27.06.11 Как принимать к учету электронные билеты?

Сейчас отправить в командировку сотрудника не составляет труда: заказал билет по Интернету, оплатил в безналичной форме — и все, сотрудник готов к командировке. Однако бухгалтеры задаются вопросом: как принимать к учету электронные билеты?

Оформление командировки — вечная головная боль бухгалтера: то сотрудники не привезут документы, то оформят их неправильно. А без подтверждающих документов нет расходов, хотя фактически затраты и были произведены. Расходы на дорогу командированного сотрудника подтверждает билет, но и тут все не так просто.

Немного об электронном билете

Электронный билет, или e-ticket — это электронная форма авиабилета, которая предлагается взамен обычного бланка. В бронировании на рейс ничего не изменяется, но информация о перелете и пассажире не размещается на бланке, а хранится в специальной базе данных авиакомпании в электронном виде. Прелесть электронного билета в том, что его можно приобрести через Интернет, в обычной кассе или агентстве. Разъясним, что электронный билет не значит «безбумажный» или «безбилетный». То есть документом, который подтверждает расходы на проезд, является маршрут-квитанция. Данный документ содержит полную информацию о маршруте, форме и деталях оплаты перевозки, аналогично бумажному билету. В случае покупки электронного билета через Интернет маршрут-квитанция высылается по электронной почте. О нюансах электронного билета в бухгалтерском учете и решили поговорить участники на сайте www.buhgalteria.ru.

Разговор начала «Ольга»:

«Ольга»

«У нас не так много командировок, которые требуют перелета. Но когда нужно, билеты покупаем обычно через агентство. Кто пользовался электронными билетами? Раньше расходы на перелет подтверждали бумажным билетом, а по электронным билетам, значит, маршрут-квитанцией следует? А как же чеки?»

На помощь пришел «Олег»:

«Олег»

«В нашей организации очень много командировок, и за билетами не наездишься в кассу или агентства, а так спокойно заказал через Интернет, по безналичному расчету оплатил — и проблем меньше. Кстати, по поводу подтверждения расходов беспокоиться не стоит, ведь маршрут-квитанция является формой строгой отчетности сформированной с использование автоматизированных систем и чеки ККМ или электронных терминалов не нужны».

Напомним, что бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем (постановление Правительства России от 6 мая 2008 г. №359).

К обсуждению присоединилась «Катя»:

«Катя» « “Ольга”, настоятельно рекомендую переходить на электронные билеты. После того как вы оплатили по безналу, вам на почту придет сформированная маршрут-квитанция. Для подтверждения расходов на приобретение авиабилета следует лишь распечатать маршрут-квитанцию и приложить к авансовому отчету. Очень удобно: если потерялась маршрут-квитанция, ее просто следует заново распечатать. Поэтому я не удаляю сообщения с почты с присланным документом. И вообще их удалять не следует иначе простой распечаткой вы расходов не обоснуете. Не забудьте приложить еще посадочный талон, который будет подтверждать перелет сотрудника».

Действительно, согласно приказу Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 в новой редакции: маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Как указывают чиновники, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 26 октября 2010 г. № 03-03-07/35).

«Ольга»

«А что, если я удалю нечаянно сообщение с этой маршрут-квитанцией?»

«Олег»

«Мне еще раз переслали ее, для этого следует позвонить и сообщить необходимые данные, но это только если вы оплачиваете безналично. Если электронный билет оплачивался в кассе, то придется ехать туда, и вам тогда повторно выдадут маршрут-квитанцию, которая обязательно должна быть оформлена на бланке строгой отчетности сделанным типографским способом. Главное теперь — заставить командированных лиц не выкидывать посадочный талон».

Если посадочный талон потерян, это не означает, что затраты на проезд учесть нельзя. Как указывают чиновники: расходы на приобретение электронного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение. В частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки) (письмо Минфина России от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384). К иным подтверждающим документам могут относиться, например, накладная, архивная справка, счет или счет-фактура, выданные транспортным агентством, со сведениями о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, информация о маршруте и стоимости билета (письма Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18, УФНС России по г. Москве от 15 июля 2008 г. № 20-12/066864, от 31 августа 2007 г. № 20-12/083337). Также затраты можно подтвердить дубликатом проездного документа или копией экземпляра, оставшегося у транспортной организации (письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

«Ольга»

«Могу ли я вернуть электронный билет?»

«Катя»

«Безусловно можете. Все изменения в вашем электронном билете, а также отказ от него возможны строго в соответствии с условиями, указанными в правилах. В большинстве случаев за операцию возврата или обмена электронного авиабилета организаторы перевозки взимают с пассажира дополнительные сборы, впрочем, как и с обычного. Их величина зависит от близости даты вылета, условий применения тарифа, типа билета, а также способа его оплаты».

В разговор вмешалась «Марина»:

«Марина»

«Как раз мучает вопрос: как оформляется в бухгалтерском и налоговом учете возврат и отказ от авиабилета?»

Поделиться опытом решила «Катя»:

«Катя»

«В такой ситуации мы обычно составляем объяснительную, в которой прописываем, почему происходит возврат билетов. Ситуации могут быть разные: например, рейс отменен из-за погодных условий или в день командировки сотрудник заболел, также может просто бизнес-партнер отказаться от сделки. Сумму, удержанную авиакомпанией при возврате билета, учитываем в составе внереализационных расходов — в качестве штрафной санкции за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Списать невозвращенную сумму следует в день возврата билета.

В бухгалтерском учете сделаем следующие проводки:

Дебет 76 Кредит 50-3 — возвращены билеты по первоначальной стоимости;

Дебет 51 Кредит 76 — получена стоимость билета за вычетом неустойки;

Дебет 91-2 Кредит 76 — сумма неустойки за возврат билета отнесена на прочие расходы.

«Олег» дополнил ответ «Кати»:

«Олег»

«А вот с расходами на оформление визы при несостоявшейся загранкомандировке гораздо сложнее. Для признания затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными и направленными на получение дохода. В данном случае сложно связать расходы по несостоявшейся командировке с получением дохода. В этой связи Минфин России приходит к выводу, что расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134). Если вы готовы поспорить с налоговиками, можно использовать судебные решения, разрешающие учесть такие расходы в целях налогообложения (постановления ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2, ФАС Московского округа от 25 сентября 2007 г. № КА-А40/9510-07)».

Отметим, что вне зависимости от того, уменьшается ли налогооблагаемая база по прибыли на стоимость оформления виз, данная сумма не облагается страховыми взносами. Кроме того, не нужно начислять взносы на суточные, а также следующие фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ):

- на проезд до места назначения командировки и обратно;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- на провоз багажа;

- по найму жилого помещения;

- на оплату услуг связи;

- сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;

- сборы за выдачу (получение) виз;

- на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обложению взносами не подлежат расходы как на внутренние, так и на заграничные командировки.

Причем со стоимости виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, которые организация оплатила своим сотрудникам, НДФЛ удерживать не надо. Отмена командировок на порядок налогообложения этих выплат не влияет (письмо Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

«Ольга»

«Нужен ли перевод электронного авиабилета?»

«Марина»

«Исходя из позиции Минфина мы всегда делаем перевод билетов. Они считают: если авиабилеты и другие перевозочные документы оформлены на иностранном языке, в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для подтверждения произведенных расходов. Причем реквизиты, которые не имеют существенного значения для признания расходов (например, условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа), переводить не обязательно (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168, от 14 сентября 2009 г. №03-03-05/170). Кстати, если есть архивная справка, в которой отражены подробные данные командированного сотрудника, направление, дата вылета и номер рейса, то перевода не требуется».

По данному вопросу есть и иная позиция. Так, контролирующие органы признают, что перевод электронного билета не нужен (письмо ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@). Основываются налоговики на том, что данный документ имеет унифицированную международную форму и выставляется на бумажном носителе или в электронной виде. При этом фамилия, имя пассажира записываются в билет так, как это предусмотрено приказом МВД России от 26 мая 1997 г. № 310 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ и выезда из РФ и въезда в РФ», а именно набором букв с использованием латиницы способом транслитерации букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы.

Месяц даты отправления рейса, наименования и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора.

Среди наименований реквизитов электронного билета также присутствуют указанные на английском языке. При этом они совпадают с наименованиями аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной приказом Минтранса России от 29 января 2008 г. № 15.

Также данное письмо уточняет, какие именно реквизиты электронного билета необходимы для анализа при проверке правильности признания расходов в целях исчисления налога на прибыль (письмо ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@).

Напомним, что при оформлении электронного билета уплачивается НДС по ставке 18 процентов (ст. 164 НК РФ). Налоговики не против вычета НДС на основании бланка строгой отчетности, в котором сумма выделена отдельной строкой, в данном случае на основании маршрут-квитанции.

С. Шестакова