27.05.2013 Работаем сверхурочно

Екатерина Бойцова ,директор по персоналу аутсорсингового подразделения BDO
Елена Сафронова, руководитель отдела кадрового администрирования аутсорсингового подразделения BDO
Валентина Федосеева, методолог аутсорсингового подразделения BDO

О том, как правильно документально оформить сверхурочную работу и какова ее оплата, читайте в статье.

В первую очередь вспомним определение рабочего времени — это время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности. При этом нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Получается, что нормальная продолжительность рабочего времени по соглашению между работником и работодателем может быть и меньше (например 35 часов в неделю).

Таким образом, работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя, за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, является сверхурочной. Например, сотрудник работает пять дней в неделю по восемь часов. Если в один из рабочих дней работодатель попросит его задержаться на несколько часов, то это будет являться сверхурочной работой.

Оплата сверхурочной работы при суммированном учете осуществляется, как правило, по окончании учетного периода. Особенность такого порядка обоснована тем, что, в случае если учетный период составляет более одного месяца (квартал, полугодие, год), работодатель может переработку в одних месяцах работы компенсировать недоработкой в других месяцах. Например, в организации ведется суммированный учет рабочего времени, при этом учетный период составляет три месяца. В январе нормальная продолжительность рабочего времени составляет 136 часов, феврале — 159 часов, марте — 159 часов. Общая продолжительность рабочего времени за три месяца составит 454 часа. В случае если сотрудник отработает 455 часов, то лишний час будет являться сверхурочной работой.

Привлекать к сверхурочной работе нужно на основании приказа руководителя организации (см. образец 1) и только получив письменное согласие сотрудника (см. образец 2) в следующих случаях:

1) при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени;

2) при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;

3) для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

С письменного согласия и при отсутствии запрета работать сверхурочно по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением допускается привлечение к сверхурочной работе:

инвалидов;
женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
работников, имеющих детей-инвалидов;
работников, осуществляющих уход за больными членами семьи.

Такие категории сотрудников, как инвалиды или женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет, привлечь можно только с их письменного согласия, и при этом они должны быть ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы под роспись.

Необходимо помнить, что привлечь к сверхурочной работе можно не каждого работника. Например, беременную женщину и работника в возрасте до восемнадцати лет привлекать к сверхурочной работе нельзя.

В случае если работник задерживается по собственной инициативе, то такая работа не считается сверхурочной.

Есть ряд случаев, когда допускается привлечение к сверхурочной работе без согласия работника, например, при выполнении работ по предотвращению последствий каких-либо техногенных катастроф, устранению последствий производственной аварии или стихийного бедствия или чрезвычайных обстоятельств (например пожара).

Нормы трудового законодательства устанавливают еще одно условие: сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Пример

Работник трудится 5 дней в неделю по 8 часов. Работодатель решил привлечь его к сверхурочной работе. Если во вторник и среду он будет работать по два часа сверхурочно, а в остальные дни недели — нормальное количество часов, это будет законным. Если же работника попросят отработать 3 часа во вторник и 2 часа в среду, то это уже будет противоправно. Если в конце года при подсчете рабочего времени вы обнаружили, что такая сверхурочная работа составила больше 120 часов, то вы нарушили законодательство, если меньше — все в порядке.

Приближаются майские праздники, поэтому будет не лишним вспомнить, как правильно привлечь сотрудника к работе в выходные и праздничные дни. Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:

1—6, 8 января — Новогодние каникулы;

7 января — Рождество Христово;

23 февраля — День защитника Отечества;

8 марта — Международный женский день;

1 мая — Праздник Весны и Труда;

9 мая — День Победы;

12 июня — День России;

4 ноября — День народного единства.

Работа в выходные и праздничные дни, как правило, запрещается. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится только с их письменного согласия (см. образец 3).

Помните: есть работники, которых нельзя привлекать к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Это работники в возрасте до 18 лет и беременные женщины.

Получив письменное согласие от работника, руководитель издает приказ по предприятию на привлечение сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (см. образец 4).

Отметим, что работа в выходные и нерабочие праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере14. При этом оплачивается фактически отработанное в праздник время.

По желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. Для этого работник пишет соответствующее заявление (см. образец 5), а руководитель издает приказ об оплате сверхурочной работы и предоставления дня отдыха (см. образец 6). В данном случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Порядок оплаты сверхурочной работы

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени относится к условиям труда, отклоняющимся от нормальных. Поэтому работнику должны быть произведены соответствующие доплаты.

Что касается оплаты сверхурочных часов, то Трудовой кодекс устанавливает единый порядок оплаты: за первые два часа работы оплата не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере (см. таблицу 1). Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Однако практика применения норм статьи 152 Трудового кодекса показала, что, несмотря на то что указанная статья устанавливает только минимальный размер оплаты сверхурочной работы, работодатели не стремятся установить ее более высокие размеры.

Трудовой кодекс не содержит единых для всех работодателей требований по порядку исчисления стоимости часа работы (часовых ставок) работников, которым установлены оклады (месячные тарифные ставки), поэтому порядок расчета устанавливается каждым работодателем самостоятельно (см. таблицу 2).

Некоторые особенности оплаты сверхурочной работы приведены в таблице 4.

Из документа

Письмо Роструда
от 18 февраля 2013 г. № ПГ/992-6-1

В соответствии с частью 3 статьи 153 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

По общим правилам при подсчете нормы рабочих часов за учетный период исключается время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей. С нашей точки зрения, день отдыха, предоставленный в соответствии со статьей 153 Кодекса, должен исключаться из нормы рабочего времени.

Таким образом, если работник выбирает день отдыха, работа в выходной или нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а заработная плата в том месяце, когда используется день отдыха, выплачивается в полном объеме.

Бухгалтерский учет

Затраты на оплату труда работников (включая оплату сверхурочных работ) признаются расходами организации по обычным видам деятельности в период начисления заработной платы.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При начислении заработной платы производится запись:

ДЕБЕТ 20 (26, 44, ...) КРЕДИТ 70

– начислена заработная плата работникам.

При удержании НДФЛ производится запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– удержан НДФЛ с заработной платы.

Начисление страховых взносов отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (26, 44, ...) КРЕДИТ 69 (по субсчетам взносов)

– начислены страховые взносы на обязательное страхование.

Налоговый учет

НДФЛ

Сумма оплаты за сверхурочную работу считается доходом сотрудника. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме18.

Суммы доплат за сверхурочную работу не относятся к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ19, поскольку такие выплаты не являются компенсационными. Оплата сверхурочной работы облагается НДФЛ в общем порядке.

Страховые взносы

Причитающиеся работнику выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в его пользу в рамках трудовых отношений, являются объектом обложения страховыми взносами20.

Базой для начисления страховых взносов является сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Это значит, что на все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, за исключением тех, которые входят в перечень необлагаемых, необходимо начислять взносы.

Заработная плата работников (в том числе и оплата сверхурочных работ) облагается также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Предельная величина базы для начисления таких страховых взносов не установлена, поэтому они начисляются независимо от общей величины оплаты труда работника в течение года.

Налог на прибыль

При налогообложении прибыли в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

К расходам на оплату труда относятся и начисления за сверхурочную работу, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По мнению Минфина России, оплата труда сотрудников, работающих сверхурочно (в том числе если количество часов, отработанных ими сверхурочно, превышает 120 часов в год), относится к расходам на оплату труда, если такая обязанность предусмотрена трудовым договором, заключенным с работником. К аналогичным выводам пришли и налоговики.

Порядок налогообложения доплат за сверхурочную работу представлен в таблице 3.