22.06.11 Какие документы нужно подготовить для увольнения сотрудника?

Вне зависимости от причины прекращения трудового договора, работнику кадровой службы необходимо подготовить документы по увольнению.

Существует целый ряд оснований для прекращения трудового договора:

- по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ);

- истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ);

- расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ);

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 71, 81 ТК РФ);

- перевод работника к другому работодателю, по письменному заявлению самого работника (ст. 72.1 ТК РФ);

- при изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ);

- расторжение договора по основаниям, перечисленным в статье 75 Трудового кодекса;

- прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);

- при нарушении правил заключения трудового договора (ст. 84 ТК РФ).

Однако вне зависимости от оснований увольнения кадровику необходимо проверить и заполнить необходимые документы, а бухгалтеру «подобрать хвосты», которые числятся за сотрудником.

Спросить совета у участников форума решила «Эльга»:

«Эльга»

«Здравствуйте, помогите, пожалуйста, разобраться: я в организации бухгалтер, у нас уволился кадровик, и директор поручил теперь мне заниматься кадрами. В понедельник увольняется сотрудник. Какие документы мне надо проверить, чтобы везде была его подпись, и вообще какой пакет документов необходимо собрать по уволенному сотруднику?»

На помощь к «Эльге» пришел «Александр»:

«Александр»

«Я бы на вашем месте начал с самого начала. То есть проверил бы наличие документов на прием сотрудника на работу и их заполнение и ведение в течение всего срока действия трудового договора. А дальше уже можно заниматься подбором документов на увольнение».

«Ольга» дополнила ответ «Александра»:

«Ольга»

«Итак, вам необходимо проверить документы по приему на работу: заявление и приказ о приеме на работу. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись с правилами внутреннего распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью. На основании приказа производится запись в трудовую книжку работника. Далее на работника заводится личная карточка. Следует проверить также дополнительные соглашения к трудовому договору при их наличии».

К обсуждению присоединилась «Инга»:

«Инга»

«При увольнении кадровику следует проверить: заявление и приказ о расторжении трудового договора. Также к приказу могут прилагаться документы, на основании которых прекращается трудовой договор. Оформляется запись в трудовой книжке. В свою очередь сотрудник должен поставить подпись в трудовой книжке о том, что ознакомлен с записями, и в журнале учета движения трудовых книжек о том, что ее получил».

К документам, которые прилагаются к приказу на увольнение, могут относиться: акт или иной документ — результат аттестационной комиссии, который подтверждает несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации; в случае прогула — объяснительная записка или акт о непредставлении объяснений; при появлении работника на работе в состоянии алкогольного опьянения — медицинское заключение, свидетельские показания.

Какие именно документы будут прилагаться к приказу об увольнении, зависит от причины увольнения.

«Эльга»

«Где именно и как написать, что с записями ознакомлен?»

«Инга»

«Под последней записью: ознакомлен Иванов И.И., подпись».

«Олег»

«Коллеги, подскажите, пожалуйста, можно ли вести личную карточку в электронном виде?»

«Эльга» «Я тоже задавалась этим вопросом. Оказывается, нельзя. Прежде всего потому, что законодательством не предусмотрена такая возможность. При приеме на работу личная карточка может быть создана в электронном виде, но потом ее необходимо распечатать и ознакомить с ней работника под роспись.

Дело в том, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). А так как в электронном виде работник не сможет завизировать запись должным образом, то вести карточку формы № Т-2 следует в бумажном виде».

«Ольга»

«Мы еще уволенным на основании их заявления выдаем справки 2-НДФЛ и справку о зарплате за два года».

Работодатели обязаны выдать физическому лицу (бывшим сотрудникам либо действующим) по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). Новая форма справки 2-НДФЛ вступила в силу с 10 января 2011 года, утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. Срок выдачи справки законодательством не установлен. Однако можно сослаться на статью 62 Трудового кодекса «Выдача копий документов, связанных с работой», в которой говорится, что работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Можно предположить, что этот срок действует и на выдачу справки 2-НДФЛ.

Так как по новым правилам пособие по временной нетрудоспособности исчисляется исходя из среднего заработка, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, то работнику лучше при увольнении выдать справку, так как рано или поздно он за ней вернется. Для получения справки работник должен представить бывшему работодателю письменное заявление. В свою очередь бывший работодатель обязан выдать справку о сумме заработка не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Форма справки и порядок ее заполнения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. № 4н. Выдавать справку по запросу работника законодательство обязывает с 1 января 2011 года.

«Ольга»

« ''Эльга'', помимо кадровых документов следует знать, является ли увольняемый человек материально ответственным лицом или нет. Если является, пока он не ушел, нужно провести инвентаризацию. Ведь причиной проведения инвентаризации материальных ценностей является смена материально ответственных лиц (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Сроки проведения инвентаризации законодателем не установлены, но в интересах работодателя провести инвентаризацию в двухнедельный срок с момента подачи работником, заявления о расторжении трудового договора. Учтите, что инвентаризация должна проводиться в присутствии материально ответственного лица, поэтому после увольнения сотрудника инвентаризацию провести не получится. Соответственно на момент увольнения работника и выдачи ему трудовой книжки в организации должны быть документы о проведенной инветаризации.

Если будут выявлены недостачи, работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба, вне зависимости от того, что сотрудник уволился.

«Инга»

«Но и это еще не все дела, которые следует сделать перед увольнением. Вы как бухгалтер должны проверить все расчеты с данным работником. Нужно начислить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие в случае, если он сокращен. Также следует подобрать все ''хвосты'' по авансовым отчетам и командировочным. Как видите, работы по одному сотруднику много как у кадровика, так и у бухгалтера».

«Эльза»

«Спасибо всем большое, получила исчерпывающий ответ».

 «Олег»

«Беспокоит еще такой момент: сотрудник не сдал обходной лист с подписями. Вправе ли мы не выдавать ему трудовую книжку в день увольнения до момента сдачи обходного листа?»

«Александр»

«Нет, вы не вправе удерживать трудовую книжку. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать ее на руки работнику (ст. 84.1 ТК РФ). Причем законодательство не обязывает работника перед получением книжки проходить и подписывать обходной лист. Учтите, что за задержку окончательного расчета и выдачи книжки, в том числе из-за отсутствия обходного листа, возможно наложение штрафа на организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). За задержку выдачи трудовой книжки, внесение в нее неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок».

В форум вошла новая участница «Елена»:

«Елена»

«Три месяца назад уволился руководитель финансового отдела. Сейчас он обратился к бывшему работодателю с письменным заявлением о представлении ему характеристики. Можем ли мы отказать в данной просьбе?»

«Ольга»

«Работодатель обязан выдать бывшему сотруднику характеристику. Причем не важен период, который прошел после его увольнения. Как гласит статья 62 Трудового кодекса, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Перечень документов является открытым. Характеристика является персональными данными работника, который имеет полный доступ к ним (ст. 85 ТК РФ, ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»).

«Елена»

«Можем ли мы такие документы, как справка 2-НДФЛ, характеристика работника, справка о зарплате за два года, передать не лично сотруднику, который запрашивал их, а его брату? Дело в том, что бывший сотрудник позвонил в организацию и попросил передать все документы его брату. Можем ли мы их ему отдать?»

«Александр»

«Все эти документы содержат персональные данные работника, которые не могут быть разглашены работодателем другим лицам, даже родственникам. Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (ст. 88 ТК РФ)».

В письменном согласии работника следует указать: Ф.И.О. сотрудника, паспортные данные, Ф.И.О уполномоченного лица на получение документов, его паспортные данные, причина передачи документов третьему лицу, перечень документов, которые вправе забрать представитель. Может также быть указан срок, в течение которого действует письменное согласие. Обязательно следует проставить дату и подпись сотрудника.

Работодателям следует помнить, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности (ст. 90 ТК РФ).

И. Моськина, налоговый консультант