ПРОБЛЕМА: организация
оплачивает услуги мобильной связи. Но сотрудники ведут как служебные,
так и личные разговоры. Оператор связи представляет детализированные
счета. Вправе ли организация оплачивать услуги мобильной связи за своих
работников? Как это отражается в бухгалтерском учете? Каковы налоговые
последствия?
Алексей
Крайнев, эксперт «УНП»
УЧЕТ
По договору
с оператором связи организация должна оплачивать ежемесячно выставляемые
счета в полном объеме. Причем независимо от того, с какой целью
сотрудники использовали мобильную связь (на служебные или личные
разговоры). В бухгалтерском учете погашение задолженности по оплате за
сотовую связь отражается записью:
Дебет 60 Кредит 51
- оплачены услуги оператора мобильной связи (основание - банковская
выписка).
Кроме счета
на оплату оператор выдает организации детальную распечатку всех входящих
и исходящих звонков. На ее основе организация отражает в учете расходы
по оплате услуг связи служебного характера, а также задолженность
сотрудника за личные переговоры. В связи с этим делаются проводки:
Дебет 25, 26, 44 Кредит 60
- отражены расходы на мобильную связь служебного характера (основание -
детализированный счет за услуги, справка-расчет);
Дебет 73 Кредит 60
- отражена задолженность сотрудника за личные переговоры (основание -
детализированный счет за услуги, справка-расчет).
НДС,
уплаченный оператору связи, принимается к вычету в доле, относящейся к
расходам на мобильную связь служебного характера:
Дебет 19 Кредит 60
- отражен НДС в части мобильной связи служебного характера (основание -
справка-расчет);
Дебет 68 Кредит 19
- принят к вычету НДС (основание - счет-фактура, справка-расчет,
банковская выписка).
Существуют
различные варианты погашения задолженности за личные переговоры. Так,
сотрудник может погасить задолженность путем внесения денег в кассу, что
отражается записью:
Дебет 50 Кредит 73
- отражено погашение задолженности сотрудника за личные переговоры
(основание - приходный кассовый ордер).
С другой
стороны, можно предусмотреть случай, когда задолженность за личные
переговоры удерживается с согласия сотрудника из его заработной платы.
Тогда проводка имеет вид:
Дебет 70 Кредит 73
- отражено погашение задолженности сотрудника за личные переговоры
(основание - справка-расчет).
НАЛОГИ
В целях
налогообложения прибыли расходы на оплату услуг мобильной связи
служебного характера относятся к прочим расходам на производство и
реализацию (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Конечно, при условии, что
данные расходы должны соответствовать критериям статьи 252 НК РФ.
Поэтому Минфин России считает, что для признания в налоговом учете
расходов на оплату услуг оператора организация должна иметь следующие
документы*:
- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым
необходимо использование мобильной связи в силу должностных
обязанностей;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
Что касается
НДС по услугам сотовой связи, то он принимается к вычету. Правда, не в
полной сумме, а только по стоимости разговоров производственного
характера. Ведь услуги мобильной связи в части личных разговоров
сотрудников не являются услугами, приобретение которых связано с
осуществлением облагаемых НДС операций (ст. 172 НК РФ).
ПРАВО
А как быть,
если сотрудник не согласен погасить задолженность по оплате личных
телефонных разговоров? Сразу скажем, что удержать стоимость разговоров
из заработной платы работника в таком случае нельзя. Дело в том, что
исчерпывающий перечень оснований для удержания приведен в статье 137
Трудового кодекса. И нашей ситуации там нет.
Поэтому
работодателю нужно действовать по-другому. Начнем с того, что выдача
сотруднику мобильного телефона и sim-карты должна сопровождаться
подписанием документа, содержащего правила пользования служебным
телефоном. В этих правилах должен быть оговорен запрет на личные
разговоры с использованием служебного телефона. В таком случае стоимость
личных переговоров можно считать ущербом, причиненным работником. А по
Трудовому кодексу РФ работник обязан возместить такой ущерб (ст. 232). И
если он не сделает этого добровольно, то работодатель получает право
взыскать ущерб (ст. 248 ТК РФ).
Для
взыскания надо издать приказ с указанием размера причиненного ущерба.
Затем нужно потребовать от работника объяснения в письменной форме (ст.
247 ТК РФ). В течение месяца после этого руководитель организации должен
издать распоряжение о взыскании суммы ущерба. Если ущерб не превышает
среднего заработка сотрудника, то сумма удерживается из заработной платы
(ст. 248 ТК РФ). В противном случае за взысканием придется обращаться в
суд.
* Письмо
Минфина России от 23.05.05 № 03-03-01-04/1/275. |