25.01.12 Как теперь будем составлять счета-фактуры и другие важные документы по НДС

Чем поможет эта статья: Вы узнаете, как составлять счета-фактуры по новой форме при отгрузке товаров, а также изменении их стоимости. Кроме того, мы расскажем о новшествах в книге покупок, книге продаж и журналах учета счетов-фактур.
От чего убережет: Если компания не будет следовать новому порядку работы со счетами-фактурами, это может привести к доначислениям налога, а также пени и штрафов.

Совсем недавно чиновники обнародовали документ, утвердивший новую форму счета-фактуры. Речь идет о постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, которое отныне действует вместо постановления от 2 декабря 2000 г. № 914. Помимо бланка обычного счета-фактуры в постановлении № 1137 вы найдете форму корректировочного счета. А также новые формы журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. Правила заполнения всех этих документов тоже утверждены постановлением № 1137.

Новый нормативный акт регламентировал также порядок работы с электронными счетами-фактурами. Между тем ФНС России еще должна утвердить форматы некоторых важных сообщений, необходимых для обмена счетами через сеть. Например, извещения о получении электронного документа. Чиновники обещают сделать это в ближайшее время.

Постановление № 1137 вступило в силу 24 января 2012 года. Отметим, что некоторые правила, закрепленные данным документом, вы наверняка применяли и раньше. Например, порядок работы со счетами-фактурами, относящимися к посредническим договорам. Его чиновники неоднократно разъясняли в своих письмах. Теперь многие из этих рекомендаций официально утверждены в новом постановлении.

В этой статье мы разберем главные нововведения, которые отныне важно учитывать в работе.

Если ваша компания на «упрощенке»

Компании на «упрощенке» НДС, как правило, не платят.

Что нового в форме счета-фактуры

Постановление № 1137 дополнило счет-фактуру некоторыми строками и графами. Рассмотрим их в первую очередь.

Появилась строка 1а, которая предназначена для данных об исправлениях счета-фактуры

Когда компания составляет первоначальный счет-фактуру, в этой строке нужно проставить прочерк. Но возможно, позже в документ потребуется внести корректировки. Если изменения касаются стоимости уже отгруженных товаров, то вам придется составить корректировочный счет-фактуру (о нем речь пойдет чуть позже). Корректировка не касается стоимости? Тогда составьте еще один счет-фактуру с правильными данными. Номер и дата в новом экземпляре остаются прежними. А в строке 1а нужно отразить порядковый номер и дату исправления документа.

Кстати, новые экземпляры счетов-фактур составлять не нужно, если ошибка не мешает налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога. Это и раньше следовало из статьи 169 кодекса. Что, впрочем, не мешало инспекторам придираться к счетам-фактурам по мелочам. Но поскольку теперь в порядке явно указано, что незначительные ошибки исправлять не нужно, это подкрепляет позицию компаний в спорах с инспекторами.

Указанный порядок исправления ошибок относится только к документам, которые составлены после вступления в силу постановления № 1137. Это следует из пункта 2 постановления. Счета-фактуры, которые вы выписывали до этого момента, исправлять надо по ранее действовавшим правилам — вносите исправления в оба экземпляра счета-фактуры, заверив их подписью руководителя и печатью. Так было предусмотрено в пункте 29 правил, утвержденных постановлением № 914.

Важная деталь

Исправлять счета-фактуры, которые составлены до ввода в действие постановления № 1137, нужно по прежним правилам. То есть внести изменения в оба экземпляра счета-фактуры и заверить их подписью руководителя и печатью.

Введена строка для валюты

В строке 7 теперь нужно указывать наименование валюты, в которой составлен счет-фактура. А также ее цифровой код по Общероссийскому классификатору валют. Кстати, составить один счет-фактуру на товары, часть которых оценена в рублях, а часть в валюте, у вас не получится. Ведь валюта в строке 7 должна быть единой для всех товаров, указанных в счете.

Обратите внимание: данные о валюте нужно заполнять и при неденежных расчетах. Скажем, при бартерных операциях. И еще одно важное новшество для договоров, по которым стоимость продукции установлена в у.е. или валюте, а оплата производится в рублях. Теперь по таким сделкам счета-фактуры можно составить только в рублях.

Осторожно!

По договорам в у.е. счет-фактуру теперь можно составить только в рублях.

Графу «Единица измерения» разделили на две части

В этой графе теперь надо указывать код (графа 2) и условное обозначение (графа 2а). Под условным обозначением понимается национальное обозначение в соответствии с разделами 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения. Коды можно найти в этом же классификаторе.

Графа «Страна происхождения товара» теперь тоже состоит из двух частей

Тут тоже теперь две части: цифровой код (графа 10) и краткое наименование в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (графа 10а). Отметим, что графы 10, 10а также как и 11 («Номер таможенной декларации»), по-прежнему предназначены только для товаров, страной происхождения которых не является РФ.

Некоторые графы переименованы

В названия ряда граф чиновники внесли небольшие поправки, которые на смысл в общем-то не влияют. Это относится к графам 3, 5, 6, 8, 9.

Реквизиты подписей изменены

Из названия реквизитов под таблицей теперь видно, что заверять счет-фактуру может не только руководитель (главбух), но и другой уполномоченный сотрудник.

Ну а если счет-фактура составлен в электронном виде, подпись главного бухгалтера формировать не нужно. Дело в том, что электронный счет-фактуру может подписать своей ЭЦП только руководитель (или вместо него уполномоченный работник).

Добавим, что образец нового заполненного счета-фактуры вы найдете здесь >>>.

Как изменился порядок оформления счета-фактуры

Сначала о правиле, которое теперь вы должны соблюдать, заполняя абсолютно все стоимостные показатели документа. Отныне в порядке четко прописано: данные о цене и стоимости товаров, а также сумму налога нужно приводить строго в рублях и копейках. Сразу скажем, что это относится также к книге покупок и книге продаж.

А теперь еще о трех показателях, заполняя которые надо учитывать новые правила.

Номер счета-фактуры: обособленные подразделения должны нумеровать свои документы по-особому

Допустим, ваша компания продает товары через обособленное подразделение. Тогда в строке 1 счета-фактуры после номера через «/» укажите цифровой индекс подразделения, установленный в приказе об учетной политике. Кстати, это касается и корректировочных счетов-фактур.

Важная деталь

При продаже товаров через обособленное подразделение в номере счета-фактуры через «/» нужно указать цифровой индекс подразделения, установленный в приказе об учетной политике.

Похожие требования ввели для участника товарищества, который реализует товары (работы, услуги). Такая организация ставит после номера через «/» цифровой индекс, который обозначает конкретный договор товарищества.

Сумма и ставка налога: если операция не подпадает под НДС, это надо отразить в счете-фактуре

Если товары не облагаются налогом или же организация освобождена от него согласно статье 145 кодекса, в графах 7 и 8 нового счета-фактуры должно быть указано: «без НДС». Аналогично по сумме акциза — в графе 6 нужно писать «без акциза», а не ставить прочерк.

Чем новые формы книги покупок и книги продаж отличаются от прежних

Законодатели изменили также формы книги покупок и книги продаж. Рассмотрим основные нововведения.

Появились новые графы

Поскольку в счет-фактуру чиновники ввели новые реквизиты, форма книги покупок тоже изменилась. В ней теперь есть графы:

—    номер и дата исправления счета-фактуры продавца (2а);
—    номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца (2б);
—    номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца (2в).

Если вы получили от продавца счет-фактуру, который пока не исправляли, графу 2а заполнять не нужно. Графы 2б и 2в при отсутствии данных также будут пустыми.
Аналогичные по содержанию графы, но с другими номерами (1а, 1б и 1в соответственно) ввели и в книгу продаж.

Часть граф переименована

В книге покупок несколько изменились названия граф 6-12. Существенно это только для графы 6. Теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. А в книге продаж незначительно изменились наименования граф 4-9.

Реквизиты подписей изменены

Подписывать книгу покупок (продаж) и дополнительный лист к ним теперь должен руководитель или уполномоченный им работник, а не главный бухгалтер.

Важная деталь

Книгу продаж и книгу покупок теперь подписывает руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник.

Как теперь составлять корректировочные счета-фактуры

Теперь давайте посмотрим, что поменялось для корректировочных счетов-фактур. Напомним, что их необходимо составлять в ситуациях, когда изменяется стоимость уже отгруженных покупателю товаров.

Введена новая форма корректировочного счета-фактуры

Главная новость: с учетом пожеланий бухгалтеров чиновники сделали бланк корректировочного счета-фактуры более удобным. До выхода постановления № 1137 налоговики советовали пользоваться рекомендованной формой корректировочного счета. Она приведена в письме ФНС России от 28 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15927@. В этой форме каждая графа таблицы, связанная со стоимостью товаров, была разделена на четыре части: для показателей до и после изменений цены или количества продукции, а также разниц к уменьшению или доплате. Конечно же, такая таблица не умещалась на обычном листе.

В новой форме те же самые данные надо отражать не в дополнительных графах, а по строкам таблицы (см. образец >>)

Для этого по каждой позиции товаров введены строки:

—    А (до изменения) — здесь нужно отразить показатели первоначального счета-фактуры;
—    Б (после изменения) — для данных после изменения стоимости товаров;
—    В (увеличение) — в этой строке приводят показатели, характеризующие рост стоимости товаров;
—    Г (уменьшение) — для данных с учетом скидки или уменьшения количества товаров.

Причем данные строки Г нужно приводить без знака «минус». Дело в том, что показатели строк В и Г получают так. Из данных строки А вычитают показатели строки Б. Отрицательную разницу приводят в строке В с положительным значением. Положительную разницу — в строке Г счета-фактуры.

Кроме того, в бланке корректировочного счета-фактуры появились те же новые показатели, что и в обычном. Это строка для исправления (1а) и показателя валюты (строка 4).

Уточнен порядок регистрации корректировочных счетов-фактур в книге покупок и продаж

Если не считать перемещения и перенумерации показателей, по сути, порядок регистрации корректировочного счета-фактуры в книге покупок или продаж не изменился. Так, если стоимость товаров снизилась, поставщик регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок. При этом теперь в графах 7-9 он укажет показатели из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)". Покупатель же приведет эти показатели в графах 4-6 книги продаж.

Еще по этой теме

При росте стоимости товаров регистрировать корректировочный счет-фактуру в книге покупок будет покупатель. В графы 7-9 он перенесет данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)" корректировочного счета-фактуры. А продавец эти показатели укажет в графах 4-6 книги продаж.

Сохранились в новом порядке и другие рекомендации контролеров по поводу корректировочных счетов-фактур. Так, номер такому счету присваивайте в хронологическом порядке.

По какой форме вести журнал учета счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур вам теперь придется вести по специальной форме. Она установлена в приложении 3 к постановлению № 1137. Что касается способа ведения журнала, то теперь он может быть как электронным, так бумажным. Журнал делится на две части: первая для выставленных счетов-фактур, вторая для полученных. Отметим, что в графе 4 журнала нужно будет указывать коды операций. ФНС России должна утвердить их в ближайшее время.

Как заверять и сколько хранить документы, касающиеся расчета НДС

Допустим, вы ведет книгу покупок, книгу продаж и журнал учета счетов-фактур в бумажном виде. Учтите, что как только завершится квартал, в срок до 20 числа следующего месяца эти документы нужно прошнуровать, пронумеровать страницы, скрепить подписью руководителя и печатью.

Важная деталь

Если компания ведет книгу продаж и книгу покупок на бумаге, их нужно по истечении квартала заверить подписью руководителя (или другого уполномоченного сотрудника) и печатью.

Те же документы в электронном формате теперь распечатывать не нужно. Если же их потребуют налоговики, книгу (журнал) при передаче в инспекцию руководитель или уполномоченный им работник подпишет ЭЦП.

Хранить книгу покупок и книгу продаж по новым правилам нужно не пять, а четыре года. Такой же срок установлен и для журнала учета счетов-фактур. Кроме того, новый порядок обязывает сохранять и другие документы. Их перечень установлен в пункте 15 приложения 3 к постановлению. Это, к примеру, счета-фактуры продавцов, которые комиссионер передает комитенту, таможенные декларации и платежки, которые подтверждают уплату налога при ввозе товаров.

Главное, о чем важно помнить

1. В счете-фактуре теперь нужно указывать данные о валюте, коде единицы измерения и страны происхождения товаров.

2. Чтобы исправить счет-фактуру, который составлен после ввода в действие новых правил, нужно оформить его новый экземпляр.

3. Журнал учета счетов-фактур компании будут вести по специальной форме.