Огласите весь список
В Методических указаниях по инвентаризации (утв.приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49) сказано, что основными целями инвентаризации являются: • выявление фактического наличия имущества; • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; • проверка полноты отражения в учете обязательств.
Другими словами, главная цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Инвентаризация является наиболее эффективным способом документально подтвердить наличие имущества и обязательств организации, выявить излишки или недостачу имущества, установить фактическое состояние объектов, оценить действительность отраженной в учете задолженности, а также иметь все основания для закрепления в учете необходимых корректировок.
Нормативную базу по порядку проведения, оформления результатов инвентаризации составляют следующие нормативно-правовые акты: • Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н; • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением некоторых случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Таковыми, согласно статье 12 Закона «О бухгалтерском учете» являются: • передача имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия; • составление годовой бухгалтерской отчетности (перед составлением); • смена материально ответственных лиц; • выявление фактов хищения, злоупотребления или порча имущества; • стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями; • реорганизация или ликвидация организации; • другие случаи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
К сожалению, на практике нередко решение о проведении инвентаризации принимается только по отдельным активам, в частности, по МПЗ или основным средствам. При этом забывают, что инвентаризации подлежит все имущество независимо от его месторасположения, а также все виды финансовых обязательств. Нематериальные активы, основные средства, финансовые вложения, МПЗ, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства, – все это составляет имущество организации.
Чтобы знать точную сумму задолженности, важную роль играет инвентаризация расчетов. Она позволяет во многом исключить ошибки в расчетах с покупателями и поставщиками – по кредитам или займам, с работниками, с бюджетом, с внебюджетными фондами, а также прочими дебиторами и кредиторами, которые могут быть выявлены только при налоговой проверке. Как правило, по окончании инвентаризации с контрагентами подписывают акт сверки расчетов.
«На старт... внимание…»
Для проведения инвентаризации до начала отчетного года создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации. Перед началом проверки он издает приказ с утвержденными сроками ее проведения. В нем перечисляется имущество, которое подвергается проверке, и при этом указывается состав комиссии. Приказ издают по форме № ИНВ-22 и регистрируют в журнале (форма № ИНВ-23), в котором контролируется выполнение приказов о проведении инвентаризации. В состав комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). Также в комиссию можно включать представителей службы внутреннего аудита компании независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может послужить основанием для признания результатов недействительными. До начала проверки фактического наличия имущества комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на... (дату)», что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
По отдельности
Методическими указаниями утверждены правила проведения инвентаризации следующих объектов бухгалтерского учета.
Основные средства. Особенности проведения инвентаризации таких объектов определены в пунктах 3.1–3.7 Методических указаний. При проверке ОС комиссия должна произвести осмотр объектов, занести в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Одновременно проверяются ОС, находящиеся на ответственном хранении, и арендованные. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия должна проверить наличие документов, подтверждающих нахождение объектов в собственности организации, а также наличие документов на земельные участки. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально, с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Если будут выявлены ОС, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, то составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.
Нематериальные активы. Согласно пунктам 3.8 Методических указаний при инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на их использование, а также правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.
МПЗ. Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта). При хранении материальных запасов в разных помещениях инвентаризация проводится последовательно – по местам их хранения. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не следует отражать данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний).
МПЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и приходуются только после инвентаризации. На это составляется отдельная опись под наименованием «Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В ходе проведения инвентаризации отпускаться материальные ценности могут в исключительных случаях и только с разрешения руководителя, главного бухгалтера, в присутствии членов комиссии. Кроме того, такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации».
Тара заносится в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
Денежные средства. Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. В рамках ее проведения подсчитываются не только наличные деньги, но и другие ценности, находящиеся в кассе учреждения (ценные бумаги и денежные документы: почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории и др.).
При инвентаризации денежных средств, находящихся на лицевых счетах, сверяются суммы остатков, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.
Расчеты. Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен пунктами 3.44 - 3.48 Методических указаний. Здесь анализируются расчеты с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Такая инвентаризация заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Проверке должны быть подвергнуты счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 76.5 и прочие.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, а именно – даты выдачи, целевое назначение.
Финансовые вложения. В ходе инвентаризации финансовых вложений необходимо проверить фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы. При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается правильность их оформления, реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг, их сохранность, своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Финальная сцена
Результаты инвентаризации вносятся в соответствующие описи, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Такие описи утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26. Документы заполняют от руки или на компьютере. Ошибки (во всех экземплярах) зачеркивают, а сверху пишут нужные значения. Исправления должны заверить все члены комиссии и материально ответственные лица. Пустые строки недопустимы. Если записи нет, ставится прочерк. Имущество подсчитывают (взвешивают, замеряют) в присутствии материально ответственных лиц. Если инвентаризация занимает несколько дней, то комнаты, в которых остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Там же в специальном ящике (шкафу, сейфе) должны храниться описи.
Результаты инвентаризации должны рассматриваться и анализироваться на заседании инвентаризационной комиссии. Она должна установить причины выявленных недостач и излишков имущества, а также предложить способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Данные о результатах проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в специальных ведомостях по формам № ИНВ для соответствующих активов. Например, ИНВ № 1 – для основных средств, ИНВ-3 – для МПЗ, ИНВ-17 – для инвентаризации расчетов и т. д. В случае если проведенная инвентаризация показала, что фактически активов или обязательств выявлено больше или меньше, чем отражено в учете, то в таком случае составляются сличительные ведомости. В них фиксируются документально установленные расхождения данных фактического наличия финансовых и нефинансовых активов с данными бухгалтерского учета, а также выявленные излишки и недостачи по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Эти расхождения отражаются на счетах бюджетного учета на основании пункта 3 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости и отражается в учете в составе внереализационных доходов;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются в расходы (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Илья Струев, налоговый консультант АКГ «Интерком-Аудит»
