19.02.2014 Что сделать, если обнаружились ошибки в учете или в отчетности

Когда возникают ошибки в бухучете и почему их обязательно нужно исправлять? Зачем нужна бухгалтерская справка и как ее составить? Как скорректировать учет, в зависимости от того, подписана отчетность ли нет? Ответы на все эти вопросы дал Александр Погребс, конспект его семинара подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

Когда возникают ошибки в бухучете и почему их обязательно нужно исправлять

Если вы обнаружили ошибку в бухгалтерском учете или отчетности, ее обязательно нужно исправить. Об этом сказано в пункте 4 ПБУ 22/2010, которое утверждено приказом Минфина России от 28 июня 2010 г. № 63н. Но для начала давайте разберемся, что же считать ошибкой? Ответ есть в том же ПБУ 22/2010. Так вот, ошибки возникают, если в бухучете или отчетности неправильно отразить или вообще не показать какие-либо действия компании. Это может случиться, если:

 – неправильно применять законодательство о бухучете или учетную политику;
– допустить неточности в вычислениях;
– неверно классифицировать или оценить факты хозяйственной деятельности компании;
– неправильно интерпретировать информацию, которая есть у организации на дату подписания отчетности.

Кроме того, ошибки в бухучете могут появиться из-за недобросовестных действий ответственных сотрудников компании.

Однако учтите один важный момент. Бывает, информация о какой-то операции на момент ее отражения была недоступна компании. И поэтому данные о ней за соответствующий период отсутствуют. К примеру, ваш контрагент задержал документы. Тогда никакой ошибки нет. Это следует из пункта 2 ПБУ 22/2010. Документы проведите датой, когда их получили.

А если ошибка все-таки есть и вы не собираетесь ее исправлять, то за это могут оштрафовать. Так, если грубо нарушены правила ведения бухучета, то санкции для ответственных сотрудников компании составят от 2 тыс. до 3 тыс. руб. Об этом сказано в статье 15.11 КоАП РФ. Там же написано, какие нарушения считаются грубыми. Здесь есть всего два случая. Во-первых, если из-за ошибок в бухучете налог занижен не меньше чем на 10 процентов. А во-вторых, если любая статья или строка бухгалтерской отчетности искажена на те же 10 процентов или больше.

Но избежать административного штрафа можно. Для этого нужно представить уточненку, доплатить налог и пени. А бухгалтерскую отчетность скорректировать до ее утверждения. Такое правило закреплено в пункте 2 примечания к статье 15.11 КоАП РФ и действует с 1 ноября 2013 года. А ввел его Федеральный закон от 21 октября 2013 г. № 276-ФЗ.

Но это еще не все. Дело в том, что за бухгалтерские ошибки возможна и налоговая ответственность. Так, если систематически, то есть два раза в год и чаще, неправильно отражать в бухучете хозяйственные операции и активы, то инспекторы посчитают, что грубо нарушены правила учета доходов и расходов. Об этом сказано в статье 120 НК РФ. Тогда оштрафовать могут уже саму компанию. При этом если нарушение допущено в течение одного налогового периода, санкции составят 10 тыс. руб. А если в нескольких – 30 тыс. руб. Ну, а когда из-за такой ошибки компания заплатила меньше налога в бюджет, то штраф будет еще больше – 20 процентов от неуплаченной суммы, но не меньше 40 тыс. руб.

Поэтому старайтесь находить и исправлять ошибки в учете прежде, чем их обнаружат инспекторы. А выявить огрехи поможет инвентаризация, в том числе сверка расчетов, горизонтальный и вертикальный анализ отчетности, самоконтроль при составлении отчетов. Совсем не лишней будет, к примеру, проверка нестандартных проводок и операций с большими суммами. А также другие мероприятия внутреннего контроля (ст. 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Кстати, недавно Минфин России опубликовал информацию № ПЗ-11/2013. Там финансисты дали подробные рекомендации, как организовать систему внутреннего контроля в компании. Советую ознакомиться с этим документом.

Зачем нужна бухгалтерская справка и как ее правильно составить

Чтобы исправить ошибку в бухучете и отчетности, обязательно понадобится бухгалтерская справка. Именно этот документ обоснует все коррективы в учете.

Только не забудьте, что это полноценная первичка. А значит, в ней должны быть все реквизиты из части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В справке обязательно укажите, когда и какая ошибка была допущена. А также когда ее выявили и какими проводками это исправить.

При этом на практике, чтобы скорректировать учет, бухгалтеры пользуются разными техническими приемами.

Так, если корреспонденция счетов правильная, но провели сумму меньшую, чем было нужно, то достаточно выполнить дополнительную проводку на недостающую сумму.

А если бухгалтер ошибся со счетами, к примеру оприходовал товары как материалы, то неправильную запись нужно сторнировать. И вместо нее сделать верную. Сторнировочные проводки делают и в том случае, если из-за ошибки сумма в проводке была завышена.

Как скорректировать учет, когда отчетность еще не подписана

Начну с ситуации, когда бухгалтер обнаружил ошибку в учете в том же году, в котором она совершена. То есть сам год еще не закончился. И годовую бухгалтерскую отчетность за него, конечно же, еще не составляли. В этом случае исправьте ошибку в том месяце, когда обнаружили ее. Именно так написано в пункте 5 ПБУ 22/2010. Для наглядности покажу все это на примере.

Как исправить бухгалтерскую ошибку текущего года
12 ноября 2013 года бухгалтер ООО «Лидер» обнаружил, что еще в мае ошибочно списал расходы на рекламу в сумме 50 000 руб. (без НДС). В то время как фактически затраты составили лишь 30 000 руб. (без НДС).
Так как ошибку допустили и нашли в пределах одного года, то бухгалтер исправил ее в том месяце, когда обнаружил неточность. Для этого он составил бухгалтерскую справку (см. образец ниже. – Примеч. ред.). И в ноябре сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 60
– 50 000 руб. – сторнирована задолженность перед поставщиком рекламы;
ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж»КРЕДИТ 44
– 50 000 руб. – сторнированы расходы по обычным видам деятельности;
ДЕБЕТ 44КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. – отражена задолженность перед поставщиком рекламы;
ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж» КРЕДИТ 44
– 30 000 руб. – списаны на расходы затраты на рекламу.

Ну, а если год, в котором допущена ошибка, уже закончился, но отчетность за него еще не подписана, то исправительные записи датируйте декабрем года, за который составляется отчетность. Так прописано в пункте 6 ПБУ 22/2010.
К примеру, ошибку сентября 2013 года бухгалтер нашел только в январе 2014 года, когда готовил отчетность за 2013 год. Корректировочные записи он провел задним числом – декабрем 2013 года. И в годовую отчетность попали верные данные.

Как исправить ошибку, если отчетность уже подписали

Ну, а теперь расскажу о самом сложном – как исправить ошибку того года, за который отчетность уже подписана. В этом случае действия зависят от того, существенная эта ошибка или нет.

ВОПРОС УЧАСТНИКА – А какие ошибки считаются существенными? И есть ли какие-то числовые ограничения, чтобы определить, какие неточности существенные, а какие нет?
 

– Никаких единых количественных критериев для этого нет. В пункте 3 ПБУ 22/2010 прописано лишь общее правило. Так, ошибка считается существенной, если она отдельно или вместе с другими неточностями за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения, принимаемые на основе отчетности. И каждая компания сама должна определить порог существенности ошибок. А также зафиксировать его в своей учетной политике. При этом учитывать надо как величину, так и характер соответствующей статьи отчетности.

Несущественные ошибки того года, за который отчетность уже подписана, исправляйте в том периоде, когда их нашли. А прибыль или убыток, которые возникают из-за корректировки, отражайте в прочих доходах или расходах текущего отчетного периода. То есть на счете 91 (п. 14 ПБУ 22/2010).
 Не забывайте, что при этом могут возникать постоянные разницы. Тогда их нужно отражать в учете по правилам ПБУ 18/02. А все потому, что исправления несущественных ошибок затрагивают счета финансовых результатов текущего года. Значит, период признания ошибок в бухгалтерском и налоговом учете может не совпадать.

А для существенных ошибок действуют особые правила. Так, если существенную ошибку вы нашли после того, как подписали отчетность, но до ее представления (к примеру, акционерам, участникам общества и т. п.), исправьте неточность декабрем того года, за который составлена отчетность (п. 7 ПБУ 22/2010).

Аналогично действуйте, когда обнаружите существенную ошибку в неутвержденной отчетности, которая была представлена собственникам или иным внешним пользователям.

Причем после корректировки нужно пересмотреть ранее составленные отчеты. И обязательно представить пересмотренный вариант всем, кто получил первоначальные бумаги с существенной ошибкой. При этом в пояснительной записке укажите, что отчетность заменяет исходную, а также обоснуйте повторный вариант отчетов. Об этом сказано в пункте 15 ПБУ 22/2010.

Ну, а когда существенную ошибку вы нашли уже после утверждения годовой отчетности, исправьте ее в текущем периоде. Корректировать уже утвержденные отчеты не нужно! Такие правила прописаны в пункте 10 ПБУ 22/2010 и пункте 39 Положения по ведению бухучета и отчетности.

При этом используйте счет 84 (подп. 1 п. 9 ПБУ 22/2010).

Но это еще не все. Исправление существенной ошибки прошлого года, которую нашли после утверждения отчетности, в общем случае влияет и на подготовку текущей отчетности. И в ней придется пересчитать сопоставимые показатели прошлых периодов. Причем сделать это так, как если бы никакой ошибки не было вовсе. То есть речь идет о так называемом ретроспективном пересчете (подп. 2 п. 9 ПБУ 22/2010).

К примеру, существенную ошибку бухгалтер сделал в 2012 году, а нашел в декабре 2013 года. Тогда в отчетности за 2013 год он пересчитает показатели отчетности на 31 декабря 2012 года. Тогда показатели на 31 декабря 2013 года будут содержать корректные данные.

При этом исключения предусмотрены лишь для случаев, когда нельзя установить связь ошибки с конкретным периодом прошлых лет. Или невозможно определить ее влияние на все предшествующие периоды. Подробнее о ретроспективном пересчете написано в пунктах 11 и 12 ПБУ 22/2010.

И напоследок о приятной поблажке для малых компаний, а также социально ориентированных некоммерческих организаций. Они могут исправлять существенные ошибки предшествующего года, выявленные уже после утверждения отчетности за этот год, так же, как и несущественные. То есть в том периоде, когда их нашли. Тогда никакого ретроспективного пересчета делать не придется (абз. 6 п. 9 ПБУ 22/2010).

Так что советую малым компаниям пользоваться этим преимуществом. Только сразу закрепить такой порядок в бухгалтерской учетной политике.

Источник: "Главбух"