19.08.09 Налоговики разъяснили, как визировать счета-фактуры за руководство

А. Н. Приходько

Очень часто компаниям отказывают в вычете НДС из-за того, что счета-фактуры подписаны ненадлежащим образом. Наибольшее количество претензий возникает в том случае, когда документы вместо руководителя и главного бухгалтера подписывают иные уполномоченные лица. Чтобы в дальнейшем избежать подобных проблем, специалисты налоговой службы выпустили подробное разъяснение, как правильно визировать счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, – письмо ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Итак, если счет-фактуру вместо директора или главбуха подписывает другой уполномоченный сотрудник, то, по мнению чиновников, в документе нужно обязательно указать именно его фамилию и инициалы. При этом подменять строки «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» не стоит. Чиновники запрещают так поступать, поскольку считают эти реквизиты обязательными и не подлежащими изменению. Вместо этого налоговики советуют сделать в счете-фактуре дополнительную запись: «За руководителя организации» или «За главного бухгалтера организации».

Если же счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, а в документе уже проставлены Ф. И. О. директора или главного бухгалтера, то в такой документ нужно внести исправление. При этом прежние сведения зачеркивать не нужно, их нужно лишь дополнить инициалами подписавшего лица.

Отмечу, что финансисты также допускают двойное присутствие фамилий и инициалов в счетах-фактурах. Таким образом, наличие Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера наряду с Ф. И. О. лиц, которые фактически завизировали документ, не является нарушением в оформлении документа. Это следует из письма Минфина России от 28 апреля 2009 г. № 03-07-09/23.

В заключение добавлю, что пользоваться разъяснениями налоговиков нужно, но совсем не обязательно. Ведь Налоговый кодекс РФ вообще не требует делать расшифровки подписей лиц, фактически завизировавших документ. Поэтому при отсутствии расшифровки налоговики не вправе лишать компанию вычета. Такой подход подтверждают и судьи, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 8 ноября 2007 г. № А55-15706/06.

Что делать

Тем не менее, если организация хочет обезопасить себя, ей следует проверить свои счета-фактуры и пристальное внимание уделить порядку их визирования. Если документ подписан уполномоченным лицом, то в счете-фактуре обязательно должны присутствовать его фамилия и инициалы. Они могут быть указаны вместо Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера, а могут быть и вместе с ними. Рядом с подписями уполномоченных лиц должны быть сделаны дополнения в виде фраз «За руководителя организации» или «За главного бухгалтера». Обратите внимание: эти записи вносятся дополнительно, а не вместо обязательных для счета-фактуры реквизитов «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер».