № 259-фз

6.       Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 г. № 1090

7.       Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20

8.       УФНС по г. Москве от 27.03.2009 г. № 16-15/028267.

9.       Письма УФНС по г. Москве от 25.02.2009 г. № 16-15/016352 и от 30.06.2008 г. № 20-12/061151.

10.    Налоговый кодекс Российской Федерации

11.    Письмо Минфина РФ от 15.11.2006 г. № 03-04-11/217

12.    Федеральный закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» 

Специалисты департамента налогового и финансового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит»