26.12.12 Инвентаризация расчетов. Подробная инструкция, которая убережет от ошибок при закрытии года

Екатерина Постникова, ведущий эксперт

Чем поможет эта статья: Вы убедитесь, что не допустили ошибки в учете заработной платы, дебиторской и кредиторской задолженности.

От чего убережет: От  зависших и забытых долгов перед персоналом и кредиторами.

Все компании, прежде чем составлять годовую отчетность, должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Во время ревизии вам понадобится провести сверку с контрагентами, просмотреть отгрузочные документы, зарплатные ведомости и многое другое. Все это требует времени. А значит, откладывать инвентаризацию не стоит. Лучше начать ее в декабре 2012 года. В этой статье мы подробно расскажем, как проверить расчеты с персоналом и прочими контрагентами. Документы, которые вам понадобится оформить при инвентаризации, приведены в таблице ниже.

Какие документы понадобится оформить во время инвентаризации

Расчеты с персоналом по заработной плате и подотчетным суммам

Какие счета проверить: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проверив расчеты с персоналом, вы убедитесь, правильно ли учли зарплату, депонированные суммы и другие выплаты. А также выявите подотчетные суммы, по которым персонал не отчитался в срок. Начнем по порядку.

Расчеты по заработной плате

О том, что надо проверить в расчетах по заработной плате, кратко написано в пункте 3.46 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Главное посмотрите, не осталось ли у вас не выданных в срок сумм и, наоборот, не числится ли переплата. И если что-либо обнаружите, установите причины.

В первую очередь держите перед собой документы по расчету и выдаче заработной платы. Если вы перечисляете деньги на банковские карты сотрудников, то это ведомости по форме № Т-51. Платежную ведомость вы не заполняете. В этом случае перечисление денег сотрудникам подтвердит платежное поручение.

Заработную плату выдаете сотрудникам из кассы? Тогда для проверки возьмите расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49. Это в том случае, когда по ней вы и начисляете суммы и выдаете их. Хотя вы можете использовать две отдельные ведомости — расчетную и платежную (формы № Т-51 и № Т-53).

С 1 января 2013 года формы первичных документов и бухгалтерских регистров вы будете разрабатывать самостоятельно, утвердив их приказом руководителя. Это касается и тех бумаг, для которых ранее чиновники утвердили унифицированные формы.

Но вот зарплатные ведомости лучше по-прежнему заполнять по привычным формам № Т-49, Т-51, Т-53. Ведь их компании обязаны применять на основании Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П. В этом документе пока остаются ссылки на унифицированные формы зарплатных ведомостей.

Во время инвентаризации важно удостовериться, что суммы по счету 70 совпадают с цифрами, отраженными в ведомостях. А также с расходными кассовыми ордерами и платежными поручениями, составленными на основании ведомостей. В таблице ниже мы разобрали сложные ситуации, с которыми часто сталкивается бухгалтерия, заполняя ведомости.

Сложные ситуации при расчетах с персоналом

Далее расскажем, как проверить учет депонированных сумм и переплат.

Депонированные суммы. Заработная плата, которую сотрудники вовремя не получили в кассе компании, надо депонировать, чтобы вернуть в банк. Конечно, когда деньги выдаете из кассы. Если же вы перечисляете зарплату на карты, то депонированных сумм у вас не будет. Срок, в течение которого кассир должен выдать исчисленную зарплату, определяет руководитель. Проверьте, есть ли в компании такой приказ директора. Установленный в документе период не может превышать пять рабочих дней (!).

Суммы, которые нужно депонировать, надо отражать в специальном реестре. На это указывает пункт 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций № 373-П. Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Но в нем должны быть предусмотрены следующие обязательные реквизиты. Это название компании, дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номер расчетно-платежной или платежной ведомости, Ф.И.О. работников, не получивших деньги, их табельные номера при наличии, суммы по каждому человеку и общий итог, а также подпись кассира, ее расшифровка. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты.

Если вы составляли такой реестр, то проверьте, есть ли в нем все необходимые данные. А также убедитесь, что в ведомости по форме № Т-49 или № Т-53 заполнена строка о депонированной сумме. Кстати, в этом случае поступившая в кассу зарплата (в шапке ведомости) и сумма, выплаченная сотрудникам (итог в ведомости), будут различаться.

Проанализируйте, какие суммы числятся по кредиту счета 70 на конец года. Возможно, какая-то задолженность по зарплате не была вовремя депонирована. Тогда необходимо составить реестр депонированных сумм и отразить в декабре следующую проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— депонирована не выданная в срок заработная плата.

После того как депонированные суммы выплатите сотрудникам, сделайте запись по дебету счета 76 и кредиту счетов 50, 51.

Переплаты работникам. Посмотрите, есть ли по каким-нибудь работникам дебетовое сальдо по счету 70? Если да, то убедитесь, что тут нет ошибки. Дебетовое сальдо по счету 70 означает, что компания выплатила работнику лишние суммы. Это может произойти и по объективным причинам. К примеру, когда работник получил аванс, а позже принес листок нетрудоспособности. Выплата по итогам месяца (больничное пособие и деньги за отработанную часть месяца) может оказаться меньше аванса. Ведь пособия уплачиваются в пределах лимитов, установленных ФСС. И если заработная плата сотрудников выше нормативов, то аванс может оказаться больше итоговой суммы. Переплату вы учтете, когда станете начислять и выдавать зарплату в следующем году.

Расчеты с подотчетными лицами

Проверяя подотчетные суммы, помните, что с 2012 года действуют новые кассовые правила (Положение ЦБР № 373-П). Так, с 1 января выдавать наличные деньги под отчет можно только на основании заявления работника.

Идем дальше. Не забудьте проверить, придерживаются ли сотрудники сроков, на которые им выдали подотчетные суммы. Так, в течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник должен вернуть неизрасходованный аванс или отчитаться по нему. Если же подотчетник вышел на работу позже, например после командировки, то срок продлевается. Тогда три дня надо отсчитывать с момента, когда сотрудник вышел на работу. Вы, конечно, знаете, что по израсходованным средствам работники отчитываются по унифицированной форме № АО-1.

Обратите внимание: если работник вовремя не отчитается в бухгалтерии или не приложит к форме № АО-1 подтверждающие документы, инспекторы могут исчислить с выданных сумм НДФЛ. То же самое может произойти в ситуации, когда сотрудник потратил деньги не на те цели, на которые они предназначались. Право не удерживать с работника НДФЛ можно отстоять только в суде. И арбитры зачастую встают на сторону налогоплательщиков. Пример — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011. Но судиться с ИФНС готовы далеко не все. Поэтому имеет смысл отслеживать, чтобы работники вовремя сдавали авансовые отчеты и другие документы.

Расчеты с поставщиками и покупателями

Какие счета проверить: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Теперь перейдем к проверке расчетов с поставщиками и покупателями. В ходе ее вы, возможно, найдете затерявшиеся документы и спишете сомнительные долги. Далее подробности.

Расчеты с поставщиками

Итак, проверяем обороты и остатки по счетам 60 и 76. Тут уделите особое внимание учету неотфактурованных поставок, а также оплаченным, но не полученным товарам. Такие рекомендации есть в пункте 3.45 методичек по инвентаризации.

Сперва проведите сверку взаимных расчетов с поставщиками. Все итоги зафиксируйте в акте инвентаризации по форме № ИНВ-17. Заполненный образец смотрите ниже.

Неотфактурованные поставки. Напомним, неотфактурованными считаются товары, которые поступили в компанию без сопроводительных документов. Такие товарно-материальные ценности принимаются к учету на основании акта по форме № ТОРГ-4. Документ утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Проверьте, чтобы все неотфактурованные поставки 2012 года были подтверждены такой формой.

Еще удостоверьтесь, что вы правильно скорректировали стоимость товаров после того, как получили от продавцов документы. Это если бумаги пришли в текущем году. Причем по реализованным ценностям придется пересчитать себестоимость продаж. Такие правила закреплены в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (документ утвержден приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). А что делать, если документы поступят уже после того, как вы представите годовую отчетность? Тогда разницу между первоначальной оценкой и той, которая указана в документах, вы отнесете на прибыль или убыток прошлых лет. Проводка будет следующей:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60
— увеличена стоимость неотфактурованных товаров после получения от поставщика документов.

Если же стоимость уменьшается, то необходимо сделать обратную проводку. О налоговых последствиях в случае неотфактурованных поставок читайте в комментарии ниже.

Оплаченные, но не полученные товары. Проверьте, по каким поставщикам в учете компании висит дебетовое сальдо по счету 60 (76). Скорее всего это те продавцы, которым вы перечислили авансы в счет будущих поставок. Во время ревизии важно убедиться, что дебиторская задолженность не просрочена. Если же срок нарушен, то в бухучете под такую дебиторку придется создавать резерв по сомнительным долгам.

Расчеты с покупателями

Теперь проверим остаток по счету 62. Для этого надо свериться с покупателями. Так же, как вы это делали с поставщиками. Направьте акты контрагентам. В документах укажите данные вашего учета. А покупатели укажут свои. Так вы прежде всего выявите просроченные долги по отгруженным товарам. Помните, что для такой дебиторки в бухучете обязательно надо создавать резерв по сомнительным долгам.

Источник: Журнал Главная книга