Р. Ярошенко, налоговый юрист
В дороге
с командированным работником может приключиться всякое. Например, он
может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в
таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться
оправдательными документами. Исключением из этого правила являются
только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в
командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете.
Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому
отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат
авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял
билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и
попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации
будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для
работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных
работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что,
согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от
7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках...», оплата проезда при
отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной
стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель
фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой
дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет
являться заявление командированного работника с визой руководителя и
указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости,
которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в
налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа –
следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является
главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1
ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в
Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не
уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и
ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15
декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в
Российской Федерации».
Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается
с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и
документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда,
не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый
доход работника.
Простое решение
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой
оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа
руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация
не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить
лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку,
подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача
подобных документов для них не редкость.
Где вы были, где вы жили?
Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за
проживание в гостинице.
Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный
работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого
помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки.
Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г.
№ 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г.
№ 729 этот документ утратил силу.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах
выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы,
– инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.
Вместе с тем, согласно трудовому законодательству,
работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной
командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и
размеры возмещения затрат определяются коллективным договором.
Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных
документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не
забыть все это прописать в договоре.
Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в
качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно
нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1
ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что
касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации
стоимости проезда.
Универсальный вариант
Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования
нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно
сделать следующее.
Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание
можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных
командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.
Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда
входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с
компенсации НДФЛ.
И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за
профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты
вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан
с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая
сумма затрат.
Докажи, что проживал
Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь
не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для
подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник
должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина
России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности,
заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в
гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер,
квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки
распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по
найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый
кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть
подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать
любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.
Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика
(постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу
№ А56-14779/03).
На самом деле во время командировки работник может проживать
не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.
В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать
документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС
Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно
лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость
проживания, дата и стояла подпись.
Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут
подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их
основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в
стоимость гостиничных услуг. |