21.04.10 Порядок документального оформления приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Михаил Беспалов
Эксперт журнала
В течение трех дней со дня окончания срока, на
который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан
отчитаться по ним, для этого он должен представить в
бухгалтерию авансовый отчет. Помимо платежных
документов к авансовому отчету сотрудник должен
приложить документы, подтверждающие покупку,
например, это могут быть товарные чеки, накладные,
акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д. При
этом сотрудник не должен оформлять авансовый отчет,
если он вернул всю полученную подотчетную сумму.
Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации необходимо выдать ему доверенность. Ее можно выписать по форме №М‑2 или №М‑2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а).
Отметим, что не обязательно выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации. Законодательство не содержит такого требования. Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст.172 НК РФ).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру. Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, то поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003г. №03-1-08/2963/11-АЛ268.
Далее подчеркнем, что можно выдать подотчетному лицу доверенность в произвольной форме. Использовать доверенность в произвольной форме можно, если сотруднику поручено подписать акт о приемке услуг или работ для организации (например, он едет на консультацию к юристу). Это объясняется тем, что форма №М‑2 используется только при получении материальных ценностей (п. 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). При этом доверенность в произвольной форме должна содержать ряд обязательных реквизитов – дату оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55, рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н). Типовая форма авансового отчета №АО-1, используемая коммерческими организациями, утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55. Для бюджетных организаций типовая форма авансового отчета № 0504049 утверждена приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н.
При этом нельзя составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца, если в течение месяца деньги выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го, 10-го числа и т.д.). Выдать деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс (абз. 4 п. 11 Порядка ведения кассовых операций). При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется.
Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций. Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Это подтверждает и арбитражная практика (постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. №А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. №А21-8287/04-С1).
При представлении авансового отчета на его лицевой стороне сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т.д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им (заполняет графы 1–6). Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Отметим, что сотрудник не должен оформлять авансовый отчет, если он вернул всю полученную подотчетную сумму. Ведь авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55, рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н). Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, то никаких расходов у организации не возникает. При этом на полученную сумму необходимо составить приходный кассовый ордер формы №КО–1. В строке «Основание» этого документа следует написать: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
При поступлении авансового отчета необходимо заполнить в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передать ее сотруднику.
При проверке авансового отчета, оформленного сотрудником, необходимо убедиться в том, что соблюдены два условия. Во-первых, следует проконтролировать целевое расходование денег. Для этого необходимо обратиться к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравнить цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению. Во-вторых, необходимо убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления.
Если сотрудник расплатился наличными, то подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Подчеркнем, что можно принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ). Ведь сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. №29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы №КО‑1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227‑05).
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д.
Также отметим, что можно принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека). Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. №Ф04/953-206/А45-2004). Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт формы №М‑7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ, п. 3 Инструкции № 148н).
Далее проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).
Рассмотрим пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации. Так 16 апреля 2010 года сотруднику было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации. 19 апреля 2010 года работник принес приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет на 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.). Бухгалтер компании выдал сотруднику расписку о том, что отчет принят к проверке. В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет.
В целом изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен:
– для коммерческих организаций – указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55;
– для бюджетных организаций – рекомендациями, утвержденными приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н.
Источник: http://www.rosbuh.ru
