27.07.11 Как отражать расходы организации на мобильную связь

Достаточно распространенной мерой поощрения сотрудников и повышения их лояльности организациям была и остается оплата мобильной связи. Причем многие работники пользуются услугами сотовых операторов как по рабочим, так и по личным нуждам. Какими же договорами и первичными документами можно оформить отношения между компанией, оплачивающей мобильную связь, и сотрудниками? В каких случаях и какие расходы компания может учитывать в целях исчисления налога на прибыль и НДС?

На эти вопросы отвечает старший аудитор аудиторско-консалтинговой группы "Градиент Альфа" Роман Самилло.

- Организациям, оплачивающим мобильную связь своим сотрудникам, сотовые операторы обычно ставят следующие условия:

- между организацией и оператором нужно заключить договор;

- организация должна приобрести и оформить на себя sim-карты;

- организация должна плачивать услуги по договору с расчетного счета компании.

При условии документального подтверждения и экономической обоснованности расходы на сотовую связь учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов (по ст. 264 НК РФ).

Чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии:

- утвержденный руководителем список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью.

Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками.

Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.

- договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;

- детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи – расшифровки переговоров.

Распечатки переговоров содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Однако даже если фирма получит от оператора связи распечатку, в ней, естественно, не будет сказано, какие переговоры являются личными, а какие - служебными.

Разбираться с номерами телефонов компании придется самостоятельно. Работнику придется помнить и учитывать все номера телефонов, по которым он звонил, они должны соответствовать списку из распоряжения руководителя. Увы, на таком неудобном способе учета расходов на сотовую связь настаивают контролирующие органы.

Хотя в начале 2009 г. в одном из последних писем по этому вопросу Министерство финансов РФ указало, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет его собственных средств (письмо Минфина России от 19.01.2009 г. N 03-03-07/2). В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Существует обширная судебная практика, позволяющая налогоплательщикам учитывать расходы на мобильную связь при отсутствии детализации счетов (постановление ФАС Московского округа от 29.01.2010 г. N КА-А40/14759-09-2; постановление ФАС Московского округа от 24.02.2009 г. N КА-А40/12268-08; постановление ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 г. по делу N А55-10554/07 и другие).

Преимущество такого способа в том, что достаточно один раз на основании среднестатистического и обоснованного расчета установить предел стоимости звонков сотрудников по телефону и в дальнейшем необходимо будет сравнивать фактически произведенные расходы с установленным лимитом. Это менее трудоемко, чем анализ всех номеров и разговоров из распечаток операторов сотовой связи.

В этом случае организации потребуются дополнительные документы:

- приказ об установлении лимита расходов на связь;

- бухгалтерская справка – расчет сверхлимитных переговоров.

Бухгалтерская справка в этой ситуации нужна для подтверждения сумм, возмещаемых сотрудником. В справке, как правило, указывается:

- лимит на конкретных сотрудников согласно приказу руководителя,

- фактически произведенные расходы, согласно распечатке оператора связи;

- расчет величины превышения;

- указание бухгалтерских проводок по расходам в пределах лимита и сверхлимитным возмещаемым сотрудниками переговорам.

Пример.

Сотруднику установлен лимит расходов в размере 1000 руб. с учетом НДС. По итогам месяца счет за услуги мобильной связи составил 1416  руб. с учетом НДС.

В учете

Дебет счета 60 Кредит счета 51 – 1416 руб. (в том числе НДС 216 руб.) - перечислена оплата оператору связи на основании выписки банка, счета оператора услуг связи;

Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 60 - 847 руб. - отражена стоимость услуг связи в составе прочих расходов, на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Дебет счета 19 Кредит счета 60 - 153 руб. - отражен НДС по услугам связи, использованным в производстве;

Дебет счета 73 Кредит счета 60 - 216 руб. - отражена задолженность сотрудника за личные телефонные переговоры (с долей НДС, относящегося к стоимости личных переговоров), на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Дебет счета 68 Кредит счета 19 - 153 руб. - принят к вычету НДС по услугам в доле, относящейся к переговорам сотрудника производственного характера, на основании бухгалтерской справки-расчета, счета-фактуры, выписки банка;

Дебет счета 70 кредит счета 73 - 216 руб. - удержана из заработной платы задолженность сотрудника за сверхлимитные телефонные переговоры.

Чаще всего сотрудники организация используют для телефонных переговоров собственные телефонные аппараты. В этом случае организация должна заключить с сотрудником договор аренды телефонного аппарата.

С выплат, осуществляемых работникам по договорам аренды сотовых телефонов, следует удержать НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ).

Выплаты, осуществляемые работникам по договорам аренды сотовых телефонов, страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ).

Автор:  Самилло Роман Игоревич