19.01.09 5 правил идеального учета
В задачи главного бухгалтера входит организация бухгалтерского и налогового учета на фирме. От того, насколько правильно он ведется, зависит общее состояние бухгалтерии. Итак, каких же правил необходимо придерживаться, чтобы организовать идеальный учет?
Ошибки в учете неизбежны. Как бы вы ни старались, организовывая свою работу «от и до», человеческий фактор присутствует всегда. То неправильно оформили «первичку», то ошиблись при расчетах или забыли составить нужный документ. Не беда! Чтобы учет всегда был «в тонусе», достаточно выполнять несложные правила...
Правило № 1. Грамотно составляйте учетную политику
Учетная политика — не что иное, как «устав» для бухгалтерского и налогового учета. Помните, что нужно не только правильно ее составить, но и неукоснительно соблюдать прописанные в ней правила.
При формировании учетной политики предполагается, что она будет применяться последовательно от одного отчетного года к другому (п. 6 ПБУ 1/98, утв. приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н). Формируется она главным бухгалтером и утверждается руководителем организации (п. 5 ПБУ 1/98).
В учетной политике отражается выбранный вами способ ведения бухгалтерского учета. Законодательство обычно предлагает несколько вариантов решения какого-либо вопроса, в учетной политике необходимо отразить один вариант, наиболее приемлемый для фирмы. Если в процессе работы у организации возможно возникновение ситуации, которая не урегулирована законодательством о бухгалтерском учете, то на основе действующих ПБУ ей самой следует разработать свой способ учета и закрепить его в учетной политике.
это важно
Минфин России подготовил проект положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008. Если он будет принят, то учетную политику фирмы сможет формировать любое должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, а не только главный бухгалтер.
Правило № 2. Уделяйте внимание «первичке»
Следите, правильно ли оформлены первичные документы, которые выписаны как в самой организации, так и получены от контрагентов. Если «первичка» оформлена с нарушениями, претензий со стороны налоговых органов не избежать. К примеру, ошибки в счетах-фактурах приведут к отказу в возмещении НДС. А если первичные документы вообще отсутствуют, то это признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, и штрафные санкции могут составить от 5000 до 15 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Помните о том, что первичные документы должны храниться не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Причем отсчет этого срока начинается не с момента составления документа, а с 1 января следующего года. Исключение составляют те первичные документы, которые подтверждают размер налогового убытка, перенесенного на будущее. Тогда они должны храниться, пока убыток уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться и больше пяти лет.
Кроме того, контролируйте, своевременно ли проведены первичные документы. В большинстве случаев бухгалтеры нарушают сроки из-за того, что поставщики задерживают нужные документы. Поэтому следует регулярно проверять оборотные ведомости по счетам расчетов с контрагентами, чтобы вовремя выявить незакрытые — «зависшие» — суммы и истребовать необходимые документы. Не стоит пренебрегать и изучением договоров с поставщиками и покупателями, так как они являются основополагающими во взаимоотношениях между организациями.
Правило № 3. Соблюдайте кассовую дисциплину
К работе фирмы с наличностью и к кассовым операциям законодательство предъявляет особые требования. Поэтому и кассиры, и бухгалтеры должны тщательно соблюдать кассовую дисциплину. Правильно оформляйте кассовые документы, договоры о материальной ответственности, соблюдайте лимиты остатка кассы и правильность расчетов между юридическими лицами и т. д. Необходимо помнить, что нарушение кассовой дисциплины может привести к замечаниям как со стороны налоговых органов, так и со стороны банков. А это в свою очередь грозит фирме внушительными штрафами — от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Самыми распространенными ошибками при расчетах с подотчетными лицами являются ситуации, когда отсутствуют документы о порядке выдачи и возврата подотчетных сумм или эти суммы списываются на затраты без подтверждающих документов.
Также на фирме обязательно должен быть приказ руководителя, содержащий перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Кроме того, в нем нужно отразить: сроки, в течение которых сотрудникам необходимо отчитаться в полученных суммах, требования, предъявляемые к оформлению оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Ведь в случае, если подотчетные лица не вовремя вернут полученные средства или не подтвердят расходы, данные суммы будут включены в их налогооблагаемый доход, с которого удерживается НДФЛ. Нарушением кассовой дисциплины считается также выдача денежных средств под отчет сотруднику, уже имеющему задолженность по подотчетным суммам.
Правило № 4. Учитывайте только проверенные расходы
Для того чтобы уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов, необходимо их соответствие требованиям статьи 252 Налогового кодекса. А именно — расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение прибыли.
Обращаем внимание, что часто, оказывая различные информационные, консультационные, консалтинговые, маркетинговые услуги, выполняющая их сторона ограничивается такой формулировкой, как, к примеру, «информационные услуги». Важно отметить, что простое перечисление услуг не является доказательством экономической оправданности и обоснованности расходов. Необходимо, чтобы контрагент представил акт с полной расшифровкой оказанных услуг и отчет о выполненной работе, где будут раскрыты фактическое содержание услуги и результат проделанной работы. В противном случае доказать правомерность того, что эти суммы отнесены к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, будет весьма сложно.
Кроме того, некоторые затраты на рекламу, представительские и командировочные расходы, согласно налоговому законодательству, подлежат нормированию. А другие, связанные, например, с приобретением объектов основных средств и нематериальных активов, формируют их первоначальную стоимость.
Правило № 5. Не забудьте про кадровый учет
Кадровый учет требует не меньшей внимательности и контроля, чем бухгалтерский и налоговый. Так, в организации обязательно должно быть штатное расписание, трудовые договоры с сотрудниками, кадровые приказы, табели учета рабочего времени и другие сопутствующие документы.
Особое внимание уделите и налогообложению различных компенсационных выплат и доплат работникам. Помните, что заработная плата должна выплачиваться не менее двух раз в месяц, а ее задержка грозит штрафами для работодателя. Помимо того, нарушив установленный срок выплаты заработной платы, он обязан будет выплатить работнику компенсацию.
Если, вы придержитесь перечисленных, не очень уж сложных, правил при организациии бухгалтерского и налогового учета, то он наверняка будет признан идеальным.
