18.12.2013 Ответы на вопросы о правилах учета операций по корпоративным картам

Елина Л.

Ответы на вопросы о правилах учета операций по корпоративным картам.

Наличные авансы и авансы по карте - понятия совершенно разные

(?) Работник снял с корпоративной карты деньги на покупку хозяйственных товаров. За покупку пока не отчитался. Сейчас отправляем его в командировку. Можем ли мы выдать ему из кассы аванс наличными, учитывая, что у него уже есть аванс, за который он не отчитался?

Елена Самитова, г. Санкт-Петербург

Ответ

Запрет на выдачу наличных денег под отчет касается только случая, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных денег <1>. В вашем же случае работник получил от организации деньги посредством банковской карты, то есть в безналичном порядке.

Следовательно, выдав ему аванс на командировку, вы не нарушите порядок работы с денежной наличностью.

По именной корпоративной карте отчитывается ее держатель

(?) Может ли работник - держатель именной корпоративной карты передать ее другому нашему сотруднику?

Яна Стункова, г. Москва

Ответ

Так делать нежелательно. Но даже если работник, взявший чужую банковскую карту, сможет расплатиться с ее помощью или снимет по ней в банкомате наличные, отчитаться о потраченных с карты суммах придется ее держателю. Ведь формально деньги потратил именно он.

Написать в авансовом отчете, что деньги переданы, к примеру, сослуживцу Сидорову, не получится.

Неизрасходованные наличные работник может сам внести на карту

(?) Работник был в командировке в Эстонии. Там он снял с корпоративной карты деньги в евро (счет карты - рублевый). Оказалось, что наличных он снял больше, чем нужно. По-хорошему, работник должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас валютного счета нет. Как поступить?

Михаил, г. Санкт-Петербург

Ответ

Не обязательно возвращать неизрасходованные деньги в кассу. Проще будет, если работник внесет валюту на карточный счет.

Только учтите, что с вашей организации банк наверняка возьмет комиссию за конвертацию наличной валюты в безналичные рубли.

Если же по каким-то причинам работнику не удастся внести иностранную валюту на карту, он может обменять ее на рубли в любом банке. Главное, чтобы он взял справку о продаже валюты. Ее он сможет приложить к своему авансовому отчету, а наличные рубли - вернуть в кассу.

Именная корпоративная карта - не основание для договора о полной материальной ответственности

(?) Планируем выпустить именную корпоративную карту, держателем которой будет конкретный работник. По должности он - менеджер. Хотим заключить с ним договор о полной материальной ответственности за деньги, снятые или истраченные с корпоративной карты. Законен ли такой договор?

Лариса, г. Тверь

Ответ

Как нам разъяснили в Роструде, такой договор незаконен.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ - Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

"Трудовой кодекс не содержит такого основания для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты.

Такой договор можно заключить только с работником, занимающим должность или выполняющим работы, которые поименованы в специальном перечне <2>.

Если с работником будет заключен договор о полной материальной ответственности только на том основании, что он является держателем корпоративной банковской карты, то инспекция по труду может потребовать отменить его действие".

Конечно, ваша организация все равно сможет взыскать деньги с работника, снявшего их с карты и истратившего не по назначению. Но лучше не допускайте того, чтобы кто-либо из работников мог истратить или снять больше своего среднемесячного заработка.

Примечание. О том, как взыскать ущерб, причиненный организации работником - держателем корпоративной карты, можно прочитать: ГК, 2013, N 19, с. 26

 

Не забудьте забрать корпоративную карту у увольняющегося работника

(?) Недобросовестный работник после увольнения воспользовался тем, что его корпоративную карту для расходов в командировках вовремя не заблокировали, и снял с нее деньги. Можно ли взыскать с бывшего работника потраченную сумму? Или возвращать деньги должны те, кто не забрал у него карту или вовремя не заблокировал ее?

В.Л. Меркунова, г. Красногорск

Ответ

Если вам нужно только вернуть деньги, обратитесь в суд. Если ваша цель - наказать недобросовестного работника, обратитесь также с заявлением в полицию.

Требовать возмещения ущерба от других работников вашей организации (которые не заблокировали карточку или не потребовали ее возврата) можно, только если ваша организация сможет доказать их вину именно в снятии денег с карты <3>. Ваш руководитель может объявить им выговор или снизить размер премии (но не зарплаты), опять же если будет доказано, что они нарушили свои должностные обязанности.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Прежде чем применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание (например, объявить выговор), с него надо затребовать письменное объяснение <4>.

О выпуске карт, привязанных к расчетному счету, уведомлять не нужно

(?) Банк выпустил нам три корпоративных карты, которые не имеют своих карточных счетов. Все они выпущены напрямую к расчетному счету нашей организации. Я так понимаю, что нам не нужно сообщать в инспекцию и фонды о выпуске таких карт. Так ли это?

Юлия Викторовна, г. Москва

Ответ

Да, вы правы. Сообщать в инспекцию, ПФР и ФСС нужно об открытии банковских счетов <5>. В вашем же случае новый счет не открывается.

При передаче неименной карты от одного работника другому нужен акт

(?) У нашей организации есть "обезличенная" карта, выпущенная на имя организации, а не конкретного работника. Старший кассир при необходимости выдает ее кому-либо из работников. Иногда нужно, чтобы один работник передал карту другому - без участия кассира. Как в этом случае правильно составить документы? Или такая передача вообще запрещена?

Катерина Исорова

Ответ

Никаких нормативных ограничений для передачи корпоративной карты от одного работника другому нет. Но рекомендуем проверить условия использования корпоративной банковской карты, зафиксированные в договоре с банком-эмитентом. Как правило, банки просят от организации - владельца счета список работников, которым доверено использование карты.

О том, как на практике поступают организации, владеющие неименной корпоративной банковской картой, нам рассказали аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА АННА АЛЕКСЕЕВНА - Генеральный директор аудиторской фирмы ООО "Вектор развития"

"Если карта организации передается от одного работника другому, то, как правило, формируется акт произвольной формы, в котором указываются:

- дата передачи карты;

- номер карты и наименование банка-эмитента;

- остаток средств на карте на момент передачи.

Такой акт делают в трех экземплярах: один - остается у передающего работника, второй - у принимающего, а третий - передается в бухгалтерию. По нему и ведется аналитический учет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если же такой акт не сделать и не вести должным образом аналитический учет, организация не сможет установить, кто конкретно израсходовал средства".

Чтобы для работников не было неожиданностью требование бухгалтерии о составлении подобного акта, все это надо прописать в порядке использования корпоративной банковской карты. Этот порядок должен утвердить руководитель вашей организации. И с ним нужно ознакомить под роспись всех работников, которым планируется выдавать карты.

--------------------------------

<1> п. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 N 373-П

<2> утв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85

<3> ст. 238 ТК РФ

<4> ст. 193 ТК РФ

<5> подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

Источник: "Главная книга" N 22