18.11.2013 Налоговые последствия для компании, которая заключила договор с физлицом

Многие компании предпочитают работать с обычными физлицами, не предпринимателями. У них выгоднее покупать товары - наценка, как правило, минимальная. Кроме того, рассчитываясь наличными с обычными гражданами, не нужно придерживаться лимита в 100 тыс. руб., установленного в Центробанке. Однако сложности вызывают обязанности налогового агента по НДФЛ. Ведь не всегда ясно, удерживать налог с поставщика или он сам его должен заплатить.

Компания закупает у гражданина товары

Чаще всего организации закупают у граждан продовольственные товары, сырье и материалы. Сразу скажу, что НДФЛ в этом случае вы платить не должны. От этой обязанности освобождают пункт 2 статьи 226 и подпункт 2 пункта 1 статьи 228 НК РФ.

Тут важно не допустить распространенную ошибку. А именно в договоре не должно быть условия о том, что компания обязуется взять на себя функции налогового агента и перечислить НДФЛ в бюджет. Данный порядок противоречит налоговому законодательству. А это значит, что пункт договора, содержащий такое условие, будет считаться ничтожным.

Кстати, о договоре. С поставщиком надо заключить письменный договор купли-продажи. И сделка с физлицом не является исключением. Но для этого вовсе не обязательно оформлять типовой контракт на несколько листов. Достаточно будет подписать совместный акт. Такая форма договора тоже устроит контролеров. Ведь один документ, на котором есть подписи обеих сторон сделки, это и есть доказательство договоренности между ними. Об этом сказано в пункте 2 статьи 434 ГК РФ.

Такой акт послужит вам заодно и первичкой. Ведь расходы в налоговом учете обязательно должны быть документально подтверждены. Этого требует пункт 1 статьи 252 НК РФ. Впрочем, как и затраты в бухучете (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Чтобы разработать форму документа, за основу можно взять, к примеру, закупочный акт. Это готовая форма № ОП-5 , утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 . И немного ее преобразовать (см. образец ниже. - Примеч. ред.). Прежде всего, помните, что акт будет считаться первичкой, только если в нем будут все обязательные реквизиты (1). А прописаны они в части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Теперь можно удалить лишнее. Так называемую шапку в правом верхнем углу акта. Смело убирайте коды ОКПО и ОКДП. Полностью можно вырезать сведения о госрегистрации предпринимателя. Ведь товары вы закупаете у обычного физлица. Не потребуется вам информация и о подсобном хозяйстве. Как мы выяснили, НДФЛ с доходов поставщика вам удерживать не придется. Значит, соответствующие строки явно будут не к месту. Их можно тоже удалить. В таблице документа лучше поменять название столбца "Сельскохозяйственные продукты" на более универсальное. Например, для любой продукции подойдет заголовок "Наименование товаров" (2).