Безупречно составить справку по форме 2-НДФЛ за 2010 год, руководствуясь лишь официальными рекомендациями ФНС России, сложно. Приводим ситуации, в которых риск ошибки особенно велик. И способы свести его к минимуму.
1. Адреса сотрудника нет в классификации
В разделе 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода» есть пункт 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации». Заполняя его с помощью специальной программы, бухгалтер выбирает адрес сотрудника из содержащегося в ней классификатора адресов. Бывает, что населенного пункта, который указан в документах работника, в этом классификаторе нет.
Тогда, если ввести настоящий адрес из документов, программа сообщит об ошибке. Опасаясь, что такая справка не будет принята, бухгалтер может схитрить и выбрать в классификаторе похожее название населенного пункта. Предупреждаем: при этом способе вопросы со стороны ИФНС не исключаются. Если данные о гражданине когда-нибудь уже подавались, несоответствие будет обнаружено. И инспекторы потребуют представить уточнения.
Как поступить. Вбить нужное название населенного пункта в программу можно вручную, без помощи классификатора. Например, в программе «ПФР (CheckXML) + 2 НДФЛ» справки о доходах с такими «неформатными» адресами записываются в файл без проблем.
2. Отпускные выплачены за разные месяцы
Трудности с заполнением справки могут возникнуть и в ситуации, когда отпуск сотрудника приходится на два разных месяца. Например, в августе 2010 г. сотрудник получает отпускные за дни отдыха в августе и сентябре.
Распределять доходы по месяцам Рекомендации по заполнению справки (приложение к форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@) требуют в соответствии с датой фактического получения дохода. Определять его нужно по правилам статьи 223 Налогового кодекса РФ. Какую дату считать днем фактической выплаты отпускных, в этой статье не уточняется.
Некоторые бухгалтеры считают, что в данном случае действуют те же правила, которые применяются по отношению к вознаграждениям за выполнение трудовых обязанностей. Датой фактического получения таких доходов положено считать последний день месяца, за который они начислены (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Подтверждения этому предположению бухгалтеры находят в Трудовом кодексе РФ. Из него можно сделать вывод, что средний заработок, который выплачивается работнику за период отпуска, – это часть оплаты труда.
Как поступить. В настоящее время официальная позиция чиновников по этому поводу такова. Вся сумма отпускных должна быть указана в поле того месяца, в котором она выплачена сотруднику фактически (письмо Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49, письмо ФНС России от 9 января 2008 г. № 18-0-09/0001). Распределять эту сумму между месяцами, в которых сотрудник отдыхал, не нужно. Руководствоваться этим подходом налоговая служба рекомендует в справке 2-НДФЛ. Дело в том, что ФНС России не причисляет отпускные к доходам за выполнение трудовых обязанностей. И считает, что определять дату их фактического получения нужно по правилам подпункта 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ – в день выдачи денег сотруднику. Несмотря на то что этот вывод неоднозначен, проблем будет меньше, если применять на практике подход инспекторов. Арбитражная практика на эту тему противоречива.
3. В справочнике не предусмотрен код для дохода
Выбирать коды доходов нужно из справочника «Коды доходов», который приведен в приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. К сожалению, в этом справочнике указаны не все виды существующих доходов. В частности, отдельные коды не присвоены компенсациям за неиспользованный отпуск. Между тем в справочнике «Коды доходов» есть специальный код для сумм отпускных выплат. Суммам компенсаций за неиспользованный отпуск некоторые бухгалтеры присваивают именно этот код. Заметим, что раньше многие налоговые инспекторы с этим соглашались.
Как поступить. Сейчас в ФНС России считают, что компенсации за неиспользованный отпуск нужно указывать в справке 2-НДФЛ с кодом 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380@). Если вы хотите избежать претензий, руководствуйтесь именно этим правилом.
Этот же код логично применять и к таким, не
упомянутым в справочнике доходам, как:
– компенсации за использование в служебных
целях личного имущества;
– премии, которые не связаны с результатами
труда (например, к юбилеям или праздникам);
– сверхнормативные суточные;
– дополнительные страховые взносы на
накопительную часть трудовой пенсии;
– увеличение доли номинальной стоимости
долей уставного капитала (письмо ФНС России
от 29 октября 2008 г. № 3-5-04/652@)).
4. Сотрудник получал выплаты, освобожденные от НДФЛ
Ошибка может возникнуть, если помимо заработной платы и других выплат, с которых удерживают НДФЛ, сотрудники получают от компании доходы, которые от этого налога освобождены. В частности, к ним относятся пособия по беременности и родам и выходные пособия при увольнении.
Освобожденные от НДФЛ выплаты работникам, как правило, начисляют и выдают вместе с заработной платой. Поэтому может показаться, что эти выплаты тоже должны быть отражены в справке 2-НДФЛ. Однако это не так.
Как поступить. Отдельной графы для выплат, освобожденных от НДФЛ, в справке 2-НДФЛ не предусмотрено. Оснований же для того, чтобы отражать их в разделе 3, тоже нет. Чиновники из Минфина России подтвердили это в письме от 4 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/109.
5. Сотрудник получал доходы не во всех месяцах года
Допустим, в январе, феврале и марте сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком и никаких налогооблагаемых доходов у нее не было. С апреля она вышла на работу и стала получать зарплату. В январе–марте эта сотрудница свое право на стандартные вычеты не использовала. Можно ли их предоставить в последующих месяцах, когда у нее появился доход?
Некоторые налоговые инспекторы уверены, что нельзя. Дело в том, что четкой нормы, которая разрешала бы перенос стандартных вычетов внутри года, в Налоговом кодексе РФ нет. Например, в подпункте 3 пункта 1 статьи 218 кодекса просто сказано, что стандартные налоговые вычеты в размере 400 руб. полагаются сотруднику за каждый месяц налогового периода.
Как поступить. По нашему мнению, вычеты за «недоходные» периоды переносить на последующие месяцы года можно. То есть в справке 2-НДФЛ есть основания указывать в том числе и те вычеты, которые относятся к таким месяцам. Ведь налоговая база по НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом за налоговый период (п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Заметим, что Минфин России придерживается именно этой позиции (см. письмо от 19 августа 2008 г. № 03-04-06-01/254).
К сожалению, назвать данный подход абсолютно безрисковым нельзя. Поэтому на практике некоторые бухгалтеры перестраховываются. И не предоставляют сотрудникам вычеты за «недоходные» месяцы. Арбитражная практика на эту тему в настоящее время противоречива. Судебные решения существуют как в пользу налогоплательщиков (см. постановление ФАС Поволжского округа от 23 ноября 2006 г. № А57-28722/05-35), так и в пользу инспекторов (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2007 г. № А19-19632/06-Ф02-1816/07).
6. Сотрудник не принес новое уведомление на остаток имущественного вычета
Предположим, в 2009 году сотрудник представил в бухгалтерию уведомление на имущественный вычет. Но указанную в нем сумму в 2009 году полностью не использовал. В 2010 году новое уведомление на остаток вычета он не приносил.
Заметим, что в подпункте 2 пункта 1 статьи 220 Налогового кодекса РФ не сказано, что уведомление на имущественный вычет может распространяться только на один календарный год. Поэтому бухгалтер может решить, что не использованную в 2009 году сумму вычета есть основания предоставить в 2010 году – по старому уведомлению. Предупреждаем – такой подход приведет к обвинениям в занижении налога.
Как поступить. Уведомления на получение имущественного вычета у работодателя, которые налоговые инспекции выдают в настоящее время, действуют только в течение одного календарного года (письмо Минфина России от 27 января 2011 г. № 03-04-05/7-37). Этот год указывается на бланке уведомления. Если в течение года сумма вычета полностью не использована, сотрудник может обратиться в налоговую инспекцию за новым уведомлением. В нем должен быть указан остаток вычета и календарный год, в котором этот вычет может быть предоставлен.
7. В 2009 году выплачены доходы прошлого года
Одна из ситуаций, в которой важно не ошибиться, заполняя справку 2-НДФЛ, – зарплата или другие вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей начислены в 2010 году, а выданы в 2011-м. Либо на момент подачи справки не выплачены вообще.
Налоговые агенты удерживают НДФЛ «непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате». Так сказано в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Прочитав этот пункт, некоторые бухгалтеры делают вывод – раз зарплата 2010 года по состоянию на 1 января не выплачена, налог нужно считать неудержанным. И соответственно показывать его сумму в графе 5.4 справки не надо. Однако сотрудники ИФНС соглашаются с этим не всегда.
Как поступить. В справке 2-НДФЛ следует указывать данные о всех суммах заработка, которые начислены за 2010 год. Независимо от того, были ли они выплачены фактически. Ведь дата фактического получения зарплаты – последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ).
Теперь что касается сведений об удержанных суммах налога. Допустим, сумма задолженности по зарплате за 2010 год выплачена в 2011 году – до того, как составлена справка 2-НДФЛ. В этом случае сумма исчисленного налога на дату заполнения справки фактически удержана (при выплате зарплаты). Поэтому налоговые инспекторы считают, что она должна быть отражена в пункте 5.4 «Сумма налога удержанная». Несмотря на то, что налог был удержан не в 2010-м, а в 2011 году.
Если же на момент составления справки заработная плата выдана не была, оформление будет другим. Пункт 5.4 в этом случае нужно оставить незаполненным. А сумму неудержанного налога указать в пункте 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».
8. «Незарплатные» доходы за 2010 год выплачены в 2011 году
Ошибиться можно и с «незарплатными» доходами (отпускными, непроизводственными премиями, дивидендами, выплатами по гражданско-правовым договорам и т. п.), если они начислены в 2010 году, а выплачены в 2011-м (или не выплачены вообще).
Для всех денежных доходов (кроме зарплаты) датой фактического получения считается день выплаты дохода. Это может быть день, когда доход выдан из кассы или перечислен на счет гражданина в банке (или на какой-либо другой указанный им счет). Об этом сказано в пункте 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ. Соответственно, суммы налога, исчисленные с таких доходов, должны быть удержаны именно в этот день. Даже если они начислены намного раньше. Помните об этом, заполняя справку 2-НДФЛ.
Как поступить. В справке 2-НДФЛ указывается информация о фактически полученных доходах. «Незарплатные» доходы, которые начислены в 2010 году, а выплачены в 2011-м, к таковым не относятся. Поэтому отражать сведения о них в справке за 2011 год не надо. Ни в раздел 3, ни в раздел 5 справки они войти не должны.
9. НДФЛ удержан с сотрудника не полностью
Предположим, в 2010 году по ошибке работнику предоставили лишние стандартные вычеты. Бухгалтер заметил это лишь в 2011 году, составляя справку 2-НДФЛ. Как правило, обнаружив такую ошибку, бухгалтер сразу же ее исправляет. То есть в 2011 году доначисляет сотруднику НДФЛ и удерживает этот налог из суммы ближайшей выплаты. Но нужно ли указывать этот налог в разделе 5 справки 2-НДФЛ? И если да, то в какой именно графе? Ответа на него в Рекомендациях по заполнению справки нет.
Как поступить. Мнение налоговой службы на эту тему таково. Если сумма доначисленного налога удержана с сотрудника до составления справки за 2010 год, ее следует отразить в пункте 5.4 «Сумма налога удержанная». Тот факт, что налог был фактически удержан в 2011 году, значения не имеет.
Другое дело, если до подачи справки налог удержан не был. В этом случае его сумму нужно указать в пункте 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».
10. С сотрудника удержаны лишние суммы НДФЛ
Составляя справку 2-НДФЛ, бухгалтер обнаружил, что сумма удержанного с сотрудника налога по ошибке завышена. Например, из-за того, что в 2010 году предоставлены не все стандартные вычеты. Как правило, в этой ситуации бухгалтер пересчитывает налоговую базу и возвращает сотруднику излишне удержанную сумму налога. Или засчитывает ее в счет будущих платежей.
Как поступить.
Налоговая служба рекомендует делать так.
Если компания успела зачесть (вернуть) налог
до составления справки, указывать в ней
сумму переплаты за 2010 год не надо. Но
учтите – эту сумму необходимо будет отразить
в справке о доходах за 2011 год в графе 5.6.
Еще один момент. Если работник произведен
перерасчет налога за предшествующие
налоговые периоды в связи с уточнением
налоговых его обязательств, то необходимо
оформить и представить в налоговый орган
уточненную Справку. Оформляя новую форму
2-НФДЛ взамен поданной ранее, в
соответствующих полях укажите номер ранее
представленной Справки, новую дату
составления Справки. Именно так рекомендуют
поступать чиновники из ФНС России в письме
от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2975.
