Иногда организации выгодно, чтобы персонал работал на дому. Либо кто-то из работников изъявляет такое желание. Возникнут ли у работодателя при этом проблемы с учетом затрат?

Техника: собственная или «фирменная»?

Аренда офиса - удовольствие не из дешевых, поэтому на этапе становления организации порой вынуждены вести свою деятельность на дому. Например, главный бухгалтер ведет учет и составляет отчетность у себя дома. Или менеджер ищет клиентов через интернет, проведенный к его домашнему компьютеру, и потом обзванивает их со своего телефона. Причем такой вид работы используется и фирмами, не имеющими проблем с офисом. Всегда найдется человек, который желает работать дома, если, конечно, его трудовые обязанности позволяют ему не присутствовать все время на работе. В таких случаях возникает вопрос: какие расходы можно списывать на уменьшение прибыли и можно ли вообще это делать?

Сначала рассмотрим ситуацию, когда компания предоставляет надомнику принадлежащий ей компьютер и принтер. Она же снабжает его расходными материалами (бумагой, картриджами и прочим). Кроме того, если это главбух - оплачивает обновление бухгалтерской программы. С расходными материалами и обновлением программы проблем быть не должно, так как экономическая обоснованность затрат налицо. И то, что техника организации находится у кого-то дома, значения не имеет, главное, что она принадлежит фирме и используется для целей ее деятельности.

А вот если техника является собственностью работника, могут возникнуть проблемы с учетом затрат. Дело в том, что списание бумаги и картриджей организацией, не имеющей в своей собственности компьютера и принтера, будет выглядеть очень подозрительно. То же самое с расходами на установление бухгалтерской программы или справочно-правовых систем, а также с их обновлением.

Компенсируем и спишем

Однако, если правильно все оформить, учесть некоторые расходы при налогообложении удастся. Для этого нужно выбрать один из трех возможных вариантов. Первый: оформить использование работником в интересах фирмы своего личного имущества. Согласно статье 188 ТК РФ, сотруднику в этом случае полагается «компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента... и материалов, принадлежащих работнику». Если в отношении личного автомобиля Правительство РФ утвердило суммы компенсаций, то для всего остального имущества их нет. Получается, что фирма должна сама с ними определиться и прописать суммы в трудовом договоре либо в приложении к нему. Последнее не обязательно (можно ограничиться лишь составлением приказа), но желательно, чтобы впоследствии не возникло проблем со списанием выплаченных сумм на затраты. Дело в том, что в перечне прочих расходов указаны только те, что идут на компенсацию за использование в служебных целях личных автомобилей, да и то только в пределах «правительственных» норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). О компенсации за использование другого имущества там не говорится. Конечно, это еще ничего не значит, ведь перечень затрат открытый и организация вправе учитывать любые при условии их обоснованности. Но претензии со стороны ревизоров возможны, поэтому лучше их предупредить. Ведь совсем не сложно прописать лишний пункт в трудовом договоре. Работник от этого не пострадает, так как НДФЛ в этом случае не удерживается, как с компенсационных выплат, установленных законодательством - в данном случае Трудовым кодексом (подп. 3 ст. 217 НК РФ).

Конечно, если фирма решит не выплачивать компенсацию, вряд ли ее за это накажут, так как она может заявить, что работник, допустим, сам ее не требовал. Однако в таком случае у инспектора возникнут вопросы насчет правомерности списания затрат на покупку бумаги и картриджей, и уж тем более на ремонт техники. Поэтому организации удобнее будет не показывать эти расходы как обычные, а замаскировать их под компенсацию. Условно говоря, установить ее, к примеру, в размере 1300 рублей, из них 1000 полагаются якобы за износ техники, 200 - за использование картриджей и 100 - за купленную и потраченную бумагу. Правда, в этом случае сумма компенсации в каждом месяце может колебаться незначительно. Если компенсация выплачивается надомнику-бухгалтеру, то в месяцы сдачи бухгалтерской отчетности сумма будет чуть выше, так как бумаги затрачивается больше.

А вот с расходами на ремонт техники могут возникнуть проблемы. Если в каком-либо месяце компенсация резко увеличится на приличную сумму ввиду того, что работник был вынужден заменить вышедшую из строя деталь, налоговик обязательно поинтересуется столь резким скачком величины компенсационной выплаты. Ваши объяснения насчет ремонта он может не принять, указав, что в статье 188 ТК РФ нет об этом ни слова, поэтому расходы на замену сломанной детали, тем более на чужом компьютере, фирма должна была списать за счет прибыли. Кроме того, он потребует заплатить с них НДФЛ. На это можно ответить, что, согласно статье 188 ТК РФ, компенсация включает в себя и суммы за использование материалов, принадлежащих работнику, а купленная деталь для замены неисправной является, по сути, его личным имуществом. К тому же вывод о том, что компенсация включает в себя и ремонт, косвенно следует из письма МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@. В нем рассматривается ситуация с автомобилем и сказано, что в размерах установленной Правительством РФ компенсации уже учтены затраты на ремонт.

Можно действовать иначе

Но лучше освободить себя от обязанности доказывать инспектору свою правоту, заключив, например, с работником договор аренды. Это и есть второй способ из существующих трех. Арендную плату в этом случае можно установить символическую, а в договоре прописать, что ремонт будет проводиться за счет арендатора. Тогда ремонтные расходы можно списать в качестве прочих на основании пункта 2 статьи 260 НК РФ. Правда, при этом организации придется удержать НДФЛ с суммы выплаченной сотруднику арендной платы. Но этот минус практически не скажется на налоговом бремени, ведь, как мы уже сказали, стоимость аренды будет символической. ЕСН здесь не начисляется на основании пункта 1 статьи 236 НК РФ.

Можно и вовсе избежать этого минуса, заключив с сотрудником договор на безвозмездное пользование (третий способ), и тогда, раз нет арендной платы, не будет и НДФЛ. Расходы на ремонт при этом списываются не на основании статьи 260 НК РФ, - так как там говорится именно об аренде, а безвозмездное пользование не является таковой, - а по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, как другие расходы, связанные с производством. Проблем с экономическим обоснованием здесь не будет, так как по правилам статьи 695 ГК РФ расходы на ремонт должен брать на себя ссудополучатель, если, конечно, иной порядок не прописан в договоре.

Кстати, совсем недавно этот способ был чреват доначислениями налога на прибыль. Налоговики требовали включать в облагаемую прибыль несуществующий доход, утверждая, что это безвозмездно полученная услуга, которая, согласно подпункту 8 статьи 250 НК РФ, считается внереализационным доходом. К счастью, арбитражная практика начала складываться в пользу организаций, благодаря чему налоговики поспешили изменить свое мнение (см., например, письмо УМНС России по Московской области от 27 февраля 2004 г. № 04-23/3244/Г557).

Что касается бумаги и картриджей, то отнести их стоимость на затраты организация сможет без проблем, так как у нее есть доказательство наличия компьютерной техники, пусть и арендованной.

Интернет: личный или рабочий?

Проблемы с учетом затрат возникнут у организации при проведении к квартире надомника интернета и при пользовании последним услугами провайдера за счет фирмы. Причем не важно, подключается сеть к личному компьютеру или принадлежащему фирме. Важно то, что услуга будет потребляться не по местонахождению фирмы. К тому же договор в таких случаях провайдер обычно заключает с гражданином, а не с организацией, в которой тот работает. Поэтому доказать, что интернет проводится исключительно в интересах компании и используется физическим лицом только для работы, будет сложно. Но попробовать стоит. Во-первых, прежде чем проводить «выделенку», выясните у провайдера, можно ли заключить договор не на имя конкретного физического лица, а на имя организации. Если это невозможно, то сделать хотя бы так, чтобы название фирмы там фигурировало. Например, указать, что плата за подобные услуги будет перечисляться с расчетного счета такого-то предприятия. Во-вторых, издать приказ, согласно которому сотруднику, которому для работы нужен интернет, оплачивается проведение кабеля и услуги за связь. Причем учтите, что обязанности сотрудника действительно должны быть связаны с работой в интернете. Нелишне будет в должностной инструкции отдельно прописать этот момент. Например, если кабель проводят к квартире кассира, обосновать затраты вряд ли удастся. Другое дело, если доступ во всемирную паутину необходим менеджеру, например, для поиска клиентов либо бухгалтеру для представления отчетности по электронной почте. Правда, вполне вероятно, что пришедший на проверку инспектор сочтет такие расходы неоправданными, утверждая, что сотрудник наверняка пользуется интернетом в личных целях. Но с таким же успехом он может пользоваться им в своих целях и сидя в офисе. А кроме того, разделить объемы информации «для себя» и «для работы» налоговику вряд ли удастся.

Некоторые во избежание подобных проблем издают приказы примерно такого содержания: «К квартире менеджера Сергея Петрова для выполнения трудовых обязанностей проводится за счет фирмы интернет и ежемесячно оплачивается 50 мегабайтов трафика. Расходы на сеть сверх данного лимита оплачиваются сотрудником самостоятельно либо вычитаются из его зарплаты». В таком случае на затраты списывают только сумму лимита, а с суммы превышения удерживают НДФЛ. Но предупреждаем, что даже эти аргументы устроят не любого ревизора, поэтому вероятнее всего свою позицию придется отстаивать в арбитраже, а предугадать решение судей невозможно.

Конечно, существует вариант, позволяющий избежать споров с налоговиками. Например, прописать проведение и обслуживание интернета в трудовом договоре с надомником. Тогда все затраты можно будет списать в качестве расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ). Но в этом случае с потраченных сумм предприятию придется начислить ЕСН с пенсионными взносами и удержать НДФЛ. Если учесть, что ставка соцналога 35,6 процента, а налога на прибыль - всего 24, то говорить о выгоде бессмысленно. Скорей уж выгоднее вообще списать интернетные расходы за счет прибыли.