О.
Андриянова, главный бухгалтер
Многие бухгалтеры считают, что индивидуальные карточки по ЕСН
и налоговые карточки по НДФЛ не являются важными документами, поэтому не
тратят время на их оформление. В итоге возникают проблемы с
инспекторами.
При
проведении камеральных или выездных проверок вместе с другими
документами налоговики запрашивают индивидуальные карточки по ЕСН. А
когда ревизия касается исчисления и удержания налога на доходы
физических лиц, они требуют форму 1-НДФЛ. И если окажется, что фирма не
оформляет названные документы, то инспекторы считают это грубым
нарушением правил учета доходов и расходов объектов налогообложения и
начисляют штрафы. Правы ли ревизоры?
Учтем доход сотрудника – составим 1-НДФЛ
Согласно пункту 1 статьи 230 Налогового кодекса, все фирмы
обязаны вести учет доходов, выплаченных каждому работнику. Для этого
существует специальная форма 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов
и налога на доходы физических лиц». Она утверждена приказом МНС России
от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583. В нее заносят сведения о самом
работнике, полученном им доходе, а также о начисленном и удержанном
налоге.
Но зачастую, в силу разных обстоятельств, фирмы игнорируют
требование законодательства и налоговые карточки не заполняют. Это
маленькое нарушение может оставаться незамеченным до первой налоговой
проверки. Вот тогда погрешность становится явной. Обнаружив, что фирма
пренебрегла своими обязанностями, инспекторы обвинят ее в грубом
нарушении правил учета доходов и расходов, и начислят штраф по статье
120 Налогового кодекса.
Если организации в данной ситуации решают поспорить с
инспекторами, им удается отстоять свое право. Именно так поступила одна
якутская фирма.
При проверке ревизоры обнаружили, что у организации
отсутствуют карточки 1-НДФЛ, и в результате начислили ей штраф на
основании статьи 120 Налогового кодекса. Фирма отказалась заплатить его
добровольно, поэтому инспекторы обратились к арбитрам.
При рассмотрении обстоятельств дела судьи пришли к выводу,
что представители налоговой службы не имели основания штрафовать
организацию за такое нарушение (постановление ФАС Восточно-Сибирского
округа от 14 июля 2005 г. по делу № А58-4016/04-Ф02-3330/05-С1). Свою
позицию арбитры обосновали следующим образом.
Грубым нарушением правил учета доходов и расходов считается
отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухучета. А
также систематическое несвоевременное и неправильное отражение на счетах
бухгалтерского учета денежных средств, материальных ценностей.
К первичным относятся документы, на основании которых ведется
бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ « О
бухгалтерском учете», далее – Закон). Составляются они по образцам,
приведенным в альбомах унифицированных форм. Карточка 1-НДФЛ не
относится к унифицированным формам и не содержит необходимых реквизитов,
следовательно, первичным документом она не является.
С другой стороны, налоговую карточку нельзя считать регистром
бухгалтерского учета. Их перечень содержится в письме Минфина России от
24 июля 1992 г. № 59. Карточки 1-НДФЛ там нет.
Учитывая изложенное, суд пришел к следующему выводу.
Налоговые карточки не относятся к тем документам, за отсутствие которых
можно оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса.
Подобные дела рассматривались в других судах, и решения также
выносились в пользу фирм (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19
июля 2004 г. по делу № А17-1315/5 и Северо-Западного округа от 2 декабря
2004 г. по делу № А56-20135/04).
Инспекторы не любят творчество
Не менее спорная ситуация возникает и с индивидуальными
карточками по ЕСН.
В соответствии с пунктом 4 статьи 243 Налогового кодекса
организации обязаны учитывать выплаты и иные вознаграждения сотрудникам,
а также суммы начисленного ЕСН и налогового вычета по каждому
сотруднику. Для ведения данного учета налоговиками были разработаны и
утверждены четыре формы индивидуальных карточек (приказ МНС России от 27
июля 2004 г. № САЭ-3-05/443).
Форма индивидуальной карточки, указанная в приложении № 1 к
приказу № САЭ-3-05/443, предназначена для фирм, применяющих общепринятую
систему налогообложения. Организации-«спецрежимники» учитывают
начисленные выплаты, суммы ЕСН и пенсионных взносов по форме согласно
приложению 2. Если же предприятие совмещает ЕНВД или УСН с общепринятой
системой уплаты налогов, то оно заполняет карточки согласно приложениям
1, 2. При этом в приложении 2 заполнению подлежат все разделы.
Хотя индивидуальные карточки и утверждены налоговой службой,
тем не менее они носят рекомендательный характер. То есть организация
может вносить свои коррективы в образец (в виде добавления, объединения
или выделения отдельных граф) исходя из практической целесообразности
либо вести учет в иной форме.
Руководствуясь этой оговоркой, некоторые предприятия так и
поступают. Например, организации с большим штатом предпочитают вести
учет расчетов по единому социальному налогу в виде таблиц.
К сожалению, о необязательном характере этих форм забывают
сами инспекторы. И тем фирмам, которые не используют разработанную
налоговиками карточку, приходится обращаться в суд.
Так, у питерской компании при проведении проверки контролеры
запросили карточки по ЕСН. А когда они вместо привычной формы получили
таблицы, то этот факт расценили как невыполнение официального требования
и привлекли фирму к ответственности, предусмотренной статьей 126
Налогового кодекса (50 рублей за каждый непредставленный документ).
Поскольку штат фирмы был большим, то сумма штрафа оказалась
внушительной.
Защититься от претензий инспекторов компании удалось в суде.
Федеральные арбитры решили спор в ее пользу (постановление ФАС
Северо-Западного округа от 4 ноября 2004 г. по делу № А56-4829/04).
Согласно статье 9 Закона, первичными являются оправдательные
документы, подтверждающие хозяйственную деятельность организации.
«Первичка» принимается к учету, если составлена по образцу,
содержащемуся в альбомах унифицированных форм. А если документы
оформлены по непредусмотренному образцу, то они должны содержать
обязательные реквизиты. Карточки учета ЕСН так же, как и налоговые
карточки 1-НДФЛ, не соответствуют принятым стандартам и не содержат
реквизитов, установленных статьей 9 Закона, следовательно, не являются
первичными документами. Также их нельзя назвать и типовыми
бухгалтерскими регистрами.
Кроме того, судьи подчеркнули, что формы носят все-таки
рекомендательный характер. На необязательность использования формы
карточки, разработанной налоговой службой, сделали акцент и московские
арбитры (постановление ФАС Московского округа от 22 июля 2005 г. по делу
№ КА-А40/6452-05). |