26.11.08 Ошибки в учете: миссия выполнима!

Что такое идеальная бухгалтерия? Задумайтесь на секундочку... Наверняка кто-то из вас ответит — учет без единой ошибки. Ведь бухгалтерия требует точности, а порой даже скрупулезности. И каждый бухгалтер это знает. Тема этой статьи посвящена тому, как избежать ошибок в учете.

Неправильно заполнили декларацию, указали в проводках неверную сумму, написали в «платежке» не тот КБК... Ошибки в учете могут быть самыми разными. Редакция журнала «Практическая бухгалтерия» решила выяснить, какие из них бухгалтеры совершают чаще всего.

Раскрываем секреты

Ошибки в «первичке» — самые распространенные в учете. Это неудивительно. Ведь к учету принимаются только первичные документы «по форме». Зачастую они оформляются не по правилам. В результате операции в регистрах бухгалтерского и налогового учета отражаются неверно. Итог — искаженные данные финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности. Поэтому об идеальном учете следует позаботиться заранее.

На втором месте — ошибки в налоговых декларациях. Это подтверждает и опрос, проведенный на интернет-портале www.buhgalteria.ru (см. рисунок). Благо последствия таких ошибок не столь опасны. Главное — вовремя подать уточненную налоговую декларацию. В ней должны быть указаны значения с учетом всех выявленных ошибок.

Рисунок. Какие ошибки в учете самые распространенные на практике?*

* Результаты опроса составлены по состоянию на 25 августа 2008 года по данным интернет-портала www.buhgalteria.ru.

Третье место заняли ошибки, возникающие при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Наверняка причиной тому стала известная статья 252 Налогового кодекса, которая утверждает, что расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. К сожалению, некоторые налогоплательщики этой нормой пренебрегают.

Многие бухгалтеры допускают ошибки и при расчете НДС, и при учете основных средств и нематериальных активов и др. Но пока еще готовый рецепт «лекарства» от всех ошибок никто не изобрел. Есть только один выход — учиться на ошибках других и анализировать свои.

Вы узнаете о том, на что в первую очередь они обращают внимание при анализе учета и какие ошибки чаще всего находят. В дальнейшем это поможет вам самим «просканировать» учет без помощи аудитора.

И даже если ошибки «прокрадутся» в учет, исправить их вам не составит особого труда. Главное помнить, что в бухгалтерском и налоговом учете для этого установлены разные правила.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете приведен на схеме, а налоговом — в таблице.

Ошибки бухучета

Допущенные в бухгалтерском учете ошибки, как правило, не ведут к значительным санкциям со стороны налоговых органов. Исключением являются случаи, когда такая ошибка значительно влияет на исчисление и уплату налогов.

Исправлять ошибки в бухгалтерском учете нужно в том отчетном периоде, в котором они выявлены (п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Порядок внесения исправлений зависит от того, когда обнаружена ошибка.

Существуют следующие способы исправления ошибок в бухгалтерском учете:

• ошибка в проводке исправляется сторнировкой, после делается правильная запись;
• производится дополнительная запись на сумму, которая не была отражена в учете.

В любом случае корректировки, производимые в учете, необходимо оформлять бухгалтерскими справками. Это позволит при проведении проверки аудиторами или налоговиками быстро восстановить ситуацию, которая потребовала исправления, а также послужит их документальным обоснованием.

Учтите, что ошибки в бухгалтерском учете допускаются в первичных документах, при отражении операций в регистрах бухгалтерского учета и при составлении отчетности.

Ошибки в «первичке» исправляются исключительно по соглашению участников хозяйственных операций и подтверждаются подписями лиц, составивших документ с указанием даты исправлений.

Исправление неверной суммы в подписанном документе производится таким образом: неверная сумма перечеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было прочесть, а сверху вписывается правильная сумма. Рядом ставятся запись «Исправлено», дата исправления и подписи лиц, составивших документ.

Ошибки в хозяйственных операциях могут случиться, если неверно указана корреспонденция счетов, суммы операции и др. Способ исправления ошибки в этом случае зависит от характера ошибки. Так, если в проводке указана меньшая сумма, то можно применить способ дополнительных записей — ее вносят на сумму разницы. При этом корреспонденция счетов не изменится.

Совершенно иным образом исправляется ошибка при нарушении корреспонденции счетов. В этом случае применяется метод «красного сторно», когда первоначальная запись в учете сторнируется (отражается с минусом), а вместо нее делается правильная запись.

Этот же метод можно применить, если первоначально указана меньшая сумма операции.

На этапе составления отчетности также допускается немало ошибок. Например, неверно отнесены по группам доходы и расходы, неправильно распределена задолженность, не соответствуют друг другу формы отчетности и др.

При этом принятую (утвержденную) годовую бухгалтерскую отчетность исправлять нельзя. Так что в случае, когда ошибки бухгалтерского учета обнаружены и исправлены, произведенные операции необходимо указать в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности. Это необходимо для того, чтобы выполнить положения пункта 10 ПБУ 4/99 о сопоставимости отчетности предыдущего отчетного периода с текущим.

Налоговые ошибки

В налоговом учете ошибки исправляют в том периоде, когда они были допущены. В этом случае придется исправлять налоговые декларации, которые уже были сданы. Для этого нужно подать уточненную налоговую декларацию с правильной суммой к уплате. Причем надо использовать те бланки деклараций, которые действовали в соответствующем периоде (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Если период, когда была совершена ошибка, определить невозможно, налоговая база и сумма налога пересчитываются за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки. Полученные суммы относят на внереализационные доходы или расходы как доходы или убытки прошлых лет, выявленные в отчетном (налоговом) периоде (п. 10 ст. 250 и подп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ).

При подаче «уточненки», которая уменьшает сумму налоговых обязательств, налоговики могут назначить повторную выездную налоговую проверку уточняемого периода. Они вправе проверить период в том случае, если он находится в пределах трех лет, предшествующих году, в котором исправляется ошибка (п. 10 ст. 89 НК РФ).

Поэтому, если вы обнаружили ошибку, которая допущена более трех лет назад, вы вправе не подавать уточненку. Ведь трехлетний срок давности уже прошел.

Порядок исправления ошибок в налоговом учете зависит от того, занижена ли сумма налога, подлежащая уплате или нет.

Так, если ошибка привела к занижению суммы налога, вы обязаны внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию. При этом, если ошибка привела к занижению налоговых платежей (или сборов) за предыдущие отчетные (налоговые) периоды, для ее исправления обязательно нужно сначала заплатить пени и недоимку, а уже потом представить декларацию. Иначе налоговая инспекция сможет наложить штраф за несвоевременную уплату налога (ст. 122 НК РФ).

Если же ошибка не привела к занижению суммы налога, вы вправе внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган «уточненку». Заметьте, во втором случае вы именно вправе, а не обязаны это сделать. Таким образом, в последнем случае представление уточненной декларации не является обязательным.

Подведем итоги