24.11.08 Бухгалтер передает дела...
Вас назначили главным бухгалтером на новое место работы. Первое, с чего стоит начать, — принять дела у предшественника. Определенных правил для этого в законодательстве нет. Поэтому вопросов у вас возникнет очень много. Как, например, документально оформить порядок приема-передачи дел? Что проверять в первую очередь? Итак, вы приступаете к работе...
Один из верных способов оценить состояние бухгалтерии — пригласить аудитора. В ходе аудиторской проверки допущенные ошибки будут выявлены и исправлены. Вы начнете работу главным бухгалтером, зная, что прошлый период бухгалтерского учета в организации не вызывает сомнений.
Этот вариант идеален, но, к сожалению, трудновыполним, поскольку требует от организации больших финансовых затрат. Руководителей, которые готовы оплатить аудиторскую проверку при смене главного бухгалтера, найдется немного. И все же постарайтесь объяснить вашему руководству, что данный шаг необходим, тем более если в организации давно не было проверок.
Если сделать это не удалось, тогда остается наиболее распространенный вариант — самостоятельная передача дел. Правда, ее способ законодательством не определен. Но с годами бухгалтеры уже отработали свою схему. Итак, первое, что необходимо сделать, — составить специальный акт приема-передачи документов. Согласно ему, бывший главный бухгалтер передает документацию по бухгалтерскому и налоговому учету.
внимание
Новый главный бухгалтер должен указать все выявленные при проверке документации недостатки, недочеты, отсутствующие документы. Иначе потом доказать то, что документ был утерян в период работы предыдущего главного бухгалтера, будет очень сложно.
Шаг 1. Составляем акт
Для начала разберемся, какие документы и за какой период вам, как новому «постовому», нужно принять по акту. Обратимся к статье 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В ней сказано, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной бухгалтерской отчетности. Поэтому и передаваться должны именно те документы, за которые он отвечает: бухгалтерская, статистическая, налоговая отчетность, учетная политика и т. д.
А поскольку все бухгалтерские документы организация обязана хранить не менее пяти лет, то и приняты по акту должны быть те, которые накопились за этот период (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов.
Если документов немного, то можно перечислить каждый из них. В противном случае целесообразно указать их папки или подшивки. Например: «Налоговая отчетность за 2007 год». Все документы должны быть сшиты, листы пронумерованы, а на передней обложке дела указано количество страниц. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. Не забудьте отразить в нем также и те документы, которые отсутствуют!
Рекомендуемый образец акта приема-передачи документов.
Акт подписывается прежним главным бухгалтером организации и вами, ее новым главбухом, затем он визируется у руководителя и заверяется печатью.
Шаг 2. Проводим инвентаризацию финансовых обязательств
Инвентаризация финансовых результатов при передаче дел обязательной не является и законодательством не определена. Но вам на новом месте она послужит одним из контрольных мероприятий, поможет лучше узнать состав дебиторской и кредиторской задолженности.
Основные цели инвентаризации — выявить состав имущества и обязательств и сопоставить их с данными бухгалтерского учета. Порядок ее проведения регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
В зависимости от того, какая часть имущества будет охвачена проверкой, различают полную и частичную инвентаризацию. Поскольку процесс инвентаризации очень трудоемкий и занимает много времени, при приеме-передаче дел можно провести выборочную проверку.
При инвентаризации финансовых обязательств подтверждаются дебиторская и кредиторская задолженность, для чего составляются акты взаимной сверки расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также с покупателями и поставщиками. Они прилагаются к акту инвентаризации расчетов как подтверждающие документы.
Не лишним будет сверить платежи и расчеты с бюджетами, расчеты с покупателями, а также с заказчиками и поставщиками организации. Отсутствие расхождений поможет при приеме дел.
Следует также получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие годы, так как в соответствии со статьей 12 Закона № 129-ФЗ такую инвентаризацию организация обязана проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Ее показатели подтверждаются данными этих актов. При их отсутствии нельзя сделать вывод о достоверности отчетности.
Шаг 3. Выявляем и фиксируем ошибки
Выявленные ошибки нужно исправить и отразить в приложении к акту о приеме-передаче дел. Поставьте в известность руководителя организации, что виноваты в них не вы, а ваш предшественник.
Обратите внимание на учет налогов, особенно тех, налоговым периодом для которых является календарный год. Допущенные бывшим главным бухгалтером ошибки повлекут искажение налоговой базы в период вашей работы главбухом. Итак...
ЕСН. Из всех начисляемых налогов в организации в первую очередь внимание нужно уделить ему. Налоговый период по ЕСН — календарный год (ст. 240 НК РФ). Это означает, что вы как новый главный бухгалтер подаете налоговую декларацию по ЕСН и за свой период работы, и за период, когда еще не работали. Поэтому вам необходимо проверить операции, связанные с начислением и уплатой этого налога, не только за последний месяц, но и с начала года.
К тому же начисленный ЕСН — это один из видов расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Так что имейте в виду, что ошибки, допущенные в начислении ЕСН, будут двойными, то есть приведут к искажению налоговой базы как по ЕСН, так и по налогу на прибыль.
Налог на прибыль. С этим налогом, как правило, ошибок связано не меньше, чем с ЕСН. Вам предстоит проверить все подтверждающие документы, налоговые регистры, а также учет, связанный с доходами и расходами. Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами, а также убедиться в их экономической обоснованности. Если расход не обоснован и не подтвержден, то налоговая база будет неправомерно занижена, и после проверки могут последовать налоговые санкции.
Налог на имущество. Проверить этот налог не так сложно, как другие. Налоговым периодом по нему также является календарный год (ст. 379 НК РФ). Проверяют его с начала года, при этом достаточно будет выяснить, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость и расчет налога. Здесь у вас не должно возникнуть проблем.
НДС. По НДС нужно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете, а также касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний отчетный период. Кроме того, убедитесь в том, правильно ли заполнены выданные и полученные счета-фактуры, журнал их регистрации, книги покупок и книги продаж.
Шаг 4. Заключительный этап
Акт подписан, все документы имеются. Что еще должен сделать главный бухгалтер? Внимательно изучить учредительные документы и учетную политику организации. Это очень важно, поскольку вы должны будете применять именно те методы учета, которые указаны в учетной политике, и руководствоваться разработанным в организации рабочим планом счетов.
Не забудьте про оформление банковских карточек с образцами подписей! Советуем известить о смене главного бухгалтера налоговую инспекцию. Хотя в законе такая обязанность не прописана, лучше ее исполнить. Для этого подойдет уведомление в произвольной форме, где указаны ваши паспортные данные и ИНН. Вышлите его заказным письмом в ФНС России, в которой организация состоит на учете, вместе с копией приказа о вашем назначении на должность.
Процедуру передачи дел можно расписывать еще очень долго. О том, что все нужно проверить при приеме дел, бухгалтер и так знает. Но на практике не всегда удается выполнить все «по пунктам». Поэтому главное, о чем стоит помнить, — это внимательность и терпение.
