С 1 января 2011 года действует новый порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. Однако форма и порядок заполнения больничного листа, который является основным документом для назначения и выплаты указанных пособий, не изменились. Разберемся, как заполнить больничный лист с учетом новых норм законодательства
Форма больничного листа, которая применяется в настоящее время, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172. Она разработана применительно к прежним правилам назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, а значит, не учитывает новшества в порядке расчета указанных пособий с 2011 года. В связи с этим ФСС России выпустил письмо от 24.12.2010 № 02-03-10/05-14557, в котором разъяснил, как оформлять оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности с 1 января 2011 года.
Прежде чем рассмотреть этот порядок, напомним основные изменения, внесенные Федеральным законом от 08.12.2010 № 343-ФЗ в Правила исчисления названных пособий, установленные Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ), которые необходимо учитывать бухгалтеру при заполнении больничных.
Основные изменения в расчете и выплате пособий
Одна из главных поправок — новый порядок исчисления среднего заработка, исходя из которого определяются суммы пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. С 2011 года средний заработок рассчитывается за два календарных года, предшествующих календарному году, в котором наступил страховой случай (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Исключение из этого порядка установлено для женщин, которые в данный период находились в отпуске по беременности и родам и (или) по уходу за ребенком. Они вправе подать работодателю заявление с просьбой заменить один год или оба года, в которых они были в указанных отпусках, предшествующим календарным годом (годами) в целях расчета среднего заработка. Такая замена может быть произведена при условии, что она приведет к увеличению размера пособия.
Обратите внимание: при исчислении среднего заработка по новым правилам он, как и прежде, не должен превышать предельную величину, установленную Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Эта величина учитывается за каждый календарный год. Напомним, что в 2010 году она составляла 415 000 руб. Это же значение применяется при исчислении среднего заработка за 2009 год и более ранние периоды. Об этом сказано в пункте 2 статьи 2 Федерального закона № 343-ФЗ. Причем в целях сравнения среднего заработка с предельной величиной нельзя суммировать значения и сравнивать их за два года, поскольку в ряде случаев это может привести к ошибке.
Пример 1
Сотрудник ООО «Квадро» представил больничный лист для получения пособия по временной нетрудоспособности за время болезни в январе 2011 года. Заработок сотрудника составил в 2009 году — 395 000 руб., а в 2010 году — 421 000 руб. При расчете пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер ООО «Квадро» сравнил заработок за каждый календарный год с предельной величиной. Выплаты за 2009 год не превышают максимальной величины, поэтому для расчета пособия принимается весь заработок, то есть 395 000 руб. Заработок за 2010 год больше установленной предельной величины на 6000 руб. (421 000 руб. – 415 000 руб.), поэтому для расчета пособия берется сумма 415 000 руб.
Таким образом, средний заработок за два календарных года, который учитывается для исчисления пособия по временной нетрудоспособности, составил 810 000 руб. (395 000 руб. + 415 000 руб.).
Если сравнивать соответствующие значения суммированием за два года, превышения не получится, так как предельная величина будет равна 830 000 руб. (415 000 руб. + 415 000 руб.), а средний заработок — 816 000 руб. (395 000 руб. + 421 000 руб.). Следовательно, это приведет к неправильному расчету и выплате пособия по временной нетрудоспособности и соответствующим негативным последствиям при проверке организации Фондом социального страхования.
Изменились правила расчета и среднего дневного заработка. Он определяется путем деления заработка для исчисления пособия за два года на фиксированную величину 730 (ч. 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Напомним, что до 2011 года заработок за 12 предшествующих календарных месяцев делился на число дней, за которые этот заработок был начислен.
Кроме того, с 2011 года по-другому исчисляется средний заработок для работников, которые не имели заработка в течение двух лет, предшествующих наступлению страхового случая, либо этот заработок за полный календарный месяц был меньше МРОТ, установленного законодательством. При расчете пособий таким лицам средний заработок принимается равным МРОТ на день наступления страхового случая. Средний дневной заработок в данном случае рассчитывается следующим образом. МРОТ нужно умножить на 24 и разделить на 730. Также по-новому рассчитывается средний заработок у сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени. Этот показатель определяется пропорционально продолжительности рабочего времени сотрудника.
Обратите внимание: изложенный выше порядок определения среднего заработка и исчисления пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам применяется к страховым случаям, наступившим с 1 января 2011 года. По страховым случаям, наступившим до 1 января 2011 года, расчет пособия делится на две части. За период до 31 декабря 2010 года сумма пособия определяется по старым правилам. За период с 1 января 2011 года до дня окончания страхового случая сумму пособия нужно рассчитывать по старым и новым правилам. Работнику выплачивается наибольшая сумма исчисленного пособия.
С 2011 года изменилось количество дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет средств работодателей. Теперь работодатель обязан оплачивать три дня болезни (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ). Ранее оплате за счет средств организации подлежали два дня временной нетрудоспособности.
Заполнение больничного листа
Учитывая названные выше поправки, внесенные в Закон № 255-ФЗ, ФСС России рекомендует заполнять таблицы «Сведения о заработной плате» и «Причитается пособие» раздела III оборотной стороны бланка листка нетрудоспособности следующим образом.
Таблица «сведения о заработной плате»
В графе «Расчетный период для исчисления пособия» указываются отдельно календарные годы, входящие в расчетный период (например, 2009, 2010).
В графе «Число календарных дней, учитываемых в расчетном периоде» во всех случаях ставится 730. Это число календарных дней, на которые делится заработок работника за расчетный период при определении среднего дневного заработка.
В графе «Сумма фактического заработка за расчетный период» отражается сумма заработка, иных выплат и вознаграждений, на которые начислены страховые взносы на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Заработок указывается отдельно за каждый год, входящий в расчетный период.
Обратите внимание: суммы заработка, приведенные в данной графе, не должны превышать за каждый календарный год 415 000 руб., поскольку согласно пункту 4 статьи 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ с сумм заработка, иных выплат и вознаграждений в пользу физического лица, превышающих 415 000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода, страховые взносы не взимаются.
Графа «Тарифная ставка (должностной оклад, денежное вознаграждение)» не заполняется.
В графе «Среднедневной заработок» указывается средний дневной заработок работника за расчетный период. Он определяется как сумма заработка за два календарных года из графы «Сумма фактического заработка за расчетный период», деленная на 730.
В аналогичном порядке таблица «Сведения о заработной плате» заполняется при выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, рассчитанных исходя из МРОТ.
Таблица «причитается пособие»
Правила заполнения этой таблицы в целом не изменились. Поэтому ФСС России уточнил только порядок заполнения граф «Размер дневного пособия (в руб. и коп.)», «Размер дневного пособия, исчисленного из максимального размера пособия» и «Размер дневного пособия, исчисленного из МРОТ».
Итак, в графе «За период», как и прежде, указывается период временной нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам.
В графе «Число календарных дней, подлежащих оплате» проставляется количество календарных дней, за которые начисляется пособие.
В графе «Размер пособия в процентах к заработной плате» отражается размер пособия в соответствии с данными кадровой службы о продолжительности страхового стажа, указанного в первой половине раздела III оборотной стороны листка нетрудоспособности (100, 80 или 60).
Указанные графы заполняются в отношении всех работников независимо от того, в каком порядке им начисляется пособие.
В графе «Размер дневного пособия (в руб. и коп.)» указывается размер дневного пособия с учетом процентного соотношения, проставленного в предыдущей графе. Эта графа заполняется только в том случае, если пособие работнику начисляется в общем порядке. При исчислении пособия исходя из МРОТ заполнять ее не надо.
Графа «Размер дневного пособия, исчисленного из максимального размера пособия» не заполняется в любом случае, поскольку максимальные размеры пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам отменены еще с 2010 года.
В графе «Размер дневного пособия, исчисленного из МРОТ (в руб. и коп.)» указывается размер дневного пособия, исчисленный исходя из минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая (либо из суммы, определенной из МРОТ пропорционально продолжительности рабочего времени, если на день наступления страхового случая сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени). Графа заполняется при начислении пособия работнику в указанном порядке.
После того как заполнена данная таблица, организация проставляет в специальных строках прописью сумму пособия, которая выплачивается:
- за счет средств ФСС России;
- за счет средств страхователя.
Причем сумма пособия по временной нетрудоспособности в названных строках отражается в размере начисленных сумм и на сумму НДФЛ не уменьшается. В то же время сумма этого пособия, указываемая по строке «Итого (сумма к выдаче)», отражается за вычетом НДФЛ. Соответствующие разъяснения даны в письме ФСС России от 29.12.2010 № 02-03-10/05-14665.
Пример 2
Сотрудник ЗАО «Факел» С.В. Иванов болел с 17 по 25 января 2011 года (9 календарных дней). Сумма заработка сотрудника, учитываемая при исчислении пособия по временной нетрудоспособности, составила:
- за 2009 год — 354 000 руб.;
- за 2010 год — 406 000 руб.
Страховой стаж С.В. Иванова на момент наступления страхового случая 7 лет 3 месяца 11 дней. Поэтому пособие ему выплачивается в размере 80% среднего заработка.
Чтобы рассчитать сумму пособия, бухгалтер ЗАО «Факел» определил:
- среднедневной заработок за расчетный период — 1041,1 руб. (354 000 руб. + 406 000 руб.) ÷ 730;
- размер дневного пособия, который равен 832,88 руб. (1041,1 руб. × 80%).
Следовательно, сумма пособия за дни болезни составила 7495,92 руб. (832,88 руб. × 9 дн.). Оно выплачивается:
- в размере 4997,28 руб. (832,88 руб. × 6 дн.) — за счет средств ФСС России;
- в размере 2498,64 руб. (832,88 руб. × 3 дн.). — за счет средств организации.
Сумма пособия по временной нетрудоспособности, подлежащая выдаче С.В. Иванову (стандартные налоговые вычеты по НДФЛ в примере не рассматриваются), равна 6521,45 руб. (7495,92 руб. – 7495,92 руб. × 13%).
Заполненный образец раздела III оборотной стороны листка нетрудоспособности в отношении С.В. Иванова приведен на рис. 1.
Рисунок 1. Образец заполнения раздела III оборотной стороны листка нетрудоспособности
Пример 3
Изменим условие примера 2. Предположим, что сумма заработка С.В. Иванова, учитываемая при исчислении пособия по временной нетрудоспособности, составила:
- за 2009 год — 45 000 руб.;
- 2010 год — 56 300 руб.
Для того чтобы рассчитать пособие, бухгалтер ЗАО «Факел» должен установить, не является ли средний заработок сотрудника за месяц ниже МРОТ (то есть меньше 4330 руб.). Средний заработок за месяц равен 4220,83 руб. [(45 000 руб. + 56 300 руб.) ÷ 24 мес.]. Поскольку средний заработок С.В. Иванова за месяц оказался меньше 4330 руб., пособие по временной нетрудоспособности ему необходимо начислить исходя из МРОТ.
Чтобы рассчитать сумму пособия, бухгалтер ЗАО «Факел» определил:
- среднедневной заработок за расчетный период исходя из МРОТ — 142,36 руб. (4330 руб. × 24 мес. ÷ 730);
- размер дневного пособия, исчисленного из МРОТ, который равен 113,89 руб. (142,36 руб. × 80%).
Сумма пособия за дни болезни составила 1025,01 руб. (113,89 руб. × 9 дн.). Пособие выплачивается:
- в размере 683,34 руб. (113,89 руб. × 6 дн.) — за счет средств ФСС России;
- за счет средств организации в размере 341,67 руб. (113,89 руб. × 3 дн.).
Сумма пособия по временной нетрудоспособности, подлежащая выдаче С.В. Иванову (стандартные налоговые вычеты по НДФЛ в примере не рассматриваются), равна 891,76 руб. (1025,01 руб. – 1025,01 руб. × 13%).
Образец заполненного раздела III оборотной стороны листка нетрудоспособности С.В. Иванова при расчете пособия исходя из МРОТ приведен на рис. 2.
Рисунок 2. Образец заполнения раздела III оборотной стороны листка нетрудоспособности при расчете пособия исходя из МРОТ
С 2011 года работодатели обязаны выдавать работнику в день прекращения работы или по его письменному заявлению справку о сумме заработка (на которую начислялись страховые взносы) за два календарных года, предшествующих прекращению работы или году обращения за справкой, и за текущий календарный год
