По общему правилу хранить наличные деньги в кассе организация может только в пределах установленного банком лимита, суммы, превышающие данный размер, сдаются в банк. Многие организации во избежание превышения лимита остатка кассы на конец рабочего дня излишки оформляют как выданные в подотчет. В связи с этим возникает вопрос: есть ли риск в таком «методе» обхода кассового лимита?
Превышение лимита остатка кассы — одно из
самых распространенных нарушений кассовой
дисциплины, которое карается наложением
штрафа на должностных лиц в размере от 4000
до 5000 рублей, на юридических лиц — от 40
000 до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Проверка соблюдения кассовой дисциплины
осуществляется банками. В свою очередь
невыполнение должностным лицом учреждения
банка обязанностей по контролю за
выполнением организациями правил ведения
кассовых операций влечет наложение штрафа в
размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.2
КоАП РФ). При это банки только ищут
нарушения и сообщают о них в налоговые
органы, которые и штрафуют организации (ст.
23.5 КоАП РФ). Чтобы обойти лимит и не
налететь при этом на штраф, бухгалтеры
выдают излишки на конец дня в подотчет. Как
действует данная хитрость, решили
разобраться участники форума
www.buhgalteria.ru. Подняла эту тему
«Марина»:
«Марина»
«Знаю, что многие бухгалтеры, чтобы не
носить лишний раз деньги в банк, суммы,
превышающие установленный лимит, быстренько
направляют в подотчет, а на следующий день
или через несколько возвращают в кассу как
неиспользованный аванс. Как относятся к
такой хитрости налоговики и банкиры?»
Своим опытом поделилась «Надежда»:
«Надежда»
«Нам банк в подобной ситуации пригрозил пока
словесно. Суть дела в том, что подотчетное
лицо вернуло остаток денежных средств в
кассу, из-за этого лимит был превышен, и мы
тем же днем выдали ему новую сумму на
излишек. Банк решил, что это нарушение
кассовой дисциплины, поскольку мы должны
были сначала возвращенные деньги сдать в
банк, а потом получить наличные и выдать их
сотруднику».
К обсуждению присоединился «Павел»:
«Павел»
«Если вы будете систематически уходить от
превышения лимита данным способом, то
контролерам это, естественно, не понравится.
Однако прицепиться им будет сложно, ведь
фактически вы правомерно выдали деньги в
подотчет и правил не нарушали. Например,
сотрудник вернулся из командировки и
возвратил неистраченные деньги, в этот же
день ему выдают деньги на новую
командировку. Или выдали деньги на покупку
двери, но сотрудник не смог найти именно эту
дверь и полностью вернул сумму в кассу.
Такие ситуации сплошь и рядом. Получается,
что вы ничего не нарушаете, запрета на
повторную выдачу под отчет нет».
Действительно, придраться к такому обходу
лимита практически невозможно. Однако на
практике некоторые инспекторы придерживаются
мнения, что в допустимый лимит входят и те
деньги, что уже выданы под отчет. И на
основании этого предположения штрафуют
компании. Однако суды неоднократно ставили
инспекторов на место, указывая, что для
квалификации правонарушения как накопления в
кассе наличных денег сверх установленных
лимитов остатка кассы фактом, имеющим
юридическое значение, является наличие либо
отсутствие в кассе наличных денежных средств
в сумме, превышающей лимит остатка кассы
(постановления ФАС Западно-Сибирского округа
от 8 мая 2007 г. № Ф04-2665/2007
(33893-А27-23), Поволжского округа от 21
сентября 2006 г. № А49-2434/ 06-147ОП/28).
«Марина»
«А в случае, если мы выдаем излишек под
аванс директору, а он через день возвращает
сумму полностью, нужно составлять авансовый
отчет?»
«Надежда»
«Во-первых, разве директор не может быть
подотчетным лицом? А во-вторых, мы,
например, всегда составляем авансовый отчет,
даже в такой ситуации: так будет меньше
споров и претензий».
Действительно, некоторые не составляют
авансовые отчеты в случае возвращения в
кассу неиспользованного аванса. Они исходят
из того, что авансовый отчет — это документ,
который подтверждает расходование аванса, а
так как расхода не было, то и составлять его
нет необходимости. Оформляют при этом только
расходные и приходные кассовые ордера.
Однако такую точку зрению придется
отстаивать в суде, который может поддержать
налогоплательщиков. Так арбитры посчитали,
что не составлять авансовый отчет в связи с
возвращением полученных денежных средств в
полном объеме в кассу предприятия правомерно
(постановление ФАС Северо-Западного округа
от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04)».
Дополним свежей арбитражной практикой. В
одном из своих решений арбитры пришли к
выводу: если компания не составляет
авансовые отчеты, то она нарушает порядок
выдачи наличных, а не порядок ведения
кассовых операций, а за это штраф не
предусмотрен (постановление ФАС
Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. №
Ф03-4472/2010).
Своими «хитростями» решила поделиться новая
участница обсуждения:
«Анастасия»
«Мы всегда выдаем излишки в подотчет, чтобы
не нести суммы, превышающие лимит, в банк.
Претензий не было. Помимо этого у нас на
фирме есть еще одна лазейка. Если остаток
кассы уже превышает лимит, а срок выплаты
зарплаты уже близок, мы переводим излишки на
выплату зарплаты. Вообще-то предприятия не
имеют права накапливать в своих кассах
наличные деньги для осуществления
предстоящих расходов (в том числе на
заработную плату, выплаты социального
характера и стипендии) до установленного
срока их выплаты (п. 2.7 Положения о
правилах организации наличного денежного
обращения на территории Российской Федерации
от 5 января 1998 г. № 14-П, далее —
Положение № 14-П). В то же время предприятия
могут хранить в своих кассах наличные деньги
сверх установленных лимитов три рабочих дня
для выдачи зарплаты (п. 2.6 Положения №
14-П). При таком способе важно не нарушить
срок в три дня».
«Надежда» решила предупредить собеседников:
«Надежда»
«У контролеров есть еще один козырь в
рукаве. Для установления лимита остатка
наличных денег в кассе организация
представляет в банк расчет по форме №
0408020 (Положение № 14-П), в котором помимо
испрашиваемой суммы лимита нужно еще указать
цели расхода выручки. И если фактические
цели, прописанные в авансовых отчетах, не
совпадут с заявленными, то налицо
нарушение».
Банк смотрит на такие нарушения сквозь
пальцы и сообщать налоговикам о них не
будет, так как прямой штраф за это не
предусмотрен. Но налоговики считают иначе:
они уверены, что расходование средств на
цели, которые не согласованы с банком,
приравнивается к превышению лимита остатка
кассы, поэтому – штраф. Разрешить спор
помогут только суды, большинство из которых
поддерживают организации. Так, судьи
указали, что налоговики не вправе
оштрафовать налогоплательщика за
несоблюдение порядка хранения денежных
средств, выразившееся в их расходовании на
цели, не разрешенные банком. Нецелевое
расходование не образует состава
правонарушения, предусмотренного статьей
15.1 Кодекса об административных
правонарушениях, так как не является
хранением денег (постановления ФАС
Центрального округа от 3 октября 2008 г. №
А64-1887/08-24, ФАС Северо-Западного округа
от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007). Но
есть и арбитры, которые встают на сторону
налоговиков, указывая, что расходование
средств на цели, не согласованные с
обслуживающим банком, тождественно
превышению лимита остатка кассы, поэтому
наказуемо по статье 15.1 Кодекса об
административных правонарушениях
(постановления ФАС Поволжского округа от 21
апреля 2009 г. № А57-23412/2008, ФАС
Центрального округа от 29 августа 2008 г. №
А09-1519/08-20).
По нашему мнению, действия налоговых органов
неправомерны. Статьей 15.1 кодекса
предусмотрен закрытый перечень нарушений, по
которым предусмотрена ответственность.
Нецелевое использование наличных денежных
средств там не поименовано, следовательно,
по данной статье налогоплательщика нельзя
привлечь к административной ответственности,
другой же не предусмотрено.
Продолжила тему новая участница «Лина»:
«Лина»
«Наша компания первый год работает с кассой,
и пока никаких претензий со стороны
проверяющих не было. Но созрел вопрос: как
часто надо утверждать лимит остатка кассы и
что делать, если мы собираемся открывать
счет в другом банке?»
На помощь «новенькой» подоспела «Марина»:
«Марина»
«Лимит кассового остатка нужно согласовывать
со своим банком ежегодно (п. 2.5 Положения №
14-П). Если же вы этого не сделаете, то
лимит будет равен нулю. Получается, что
любая сумма, которая осталась в кассе на
конец рабочего дня, будет признана
сверхлимитной. А это штраф. Советую, если у
вас нет наличной выручки, но присутствуют
расчеты через кассу, все же утвердить лимит
в банке».
Лимит остатка кассы определяется исходя из
объемов налично-денежного оборота
предприятия с учетом особенностей режима его
деятельности, порядка и сроков сдачи
наличных денежных средств в учреждения
банков, обеспечения сохранности и сокращения
встречных перевозок ценностей. Если у фирмы
в течение года, например, увеличился объем
наличной выручки или расходов, изменился
объем кассовых оборотов, условия сдачи
выручки и другое, можно обратиться в банк с
просьбой пересмотра размера лимита (п. 2.5
Положения № 14-П). Действовать новый лимит
будет только с момента его утверждения
банком.
«Павел» дополнил ответ:
«Павел»
«Порядок не предусматривает утверждение
лимита остатка кассы в каждом банке. При
наличии у предприятия нескольких счетов в
различных учреждениях банков предприятие по
своему усмотрению обращается в одно из
обслуживающих учреждений банков с расчетом
на установление лимита остатка наличных
денег в кассе. После установления лимита
остатка кассы в одном из учреждений банка
предприятие направляет уведомления об
определенном ему лимите остатка кассы в
другие учреждения банков, в которых открыты
ему соответствующие счета. При проверке
данного предприятия учреждения банков
руководствуются этим лимитом остатка
наличных денег в кассе (п. 2.5 Положения №
14-П). Более того, если вы сменяете банк,
который утвердил вам лимит, то он может
сохраняться при переходе в другой банк, но
это по договоренности с последним».
«Марина»
«И это еще не все. Советую не плодить счета
в разных банках, это жутко неудобно во время
проверок. Так как каждый банк имеет право
проверить соблюдение кассовой дисциплины за
один и тот же период, приходится мотаться с
одними документами по всем банкам. А с
учетом того, что срок привлечения к
административной ответственности составляет
два месяца с момента фактического превышения
лимита остатка наличных денег в кассе, банки
частенько ''приглашают'' на проверку
(постановление Президиума ВАС РФ от 31
января 2006 г. № 10196/05)».
Хотелось бы отметить, что банк обязан
проверять кассовую дисциплину организации не
реже одного раза в два года, при этом
максимальное количество проверок не
ограничивается (п. 2.14 Положения № 14-П)».
Итак, несмотря на то, что налоговики в
поисках кассовых нарушений порой бывают
непредсказуемы, обходить лимит остатка кассы
выдачей излишка в подотчет безопасно. Но все
должно быть грамотно и своевременно
оформлено документами. Во избежание
административной ответственности можно
согласовать с банком и утвердить порядок и
сроки сдачи наличных денег с учетом режима
работы, оговорить случаи, когда
сверхлимитный остаток в кассе не будет
считаться нарушением (например, если
инкассаторы не прибыли вовремя —
постановление Президиума ВАС РФ от 5 ноября
1996 г. № 3561/96).
Если же выявлен факт превышения лимита и вас
оштрафовали, то есть шанс, что судьи
признают превышение лимита остатка кассы
малозначительным нарушением (ст. 2.9 КоАП
РФ), в связи с чем освободят лицо,
совершившее правонарушение, от
административной ответственности и
ограничатся устным замечанием (постановления
ФАС Волго-Вятского округа от 18 февраля 2010
г. № А28-17847/2009, ФАС Центрального округа
от 29 июня 2009 г. № А64-79/2009, ФАС
Уральского округа от 8 июня 2010 г. №
Ф09-4296/10-С1 по делу № А07-25478/2009).
С. Шестакова,
ведущий эксперт
