18.12.2013 КАК ОПРИХОДОВАТЬ ВЧЕРАШНЮЮ ВЫРУЧКУ

Мартынюк Н.

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста <1> (форма N КМ-4 <2>). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе.

Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит.

Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные

ВАРИАНТ 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом

Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет.

В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных.

Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций <3> нет прямого указания на то, что:

- ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;

- кассовую книгу следует заполнять день в день.

Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет (подробнее см. ГК, 2012, N 6, с. 19).

ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов

Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу.

Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день.

Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит.

(-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору) <4>. А этого сделано не было.

(-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки <5>.

 

Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО <6>. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись <7>. Это и называется оприходованием наличных <8>.

В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки <9>. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию <10>.

Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге.

Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением <11>. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и c небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа <12>. Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации <13>.

 

ВАРИАНТ 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром

Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного <14>. Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу.

(+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных.

(+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа.

Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами.

СПОСОБ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО.

СПОСОБ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял.

Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 <15> вы не должны (инвентаризация обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого <16>).

Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий

Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения.

ВАРИАНТ 1. Кассир приходует выручку задним числом

То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать.

А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата.

(+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций.

Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали <17>.

ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником

Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте).

(-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя.

ВАРИАНТ 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса

А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге.

Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения <18>.

По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге.

* * *

Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки.

И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его исходя из вашей максимальной дневной выручки.

-------------------------------

<1> пп. 3, 4 Типовых правил, утв. Письмом Минфина от 30.08.93 N 104

<2> утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 N 132

<3> утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение)

<4> п. 1.6 Типовых правил, утв. Письмом Минфина от 30.08.93 N 104

<5> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

<6> п. 3.3 Положения

<7> п. 5.2 Положения

<8> п. 6.1 Положения

<9> Постановление Президиума ВАС от 31.01.2006 N 10196/05

<10> Постановления 8 ААС от 15.08.2012 N А75-2647/2012; 15 ААС от 09.07.2012 N 15АП-7404/2012, от 13.06.2012 N 15АП-5862/2012; ФАС ДВО от 18.01.2010 N Ф03-8062/2009; ФАС ВСО от 10.11.2009 N А33-441/2009; ФАС СЗО от 10.12.2009 N А56-13469/2009

<11> Постановления 1 ААС от 04.06.2012 N А11-12599/2011; 9 ААС от 06.02.2013 N 09АП-40090/2012

<12> ст. 2.9, ч. 2, 3 ст. 4.1 КоАП РФ; Постановления 8 ААС от 15.08.2012 N А75-2647/2012; 15 ААС от 13.06.2012 N 15АП-5862/2012

<13> Постановление ФАС ПО от 30.09.2008 N А12-5238/2008

<14> п. 1.6 Положения

<15> утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88

<16> п. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 N 34н; п. 1.5 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49

<17> Постановления ФАС СЗО от 18.05.2010 N А56-66333/2009, от 30.07.2007 N А56-5665/2007; ФАС ПО от 27.12.2010 N А12-12488/2010

<18> п. 5.6 Положения

Источник: "Главная книга" N 22