Грубо оштрафуют и лишат вычетов

Содержание Книги покупок практически полностью совпадает по сумме налоговых вычетов с проводками по дебету счета 68 субсчет «Расчеты по НДС» и соответственно кредиту счета 19. Это обстоятельство позволяет налоговикам объявить Книгу покупок регистром бухгалтерского учета, неточности заполнения которого трактуются как грубое нарушение (штраф по ст. 120 НК – 5 и 15 тысяч рублей).

Подборка арбитражных постановлений, в которых судьи относят Книгу покупок то к регистрам бухгалтерского, то, наоборот, налогового учета, может занять не одну страницу. Мнения арбитров нередко расходятся даже в пределах одного округа, например Северо-Западного.

Некоторые демонстрируют завидное постоянство. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа полностью на стороне фирм. В его постановлениях можно прочесть: «при наличии первичных документов, подтверждающих приобретение, оприходование и оплату товара, фирму нельзя лишать налоговых вычетов за отсутствие (неправильное ведение) Книги продаж и штрафовать за грубое нарушение правил бухгалтерского учета». Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа не согласен с московскими арбитрами и всегда принимает сторону налоговиков.

Найти фирму, у которой бы не было Книги продаж, довольно сложно. А вот обнаружить нарушения в имеющейся – проще простого. Сколько инспекторов, столько и мнений по заполнению Книги покупок.

Чтобы сохранить нервы, постарайтесь каждый спорный момент подстраховать лишней бумажкой и, в идеале, ответом официальных инстанций на ваш запрос. Оправдания, что, мол, вы пользуетесь стандартной версией популярной бухгалтерской программы, не пройдут – обязательно проверяйте и анализируйте все, что она выдает на печать.

Бесформенный регистр

Неискушенный бухгалтер на вопрос «Где учитываются счета фактуры?» без запинки ответит: «В Книге покупок и Книге продаж!» Искушенный заглянет в 169-ю статью Налогового кодекса, посвященную счетам-фактурам. Ее 8-й пункт и конкретизирующие его Правила (утверждены постановлением Правительства от 12 декабря 2000 г. № 914) определяют четкий порядок.

Первый шаг – регистрация в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур, а затем уж Книга покупок или Книга продаж. При этом журналы учета счетов-фактур – не просто подшивка полученных и выданных счетов-фактур, а прежде всего хронологические реестры, прошнурованные и пронумерованные.

В каком виде их вести – дело ваше, стандартные бланки до сих пор не утверждены. Если форма есть в компьютерной программе, распечатайте ее и приложите к приказу об учетной политике для целей налогообложения.

В учетной политике можно указать и на то, что журналы вы будете заполнять в электронном виде с ежемесячной распечаткой. Вполне вероятно, это избавит вас от споров с налоговиками. Дело в том, что Правила не оговаривают возможность электронного заполнения журналов.

Налоговики вполне могут придраться к этой формальности, если Минфин не скажет своего веского слова. Такая картина уже наблюдалась с Книгой доходов и расходов упрощенцев.

Библиотечный каталог

Первичная регистрация счетов-фактур при вдумчивом изучении правил выглядит так. Получил или выписал счет-фактуру – внеси запись в соответствующий журнал и подшей счет-фактуру в скоросшиватель. Эти подшивки не перекомпоновываются, и всегда есть возможность, следуя хронологии, обнаружить нужный документ.

На практике так почти никто не делает. Журналы учета счетов-фактур представляют собой временные папки для хранения документов, которые постепенно перекочевывают в подшивку к Книге покупок или продаж.

Налоговиков такое поведение фирм вполне устраивает. Фактическое наличие счетов-фактур можно легко проверить, сверяя первичку с записями в Книгах покупок и продаж. А чтобы окончательно облегчить проверку, счетоводы решили придерживаться старого бухгалтерского правила «одна запись – один документ». То есть при каждой частичной оплате счет-фактуру копируют на копировальном аппарате, на ее обратной стороне указывают реквизиты проплат, и она благополучно оказывается в подшивке.

Мнения расходятся лишь по вопросу хранения оригинала счета-фактуры, выписанного на авансовый платеж. Любителям снимать копии можно порекомендовать хранить оригинал в подшивке к Книге покупок, хотя первоначально он регистрируется в Книге продаж. Копия вызовет меньше вопросов, если будет затрагивать не формирование налоговых вычетов, а НДС к уплате.

Какой бы из способов хранения счетов-фактур вы ни выбрали, вас ждут неприятности, если ваш конек – идеально ровные края документов, подшитых в папки. Отверстия дырокола могут оказаться на номере или дате счета-фактуры от поставщика. Их уничтожение инспекторы расценят как недействительность документа. Пусть уж лучше ваша подшивка будет немного растрепанной. Главное, чтобы края документов не выходили за границы скоросшивателя.

Досье к книге вопросов

Тратить массу усилий на поиск ответов по заполнению Книги продаж – пустое занятие. Для налогового инспектора важно ее наличие, не более того. НДС с выручки он будет проверять не по Книге, а по банковскому счету, кассе и актам взаимозачетов.

Другое дело – Книга покупок. Проблемы заполнения этого фискального документа нужно решать сразу. Не смотря на то что налоговики объявляют ее регистром бухгалтерского учета, Книга, увы, не госкомстатовский документ. Это означает, что вы должны принимать ее такой, как она есть, и не добавлять дополнительные графы, пока их не упомянут в специальном письме.

В случае если счет-фактура пришел позже «пяти дней с момента отгрузки», хронологический порядок обязательно нарушится. Многих бухгалтеров такая ситуация не смущает. Более того, нередко счета-фактуры, полученные от поставщиков, на время кладут под сукно, чтобы в декларации по НДС не появилась сумма к возмещению из бюджета. Это гарантирует фирме повышенное внимание налоговиков и высокую вероятность камеральной проверки.

Чтобы лишний раз не ходить в родную инспекцию, бухгалтер пишет на счете-фактуре: «Получено нужного мне числа сего года, подпись» и спокойно указывает эту дату в графе 2 Книги покупок.

К сожалению, инспектор-формалист может отказать в вычете по «опоздавшему» счету-фактуре. Акт выездной налоговой проверки будет звучать примерно так: «Бездействие фирмы по восстановлению суммы вычетов в периоде фактического выставления счета-фактуры поставщиком и неподача уточненной налоговой декларации за прошлый период привели к завышению налоговых вычетов в таком-то квартале (месяце) сего года на энную сумму и соответственно к занижению налоговых платежей». Разумеется, с пенями и штрафом.

Оказавшись между угрозой камеральной проверки и будущими штрафами из-за несвоевременно учтенного счета-фактуры, попробуйте исправить положение. При небольшом объеме документов, возможно, имеет смысл действительно подать уточненную декларацию и перепечатать Книгу покупок.

В этом случае вам по-прежнему грозит камеральная проверка, но вы регулируете ее начало датой сдачи уточненной декларации. Появится дополнительное время, чтобы, к примеру, заменить факсовые копии на оригиналы счетов-фактур.

Есть и другой вариант. Налоговикам трудно будет спорить, если вы обезопасите себя оправдательными документами по каждому факту расхождения дат. Идеальное оправдание – конверт с почтовым штемпелем, который четко указывает, что поставщик долгое время держал счет-фактуру у себя. Подойдут также ваши служебные записки руководству фирмы об отсутствии счетов-фактур и объяснительные сотрудников, ответственных за доставку документов в бухгалтерию.

Досье с аналитикой расхождения дат заставит руководство и сотрудников постепенно осознать важность счетов-фактур. Как только это произойдет, вы перестанете перепечатывать многостраничную Книгу покупок по нескольку раз.

Наталья ЛЕЙМАН