25.09.2013 Учитываем пособия соцстраха

Компания начислила и выплатила работникам пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. Часть средств в возмещение расходов была перечислена подразделением ФСС РФ на счет компании. Излишне выплаченная сумма пособия взыскана из зарплаты работника. Разберемся, как подобные операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Чем руководствоваться

К первой относятся пособия, выплата которых регулируется Законом № 255-ФЗ:
• по временной нетрудоспособности (страховой случай в быту);
• по беременности и родам;
• единовременное женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременное при рождении ребенка;
• ежемесячное по уходу за ребенком;
• социальное на погребение.

Ко второй группе относятся пособия по временной нетрудоспособности (страховой случай на производстве), выплата которых регулируется Законом № 125-ФЗ. Сюда же относятся расходы компании на оплату дополнительного отпуска (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска), который необходим работнику в связи с предоставлением ему ФСС РФ путевки на санаторно-курортное лечение вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания.

Понятно, что на бухгалтерском счете расчетов с ФСС РФ должна быть многоуровневая система субсчетов.

Учет страховых взносов по ОСВНМ осуществляется в полных рублях, а учет пособий – в рублях и копейках (п. 8 Порядка учета по ОСВНМ).

Открываем субсчета к счету 69

Причем никто не запрещает утвердить не только субсчета первого порядка к счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», но и дальнейшую аналитику. Например, многие компьютерные программы предусматривают дробление синтетических субсчетов на аналитические субсчета (субконто) второго, третьего порядка и пр.

Деление по видам страхования. В Инструкции к Плану счетов для расчетов с ФСС РФ предусмотрен субсчет 69-1 «Расчеты по социальному страхованию» к счету 69.

При этом Инструкция допускает открытие дополнительных субсчетов к счету 69 при наличии у организации расчетов по другим видам социального страхования и обеспечения. Таким образом, можно действовать двумя способами:
1 открыть для расчетов по страхованию от несчастных случаев отдельный субсчет к счету 69, например, 69-4 «Расчеты с ФСС по ОСНС» (далее в статье используется этот субсчет);
2 на субсчете 69-1 открыть два субсчета второго порядка: 69-1-1 «Расчеты с ФСС по ОСВНМ» и 69-1-2 «Расчеты с ФСС по ОСНС».

Первый способ предпочтительнее, его, как правило, применяют производители бухгалтерских программ. Например, отдельный субсчет 69.11 для ОСНС предусмотрен в программе 1С.

Деление по виду операции. Несмотря на то что начисление пособий производится в счет уплаты взносов, желательно вести раздельный бухгалтерский учет расчетов с фондом по взносам и по пособиям. Это косвенно обусловлено нормами ч. 1 ст. 4.8 Закона № 255-ФЗ, пп. 2, 3, 8 Порядка учета по ОСВНМ, пп. 12, 15 Правил учета по ОСНС.

Кроме того, расчеты по взносам нужно отделять от расчетов по пеням и штрафам, начисленным территориальным подразделением ФСС. Ведь пособия не засчитываются в счет подлежащих уплате пеней и штрафов (п. 7 Порядка учета по ОСВНМ).

Итак, к субсчетам 69-1 «Расчеты с ФСС по ОСВНМ» и 69-4 «Расчеты с ФСС по ОСНС» можно открыть, например, такие субсчета второго порядка (аналитические счета):
1 «Расчеты по начислению и уплате взносов» (учет в рублях);
2 «Расчеты по начислению и уплате пеней по взносам»;
3 «Расчеты по начислению и уплате штрафов»;
4 «Расчеты по начислению пособий» (учет в рублях и копейках).

Наличие на субсчете второго порядка «Расчеты по начислению пособий» аналитических субсчетов по видам пособий позволит без проблем заполнять отчетность для ФСС РФ.

ПРОСТО НЕ УПУСТИТЕ
Пособия по временной нетрудоспособности, связанной с производственной травмой или профзаболеванием, назначаются и выплачиваются в порядке, предусмотренном для пособий по бытовой нетрудоспособности (п. 1 ст. 15 Закона № 125-ФЗ).

Назначение пособий

Абсолютное большинство пособий работнику обязан выплачивать работодатель в счет уплаты страховых взносов. При начислении пособия делается запись:
Дт 69-1-4 (69-4-4) Кт 70 – работнику назначено пособие по ОСВНМ (ОСНС). В отношении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком такая запись должна быть сделана в течение 10 календарных дней со дня обращения работника за получением пособия с необходимыми документами в бухгалтерию или отдел кадров компании (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

За счет компании. За три первых дня временной нетрудоспособности бытового порядка компания должна назначить работнику пособие за счет собственных средств (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ).

При этом делается запись:
Дт 20 Кт 70 – работнику назначено пособие за первые три дня болезни.

Вместо счета 20 «Основное производство» можно использовать и другой счет.

Так, если компания торговая, то счет 44 «Расходы на продажи». Если работник из обслуживающего производства, то применяется счет 29. А если из бухгалтерии или дирекции, то счет 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник занят на строительстве объекта для собственных нужд компании, то дебетуется счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Удержание НДФЛ

Таким образом, не нужно удерживать НДФЛ при выплате пособий:
• по беременности и родам;
• ежемесячных по уходу за ребенком;
• единовременных женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременных при рождении ребенка;
• на погребение.

Непосредственно перед выплатой работникам пособий по любой временной нетрудоспособности нужно не забыть исчислить НДФЛ по ставке 13 процентов

ПРОСТО ВАЖНО ЗНАТЬ
Компания обязана перечислять в бюджет суммы удержанного НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных на выплату работнику дохода или дня перечисления дохода на банковский счет работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

и удержать его из суммы пособия (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224, пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ). При этом делается проводка:
Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суммы пособия.

Выплата пособий работникам

Сотрудник компании Иванов А.П. принес больничный лист (бытовая нетрудоспособность) 18 мая. Бухгалтерия назначила ему пособие 24 мая (при предельном сроке назначения – 27 мая). Срок болезни по больничному листу – 14 дней.

Средний дневной заработок Иванова для исчисления пособия по временной нетрудоспособности в сумме составил 1000 руб.

Бухгалтерией «Пробки» сделаны следующие проводки.
24 мая:
Дт 20 Кт 70 3000 руб. (1000 руб. x 3 дн.) – назначено пособие Иванову за первые три дня болезни за счет компании;
Дт 69-1-4 Кт 70 11 000 руб. (1000 руб. x 11 дн.) – назначено пособие Иванову за следующие 11 дней болезни в счет уплаты взносов по ОСВНМ;

ПРОСТО ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Суммы пособий не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Дт 69-1-1 Кт 69-1-4 11 000 руб. – произведен зачет расходов на пособие в уменьшение суммы уплаты взносов по ОСВНМ.
5 июня:
Дт 70 Кт 68 1820 руб. ((3000 + 11 000) ? 13%) – удержан НДФЛ с суммы пособия;
Дт 50 Кт 51 – сняты с расчетного счета наличные для выплаты заработной платы работникам (сумма включает в себя и пособие Иванову);
Дт 68 Кт 51 – уплачен НДФЛ в бюджет (сумма включает в себя НДФЛ с заработной платы работников за май и 1820 руб., удержанных с суммы пособия);
Дт 70 Кт 50 12 180 руб. (14 000 - 1820) – пособие выплачено Иванову (вместе с этой проводкой делаются и проводки по выплате заработной платы работникам).

Если взносов не хватило

В бухгалтерском учете такая ситуация отражается дебетовым сальдо по субсчету 69-1 и (или) субсчету 69-4 на конец отчетного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев или года).

Тогда компания вправе запросить требуемую сумму у территориального подразделения ФСС РФ. При получении денег на счет делается проводка:
Дт 51 Кт 69-1-4 (69-4-4) – на расчетный счет компании поступила от ФСС сумма превышения расходов.

Если же нехватка средств случилась не по итогам расчетного года, а по итогам иных отчетных периодов, то компания вправе не запрашивать средства у ФСС, а зачесть перерасход в счет тех взносов, которые будут начислены до конца расчетного года.

Расходы компании не приняли

В таких случаях нужно увеличить ранее зачтенную сумму взносов, при необходимости уплатить ее в бюджет и не забыть про пени в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ч. 5, 6 ст. 25 Закона № 212-ФЗ).

При этом делаются записи:
СТОРНО Дт 69-1-1 (69-4-1) Кт 69-1-4 (69-4-4) – сторнирован излишний зачет расходов на пособия в уменьшение суммы уплаты взносов;
Дт 91-2 Кт 69-1-2 (69-4-2) – начислены пени;
Дт 69-1-1 (69-4-1) Кт 51 – доплачена сумма взносов;
Дт 69-1-2 (69-4-2) Кт 51 – уплачены пени в ФСС.

Излишне выплаченные суммы пособий по временной нетрудоспособности (бытовой или профессиональной), по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком компания имеет право взыскать с получателей без их письменного согласия лишь в двух случаях (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ):
• переплата произошла из-за счетной ошибки;
• переплата обусловлена недобросовестностью со стороны получателя (например, представление документов с заведомо неверными сведениями).

Удержание производится в размере не более 20 процентов суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате заработной платы или нового пособия.

При этом нужно учитывать, что в случае излишне выплаченного пособия по временной нетрудоспособности с работника излишне был удержан НДФЛ. Поэтому суммы пособия нужно удерживать с работника за вычетом соответствующей суммы налога. Проводки могут быть такими:
СТОРНО Дт 69-1-4 (69-4-4) Кт 70 – сторнировано назначение пособия;
СТОРНО Дт 70 Кт 68 – сторнировано удержание НДФЛ с суммы пособия;.
Дт 73 Кт 70 – излишне выплаченная сумма пособия отнесена в долг работнику;
Дт 70 Кт 73 – перед выплатой работнику очередной зарплаты удержана часть излишне выплаченного пособия.

Если с работника невозможно удержать излишне выплаченную сумму пособия, то делается проводка:
Дт 91-2 Кт 69-1-4 (69-4-4) – не принятая ФСС сумма пособия списана на прочие расходы.

Налоговый учет пособий

УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы». Принцип тот же, что и при общем режиме. Взносы учитываются в расходах согласно подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а пособия за три первых дня временной нетрудоспособности – на основании подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

УСН с объектом налогообложения «доходы». Исчисленную за налоговый (отчетный) период сумму налога по УСН компания имеет право уменьшить на суммы уплаченных за этот период страховых взносов и пособий за первые три дня бытовой временной нетрудоспособности. При этом налог (авансовый платеж по налогу) не может быть уменьшен более чем на 50 процентов (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

ЕНВД. Применяется точно такой же принцип, как и при УСН с объектом налогообложения «доходы».

Особенностью ЕНВД является возможность применения этого режима одновременно с общим режимом или УСН. Например, по розничной торговле компания может быть на ЕНВД, а по оптовой торговле – на общем режиме.
В подобных ситуациях компания обязана вести раздельный учет расходов, включая расходы на взносы и пособия (п. 9 ст. 274, п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Соответственно, если сотрудник занят одновременно в деятельности, по которой компания уплачивает ЕНВД, и в иной деятельности, то взносы с доходов этого сотрудника и пособия ему подлежат распределению.

Используем условия примера 1. Предположим, что «Пробка» занимается двумя видами деятельности:
• оптовой торговлей, по которой применяет общий режим налогообложения и согласно учетной политике уплачивает налог на прибыль ежеквартально;
• автотранспортными услугами, по которым уплачивает ЕНВД.

Сотрудник Иванов числится в IT-отделе и его работу нельзя отнести к одному из видов деятельности.

В I полугодии 2013 года, во II квартале, компания получила доходов на сумму 5 000 000 руб. (без учета НДС), из них:
• от оптовой торговли – 4 000 000 руб.;
• от автотранспортных услуг – 1 000 000 руб.

Полученная Ивановым в июне сумма пособия 14 000 руб. бухгалтером «Пробки» распределена так:
• к общему режиму налогообложения – 11 200 руб. (14 000 ? 4 000 000 / 5 000 000).

При расчете налога на прибыль за полугодие 2013 года эта сумма отнесена в прочие расходы;
• к режиму ЕНВД – 2800 руб. (14 000 - 11 200).

На эту сумму уменьшен ЕНВД за II квартал 2013 года.

Источник: www.ibuh.ru