27.07.11 Как убедить налоговиков в обоснованности летних расходов

В Комитете по труду и занятости Московской области разработали методичку о том, как компаниям заботиться о своих работниках в летнюю пору. Так, необходимо следить за тем, чтобы в офисах были питьевая вода, чай, минералка. Также нужно оборудовать специальные комнаты отдыха для персонала. Однако налоговики часто снимают расходы на покупку питьевой воды, кондиционеров, оборудования для комнат отдыха. Мы расскажем, как обосновать такие затраты.

Затраты на покупку питьевой воды пропишите в трудовых договорах

Работодатель обязан предоставить нормальные условия труда для своих сотрудников. Это требование прописано в статьях 163 и 212 Трудового кодекса РФ. А Налоговый кодекс РФ разрешает учесть такие расходы при расчете налога на прибыль (подп. 7 п. 1 ст. 264). Но при этом чиновники и эксперты не всегда сходятся в том, что именно считать нормальными условиями труда.

Например, чиновники считают, что расходы на приобретение питьевой воды или на установку систем фильтрации уменьшают налоговую базу по прибыли, только если вода в кране непригодна к употреблению. Причем подтвердить это можно только имея на руках заключение Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды требованиям. Так, Минфин России в письме от 31 января 2011 г. № 03-03-06/1/43 сообщил, что затраты на приобретение бутилированной питьевой воды можно учесть в расходах на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но такие затраты будут обоснованными, если только водопроводная вода не соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.1.4.1074-01 и опасна для питья. Такую точку зрения разделяют и столичные налоговики (например, письмо УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007411). То же самое касается и расходов на покупку оборудования для фильтрации водопроводной воды (письмо Минфина России от 10 июня 2010 г. № 03-03-06/1/406).

Однако большинство судей придерживаются другой позиции: независимо от того, пригодна водопроводная вода для употребления или нет, затраты на приобретение питьевой воды можно учесть при расчете налога на прибыль. Это будут расходы на обеспечение нормальных условий труда. Ведь по статье 163 Трудового кодекса РФ перечень таких условий не является закрытым. Об этом, в частности, говорится в постановлениях ФАС Московского округа от 18 октября 2010 г. № КА-А41/11778-10 по делу № А41-29315/09 и от 8 апреля 2009 г. № КА-А40/231-09-2 по делу № А40-28783/08-107-86.

Конечно, чтобы избежать судебных разбирательств, лучше взять справку из Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01. Но если по каким-то причинам получить ее не удалось, то обязательно нужно прописать в трудовых или коллективных договорах с сотрудниками условие об их обеспечении питьевой водой (в бутылках или очищенной через системы). Возможно, это и не снимет вопросы проверяющих, зато будет хорошим доказательством вашей правоты в арбитражном суде.

Еще один вопрос, который встает перед бухгалтером в данной ситуации, — нужно ли начислять НДФЛ со стоимости питьевой воды? В принципе ее раздачу можно расценить как доход сотрудников в натуральной форме, с которого необходимо удерживать НДФЛ. Однако по статье 41 Налогового кодекса РФ любой доход необходимо оценить, то есть в данном случае персонифицировать. Сотрудники Минфина России в письме от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107 объяснили, что компания должна сделать для этого все возможное. Но сами же и признали, что на практике очень сложно выяснить, сколько воды выпил каждый работник. А если невозможно вести персонифицированный учет доходов, полученных в натуральном виде, то и НДФЛ удерживать не с чего.

Столичные налоговики также не требуют рассчитывать НДФЛ со стоимости бесплатной питьевой воды. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 28 августа 2006 г. № 21-11/75538 @ чиновники пояснили: покупка питьевой воды для работников необходима, чтобы обеспечить их бытовые нужды (ст. 22 Трудового кодекса РФ). Поэтому экономической выгоды и, следовательно, налогооблагаемого дохода у сотрудников компании не возникает.

Такие же выводы можно сделать и при установке специальных фильтров для очистки водопроводной воды.

Расходы на кондиционеры спишете на основании СанПиНа

Средства, истраченные на покупку и установку кондиционеров, логично также отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). А если первоначальная стоимость кондиционера превысит 40 000 руб., нужно списать ее в налоговом учете через амортизацию.

Однако не всегда инспекторы согласны с этим. Так, в ИФНС № 2, 4, 5, 6 по Москве и ИФНС России по г. Чехову, г. Ногинску, г. Дмитрову по Московской области нам сказали, что расходы на покупку и установку кондиционеров не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Учитывать такие затраты разрешили в столичных ИФНС № 19 и 4. И напомнили, что если стоимость кондиционера не больше 40 000 руб., то его можно списать сразу. А если больше — списывать через амортизацию.

Судьи, конечно, поддерживают именно эту позицию. Есть примеры судебных решений, из которых следует, что кондиционеры обеспечивают нормальные условия труда, поэтому расходы на их приобретение уменьшают налоговую базу по прибыли (например, постановление ФАС Московского округа от 13 марта 2008 г. № КА-А40/1415-08 по делу № А40-33923/07-127-185).

Официальная позиция по этому вопросу изложена только в довольно старом письме столичных налоговиков (от 16 мая 2003 г. № 26-12/26601). В нем московские чиновники пояснили, что расходы на приобретение кондиционеров могут уменьшать налогооблагаемую прибыль, если эти приборы установлены в соответствии с нормами законодательства и отраслевыми требованиями.

Следуя логике чиновников, обратимся к законодательству о труде, а именно к СанПиН 2.2.4.548-96 о микроклимате в помещениях... (утверждены постановлением Госкомсанэпидемнадзора России от 1 октября 1996 г. № 21). Там говорится, что в теплое время года оптимальная температура в офисах — 23–25 градусов тепла, а влажность воздуха — в пределах 60–40 процентов. Понятно, что если за окном около + 30 градусов, то без кондиционера нормальную температуру в помещении поддерживать невозможно. Поэтому одной ссылки на данный СанПиН должно быть достаточно, чтобы признать такие расходы обоснованными и списать при расчете налога на прибыль.

Но можно подстраховаться: составить экономическое обоснование, используя тот же СанПиН 2.2.4.548-96, а также СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 и СанПиН 2.2.2.1332-03, которые устанавливают правила при работе с оргтехникой. Потом обязательно проверьте, прописана ли в коллективном или трудовых договорах обязанность работодателя обеспечить сотрудников нормальными условиями труда. В том числе нормальной вентиляцией воздуха и температурой в помещениях. Если этого нет, то стоит составить дополнительное соглашение. И последнее — имеет смысл издать приказ о приобретении и монтаже необходимого количества кондиционеров. В нем сослаться на следующие нормы: СанПиН 2.2.4.548-96, локальные нормативные акты (трудовые и коллективные договоры). С такими документами вам будет легче убедить проверяющих в том, что установка кондиционеров была необходима для нормальных условий работы.

При оборудовании комнаты отдыха запаситесь арбитражной практикой в пользу компаний

Компании обязаны обеспечить санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников (ст. 223 Трудового кодекса РФ). А в него входит в том числе и обустройство комнаты для отдыха в рабочее время.

Однако в инспекциях Московского округа такие расходы признают только частично. Так, если покупку чайников, кофеварок налоговики еще готовы принять, то приобретение других предметов для комнаты отдыха (мебели, украшений и т. д.) почти всегда встречает яростное сопротивление со стороны инспекторов. Это подтвердил и наш опрос налоговых инспекций столицы и области.

Официальной позиции по данному вопросу нет. Зато есть положительная арбитражная практика. Судьи считают, что расходы на оборудование комнаты отдыха оправданны, так как, обустраивая ее, работодатель следует требованиям статьи 223 Трудового кодекса РФ.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 13 декабря 2010 г. № КА-А40/15021-10 по делу № А40-35761/10-111-175 пришел к выводу, что помещения оздоровительного комплекса (тренажерный зал со спортивным оборудованием, бильярдная с диваном и барной стойкой, душевые, бассейн, парная комната) используются как место отдыха работников. Следовательно, затраты на их содержание могут быть учтены в составе расходов.

Кроме того, московские судьи разрешают учитывать в расходах стоимость практически любых предметов интерьера. Например, картин, ковров, скульптур, массажных кресел (постановление Арбитражного суда г. Москвы от 5 марта 2011 г. № А40-99335/10-140-481), аквариумов, декоративных ландшафтных композиций (постановление ФАС Московского округа от 21 января 2009 г. № КА-А40/12910-08 по делу № А40-35465/08-139-123).

Комнаты отдыха включают в себя еще мини-кухни с необходимым набором бытовой техники: холодильник, микроволновка, чайник, кофеварка и т. д. По данным расходам чиновникам можно напомнить следующее. Согласно пункту 2.45 СНиП 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания», в комнатах отдыха и психологической разгрузки должны быть устройства для приготовления и раздачи специальных тонизирующих напитков (чая, кофе). Кроме того, ФАС Московского округа в постановлении от 27 марта 2008 г. № КА-А40/2214-08 по делу № А40-42333/07-109-150 указал, что бытовая техника (холодильник, соковыжималка, мини-кухня, кофеварка и др.) обеспечивает нормальные условия труда. Следовательно, покупка бытовых приборов тоже направлена на получение дохода.

По последним распоряжениям главы ФНС России инспекторы обязаны прислушиваться к сложившейся арбитражной практике и не выносить решения, по которым наверняка проиграют в суде. Именно это и нужно напомнить проверяющим из налоговой, если им не понравятся расходы на оборудование комнаты отдыха.