22.08.11 Исправляем ошибки при заполнении трудовой

Как правило, при обращении с трудовыми книжками допускается немало ошибок. Записи, внесенные с нарушением правил, в дальнейшем могут повлечь много негативных последствий для сотрудника. Это невозможность доказать трудовой стаж  в пенсии или даже признание трудовой книжки недействительной. Участники форума решили обсудить, можно ли вносить изменения в трудовую и как это правильно сделать.

Согласно статье 66 Трудового Кодекса, трудовая книжка — это основной документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее-постановление № 225). Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила). В трудовую книжку вносятся сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводе его на другую постоянную работу;
• об увольнении;
• о прекращении трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (п. 5 Правил).

Записи, вносимые в трудовую книжку, производятся на русском языке и на основе соответствующих приказов. Внося их необходимо быть предельно внимательными, однако бухгалтеры или специалисты кадровых служб компаний все равно допускают ошибки. Спросить совета у участников форума решила «Анастасия»:

«Анастасия» «Здравствуйте, мною при заполнении трудовой книжки сотрудника была внесена запись о его приеме в компанию, однако, когда я перевернула страницу, обнаружила запись с предыдущего места работы. Ко всему прочему я наткнулась на несоответствие даты в трудовой с датой рождения в паспорте. Подскажите, пожалуйста, как устранить ошибки?»

На помощь к «Анастасии» пришел «Эдуард»:

«Эдуард» «В разделах трудовой книжки, содержащих данные о работе или награждении, зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. На следующей странице после всех записей с предыдущего места работы напишите, что запись под номером таким-то недействительна, и внесите сведения о принятии сотрудника на работу».

«Анастасия» «Я правильно поняла, что сначала необходимо произвести запись о том, что сведения под номером таким-то недействительны, а ниже под другим номером внести запись о приеме на работу?»

«Наталья Сергеевна» дополнила ответ «Эдуарда»:

«Наталья Сергеевна» «Пунктом 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек в разделе “Сведения о работе” зачеркивания запрещены. После последней соответствующей записи в графе 1 ставится следующий порядковый номер, и в графе 3 делается запись: “Запись под номером таким-то недействительна”. Ниже без присвоения нового номера вносят на основе приказа руководителя сведения о принятии на работу сотрудника. Исправить ошибку в дате рождения можно самостоятельно на основе паспорта сотрудника».

Если в трудовой книжке была обнаружена ошибка, стоит руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением № 225. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления в ней не допускаются. Бланк уничтожается, и заводится новый. Если же ошибка обнаружена другим работодателем, то исправление производится по месту работы, где была произведена запись либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ее ликвидации - работодателем по новому месту работы.

«Анастасия» «Нужно ли делать ссылки на документы, на основе которых вносятся изменения в трудовую, и где их писать?»

В форум вошла новая участница «Жанна»:

«Жанна» «Изменения записей об имени, фамилии, дате рождения, образовании, профессии производятся на основе подтверждающих документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об образовании и других документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается неверная дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью организации».

«Анастасия» «Спасибо всем большое за исчерпывающие ответы».

Новым вопросом в данной теме на форуме задалась «Евгения»:

«Евгения» «При приеме сотрудника на работу в нашу компанию специалистом по кадрам была обнаружена ошибка в трудовой книжке. Так, одним из предыдущих работодателей была неверно внесена запись о приеме на работу. В данный момент эта компания ликвидирована. Какими документами, кроме трудовой книжки, работник может подтвердить свой трудовой стаж?»

«Наталья Сергеевна» «В таком случае сотрудник может представить трудовые договоры, копии расчетно-платежных ведомостей и другие справки, подтверждающие работу у работодателя».

Напомним, если организация, допустившая неправильную или неточную запись в трудовой книжке ликвидирована, исправление ошибок производится работодателем по новому месту работы.

Поделиться своим опытом решила «Анна»:

«Анна» «В пункте 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, указано, что при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в ней содержатся неправильные или неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Кроме того, в Законе от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ указано, что при подсчете страхового стажа периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета».

В любом случае стаж рассчитывается по Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555. В них указано, что периоды работы или иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются документами об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом Пенсионного фонда на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Периоды работы сотрудника до регистрации его в качестве застрахованного лица, засчитываемые в страховой стаж, могут быть подтверждены документами, выданными работодателем, архивными справками. Причем такие документы должны обязательно содержать следующие данные: номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если не содержат сведений об основаниях для их выдачи.

На основании вышеприведенных норм можно сделать вывод, что к числу документов, подтверждающих трудовой стаж, относятся письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выданные соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, документы об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемые в установленном порядке территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Как показывает практика, условно ошибки можно разделить на две группы: ошибки при оформлении трудовой книжки и неточности в сведениях о сотруднике. Все еще имеются случаи, когда внесение записей о сотруднике происходит с его слов, что является абсолютно недопустимым. Ко всему прочему отсутствие на титульном листе подписи работника — является грубым нарушением законодательства. Своей росписью сотрудник подтверждает правильность заполнения титульного листа, при чем подразумевается, что он присутствовал при ее оформлении.