Деление учета на «белый» и «черный» приводит не
только к перекосам в бухгалтерском балансе, но и к снижению доходов
от бизнеса. Убедив директора, что он теряет прибыль, главный
бухгалтер торгово-производственной фирмы из города Переславля,
назовем ее, Ада РУЖИЦКАЯ, стала вторым человеком на фирме. Своими
маленькими хитростями онa
поделилась с нашим корреспондентом Ксенией БАТАНОВОЙ.
Необходимое
зло
– Долгое время
руководство воспринимало бухгалтерию, как необходимое зло, –
рассказывает Ада Сергеевна. – Мол, должен же кто-то отчеты для
налоговиков составлять. Как и в большинстве фирм, наши менеджеры и
прорабы страдали «забывчивостью» и первичку
сдавали с большими опозданиями.
Большинство
товаров поступают к нам по железной дороге гораздо раньше, чем
документы на них. Поэтому нередко к тому моменту, когда накладная
«добредала» до бухгалтерии, товар, указанный в ней, был уже давно
продан.
Из-за всей этой
неразберихи кредит счета 41 «Товары» иногда превышал дебет, и
возникало «красное сальдо». То есть мы продавали товаров больше,
чем получали! Чтобы закрыть отрицательный остаток, приходилось
оформлять фиктивные поставки через обнальщиков,
хотя особой нужды в наличных деньгах руководство не испытывало.
Когда наконец приходили подлинные документы на товар, фактически
уже ненужные, то иногда по ошибке их заносили в бухгалтерскую
программу. Это спасало от «хронического “красного сальдо”», но в
аналитике возникали просто залежи нереализованных товаров, которых
уже давно не было на складе. То же самое со счетом 10 «Материалы».
Чтобы
разобраться в том, какие остатки – реальны, а от каких нужно
избавиться, приходилось делать сверку с менеджерами. Однако концы
можно было найти далеко не всегда. В итоге я решила взять весь учет
в свои руки.
– А разве не
руководство решает кому и что делать? У
меня создалось такое впечатление, что вашему директору был выгоден
запущенный учет.
– Нет, наш
генеральный – не наемный работник, а владелец фирмы. Я не стала
жаловаться ему на перекосы в балансе, просто время от времени
подкидывала негативные примеры «учетной» работы менеджеров.
Предлагала собственные ноу-хау. Например, учитывать стоимость
потенциальных покупок заранее, по прайс-листам, чтобы потом
быстренько раскидать на них транспортные и прочие расходы. А то
наши менеджеры в спешке делали такую наценку на покупную стоимость,
что она не всегда покрывала все расходы по приобретению и доставке
товара.
Директор
выделил деньги на сетевую версию бухгалтерской программы, и
менеджеры, наконец, стали работать в одной упряжке с бухгалтерией.
Они «вбивают» акты и накладные в базу, которую я выделила в
бухгалтерской программе под реальный учет, а потом мы решаем, какие
из них экспортировать в базу официального учета. Теперь обходимся
без услуг фирм-однодневок.
Разбитая
платежка
Работа на
бухгалтерию, которую приходится делать менеджерам в фирме Ады
Сергеевны, впечатляет.
– Практически
всю аналитику я перенесла в реальный учет. Чем меньше расшифровок и
справок, тем меньше зацепок для налогового инспектора.
Кассир, которая
отвечает у меня и за расчетный счет, разносит платежки строго по
банковской выписке. От менеджеров я требую другого.
После возвращения из банка кассир раздает им ксерокопии платежек, и
они «вбивают» в базу реального учета не просто сумму платежки, а с
разбивкой по позициям оплаченного счета.
В свою очередь,
когда будет учтена накладная, ее позиции очень легко сопоставить с
оплаченным счетом и убедиться, что мы получили именно то, что
заказывали. В программе это выглядит как табличка из двух
половинок. В правом столбце – расшифровка оплаченного счета, в
левом – полученной накладной.
Но, самое
главное, без такой детальности мы не смогли бы использовать в
реальном учете факсовые копии накладных,
акты на неотфактурованные поставки
(товары и материалы, поступившие без документов – прим. ред.) и просто
докладные записки.
Все товары и
материалы мы получаем под предоплату. Поэтому менеджер, прежде чем
«вбить» накладную, ищет, по какой платежке она оплачена, и сверяет
позиции. Если до того как поступил подлинник, данные уже были
внесены по другим документам, то платеж будет закрыт. Единственно,
что останется менеджеру, – подправить реквизиты, если основанием
была, скажем, докладная записка.
– Как я поняла,
в реальном учете вы отражаете неотфактурованные
поставки отнюдь не за балансом. А почему часть актируете, часть –
по докладным запискам проходит?
– На самом деле
акты по неотфактурованным поставкам мы
составляем не для учета, а на случай, если милиция заглянет. Нам
вполне хватило бы докладной записки кладовщика. Поэтому если товар продается чуть ли не с колес – оформляем
запиской, если будет лежать какое-то время, составляем акт и
обязательно отражаем за балансом в официальном учете.
Акт:
официально 1 лист, реально – 10
Еще более
подробен реальный учет работ и услуг.
– Раньше, когда
между дирекцией и бухгалтерией взаимопонимания не было, основанием
для списания расхода на себестоимость были материальные отчеты
прорабов или директорская надпись на счете, где он указывал, куда
отнести материал или услугу сторонней организации. Сейчас у нас в штате
– собственный сметчик и экономист, который составляет калькуляции.
Правда, к
договорам по-прежнему прилагаем протокол расчета цены с одной,
максимум, с пятью расчетными позициями, чтобы не давать налоговым
инспекторам лишнюю пищу для размышлений. Поэтому в официальном
учете порядок формирования себестоимости прежний, но реально мы
строго отслеживаем соответствие расходов калькуляциям и сметам.
– Недавно на Четвертом Всероссийском съезде бухгалтеров и
аудиторов мы общались с профессором Виталием Палием.
Он считает, что калькулирование
себестоимости – дорогое удовольствие и многие фирмы вполне могут
обойтись без него (подробности – в интервью «Без калькуляции»).
– Я тоже
считаю, что подробная расшифровка статей себестоимости – внутреннее
дело фирмы. Наш директор не видел необходимости в сметчике и
экономисте, пока я ему не объяснила, что работы
и заказы мы выполняем порой по нескольку месяцев. Стоимость
материалов за это время может возрасти, и лишь точный расчет
поможет выбить дополнительные деньги с заказчиков.
– Так вы же к
договору прилагаете протокол, в котором виды работ, как я понимаю,
не расшифрованы.
– Зато к
предварительному договору, который налоговики не требуют, у нас
приложены сметы или калькуляции. Кроме них составляем расчет
потребности в материалах, вернее, что касается смет, его
автоматически выдает сметная программа. Так вот, самое главное –
все позиции этого расчета у меня отражены на счетах реального учета
и если фактически нам приходится заплатить больше, сообщаю
директору о необходимости допсоглашения
о повышении цены.
– И что,
заказчики соглашаются?
– В большинстве
случаев – да. Мы же все подтверждаем расчетами. Но это отдельный
разговор, давайте вернемся к реальному учету. Я применяю
«свободные» счета под номерами 31 и 32, не занятые в Плане счетов.
Первый я назвала «Будущие затраты», второй – «Партнеры».
На каждый
объект открываю отдельные субсчета первого
и второго порядка. А после дублируем проводки с кредита счета 10 в
дебет счета 20 «Основное производство» субсчет «Объект такой-то» сторнировочной записью по дебету счета 31 и
кредиту счета 32.
Если после сторнировки на субсчете конкретного материала
что-то остается, значит, заказчик нам должен, и пора составлять
дополнительное соглашение. Мелочь, а генеральному
приятно. Теперь он уверен, что я соблюдаю его интересы, а не налоговой.
Без
калькуляции
По словам
профессора Виталия Палия, председателя
совета Национальной федерации консультантов и аудиторов,
генерального директора ЗАО «Союзаудит»,
руководителей интересует не себестоимость сама по себе, а контроль
за движением денег, за издержками, доходами и источниками их
появления. Для этого вполне подходит привычный
каждому бухгалтеру План счетов.
– Калькуляция
нужна не каждой фирме, это все же дорогое удовольствие, – объяснил
свою позицию Виталий Федорович нашему корреспонденту на Четвертом съезде бухгалтеров и аудиторов
России. – Многие фирмы позиционируют себя на рынке достаточно успешными и реально получают хорошую прибыль.
Естественно, у них есть некий бизнес-план, бюджет на год – без этого
невозможно работать. Но скурпулезная
калькуляция не нужна. Она может стать необходимой при резком
снижении рентабельности фирмы для того, чтобы выяснить, где фирма
«оступилась». Именно таким фирмам я рекомендую обратить внимание на
счета учета калькуляции: с 20 по 39 нынешнего Плана счетов.
– То есть вы считаете, что План счетов одинаково подходит и
для обычного (для налоговой) и для управленческого (для
руководства) учетов?
– План счетов,
который действует сейчас, вполне подходит для управленческого учета,
однако он абсолютно не применим для финансового (того, что вы
ведете для налоговой – прим. ред.).
Проблема в самом принципе его построения – сейчас мы имеем десять
групп счетов, на которых отражены натуральные процессы: закупка
оборудования, материалов, найм рабочих, выраженные тем не менее в денежной форме, все,
что интересует дирекцию. А вот составить финансовую отчетность
(баланс, отчет о прибылях и убытках – прим. ред.) по счетам,
которые записаны в Главной книге, сейчас не сможет ни один бухгалтер.
– Почему?
– Потому что у
нас есть счета, в которых смешано и производство, то есть затраты,
пассивные по своей сути, и актив. Например, тот же самый счет 20
«Основное производство» – там и калькуляция себестоимости
происходит, там же и незавершенное производство. А незавершенное
производство – это уже активы. Бухгалтеру же для составления
финансовой отчетности необходимо отделять мух от всего остального
общепита, в данном случае – расходы от актива. Для финансовой
отчетности ему нужны всего пять элементов: активы, обязательства,
капитал, расходы и доходы. Все! Только тогда между счетом и
отчетностью будет прямая связь.
Официальный
учет и реальный: небо и земля
|
Признаки
|
Официальный учет
|
Реальный учет
|
Оперативность
|
Отражает информацию за прошлые («закрытые»)
периоды
|
Фиксирует реальное состояние фирмы на текущий
момент
|
Учет затрат, начисление амортизации,
финансовый результат и прочее
|
В соответствии с ПБУ
|
Использование ПБУ и собственных методик
|
|