22.09.08 Отчет, который позволит много чего списать на представительские

Представительские расходы – это та статья затрат, к проверке которой налоговики подходят с особой тщательностью. Для них не секрет, что по этой статье компании часто списывают расходы, которые проблематично, а то и невозможно признать в налоговом учете, например на проведение корпоративного праздника. Поэтому, чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов. Среди них инспекторы требуют и отчет, который составляется уже после того, как проведены встреча, переговоры или иное мероприятие (см., например, письма Минфина России от 13.11.07 № 03-03-06/1/807, УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115).

Часто подразделения, ответственные за проведение мероприятия, этот документ не составляют, считая его избыточным. Мол, он всего лишь систематизирует всю информацию о проведенном мероприятии, которая прослеживается из первичных или иных документов. Но все-таки отчетом лучше не пренебрегать – без него налоговые инспекторы вообще могут отказать в признании расходов.

Содержание отчета по результатам переговоров – произвольное.

Образец отчета по результатам переговоров

Утверждаю
15.09.2009 г.
Петров К.С. Петров
директор ООО «Компания»

ОТЧЕТ
по результатам переговоров с ООО «Организация»

28 августа текущего года в головном офисе ООО «Компания» состоялись деловые переговоры с представителями ООО «Организация».

Цель встречи – обсудить возможность заключения договоров поставки оборудования на 2009 год. В результате переговоров представители компании согласовали предварительные условия поставки оборудования и подписали договор о намерениях заключить в 2009 году контракт на поставку оборудования в первом квартале 2009 года.

Со стороны ООО «Организация» в обсуждении участвовали:
– руководитель коммерческого отдела С.А. Сомов;
– руководитель производственного отдела К.Л. Петраков;
– начальник отдела доставки О.В. Симонов.

Список участников со стороны ООО «Компания» утвержден приказом от 14.08.2008 г. № 256/85.

Общая сумма затрат, которая истрачена ООО «Компания» на проведенное мероприятие (деловой завтрак, стоимость авиационных билетов для доставки партнеров в Москву и обратно, стоимость буфетного обслуживания), составила 56 025,48 рубля, в том числе НДС – 8125,36 рубля (акт на списание расходов № 128 от 08.09.2008 г.).

Руководитель коммерческого отдела Краснова К.В. Краснова

Менеджер коммерческого отдела Иванов А.Л. Иванов

08.09.2008 г.

Но отметим, что проверяющие желают видеть при проверке максимально подробный документ применительно к каждому проведенному мероприятию.

Прежде всего в отчете лучше отразить цель проведения мероприятия и перечень обсуждаемых вопросов, дата и место проведения переговоров, список всех приглашенных лиц и участников принимающей стороны. В документе можно также дать ссылку на программу мероприятия.

В отчете следует указать сумму фактически израсходованных средств. Если в компании составляют акт на списание представительских расходов, достаточно отразить только общую сумму затрат. При отсутствии акта в отчете лучше детализировать перечень затрат.

Отметим, что обоснованность представительских расходов не зависит от результативности проведенных переговоров. Поэтому даже если в итоге никакие договоры не были заключены, сумму представительских расходов можно учесть для целей налогообложения прибыли. Тем не менее в целях налоговой безопасности важно описать результаты, которые были достигнуты в ходе проведенных встреч. Например, подписаны договоры, заключены контракты о намерениях.

Но вот прямо указывать на то, что представители организации отказались подписывать договор или продлевать контракт, не нужно. Формулировки стоит смягчить. Допустим, написать, что «представители компании рассмотрят предложение о возможности заключения договора до конца текущего года».