18.11.09 Об учебном отпуске и других льготах для тех, кто одновременно работает и учится

Вайтман Е. В.

Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Начался новый учебный год. Разберемся, в каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику, совмещающему работу с учебой, дополнительный отпуск для сдачи очередных экзаменов, подготовки и защиты дипломной работы. Какими документами оформляются учебные отпуска и всегда ли они оплачиваются? Облагаются ли выплаты за время учебного отпуска зарплатными налогами и включаются ли в расходы?

Гарантии и компенсации для сотрудников, совмещающих работу с обучением, установлены в статьях 173—176 ТК РФ. Их условно можно разделить на три группы: предоставление дополнительных отпусков, оплата проезда -к месту нахождения учебного заведения и обратно, сокращение продолжительности рабочей недели.

Порядок предоставления указанных льгот зависит от того, какое образование получает работник (начальное профессиональное, среднее или высшее), по какой форме обучения он учится (очной, очно-заочной (вечерней) или заочной), а также есть ли у учебного заведения государственная аккредитация.

Правила предоставления гарантий и компенсаций работникам в связи с обучением

Предоставляя льготы сотрудникам, совмещающим работу с обучением, работодатель должен руководствоваться следующими положениями.

Под гарантиями понимаются средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ст. 164 ТК РФ)

1.                               Гарантии и компенсации, предусмотренные в статьях 173—176 ТК РФ, полагаются работникам только при получении ими образования соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Иными словами, работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск, оплачивать проезд к месту обучения и сокращать рабочую неделю сотруднику, получающему второе высшее образование. Но из этого правила есть одно исключение. Льготы могут быть сохранены, если работник, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня, учится по направлению работодателя. Необходимость такого обучения должна быть предусмотрена в трудовом договоре или специальном соглашении об обучении, заключенном между работником и работодателем в письменной форме.

2.                               Если работник учится одновременно в нескольких учебных заведениях, гарантии и компенсации предоставляются ему в связи с обучением только в одном из них (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). В каком именно — выбирает сам работник.

3.                               Установленные льготы полагаются работникам только по основному месту работы. То есть работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск и другие льготы лицам, работающим у него по совместительству (ч. 1 ст. 287 ТК РФ). Однако он имеет право это сделать, так как законодательство не содержит прямого запрета.

4.                               Все льготы в связи с обучением предоставляются, только если учебное заведение, в котором учится работник, имеет государственную аккредитацию. Наличие у образовательного учреждения государственной аккредитации подтверждается свидетельством о государственной аккредитации. Оно выдается сроком на пять лет и без приложения (приложений), в котором приведены сведения об аккредитованных образовательных программах, недействительно. Начиная с 1 сентября 2009 года¹ применяются формы свидетельств о государственной аккредитации образовательных учреждений разного уровня, утвержденные приказом Рособрнадзора от 11.06.2009 № 1281. Обратите внимание: по собственной инициативе работодатель имеет право предоставить работнику учебный отпуск и другие льготы, даже несмотря на отсутствие у учебного заведения, где учится сотрудник, государственной аккредитации (ст. 173—176 ТК РФ). В подобной ситуации возможность и порядок предоставления указанных льгот устанавливаются в трудовом или коллективном договоре.

5.                               Для предоставления льгот в связи с обучением организационно-правовая форма образовательного учреждения, в котором учится сотрудник, значения не имеет.

6.                               Гарантии и компенсации полагаются работнику независимо от того, по какой специальности он учится и связана ли она с его нынешними должностными обязанностями. Ведь такое требование не содержится в Трудовом кодексе.

7.                               При предоставлении льгот не важно, поступил сотрудник в учебное заведение самостоятельно или был направлен на обучение работодателем.

8.                               Установленные льготы полагаются работнику независимо от того, когда он начал учиться в образовательном учреждении — до поступления на работу к данному работодателю либо в то время, когда уже трудился у него.

9.                               Отдельные виды льгот (учебный отпуск и оплата проезда) предоставляются только успешно обучающимся сотрудникам. Трудовой кодекс не дает определения данному понятию, не содержится оно и в других нормативных актах. Считается, что студент обучается успешно, если не имеет академической задолженности за предыдущий семестр, выполнил все работы (курсовые, лабораторные), сдал зачеты по всем дисциплинам, предусмотренным учебным планом, и допущен к очередной сессии. Отметим, что для оформления учебного отпуска работник должен не только написать соответствующее заявление, но еще и приложить к нему справку-вызов из образовательного учреждения. В этом документе помимо прочих сведений содержится также информация о том, что студент является успешно обучающимся. Иными словами, подтверждением успешности обучения служит наличие справки-вызова из учебного заведения.

10.                            Работодатель должен предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в данной организации. Дело в том, что в Трудовом кодексе не установлено каких-либо требований к стажу работы, дающему право на использование указанного отпуска.

11.                            По просьбе работника и с согласия работодателя к учебному отпуску может быть присоединен ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

12.                            По собственной инициативе работодатель имеет право предоставить обучающемуся работнику учебный отпуск большей продолжительности по сравнению с той, которая установлена Трудовым кодексом. Порядок предоставления и длительность такого отпуска должны быть указаны в трудовом или коллективном договоре.

1До указанной даты образовательным учреждениям среднего и высшего профессионального образования выдавались свидетельства о государственной аккредитации по форме, утвержденной приказом Рособрнадзора от 30.09.2005 № 1939.

Целью государственной аккредитации образовательного учреждения является установление его государственного статуса (типа, вида, категории), подтверждение уровня реализуемых образовательных программ, а также соответствия содержания и качества подготовки его выпускников федеральным государственным образовательным стандартам (требованиям)

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ)

Обратите внимание

Бакалавр, магистр... Что с льготами?
В настоящее время в России действует двухуровневая система получения высшего профессионального образования. По окончании первой ступени учащемуся присваивается квалификация (степень) бакалавра, по завершении второй — квалификация (степень) специалиста или магистра (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ).

Обязан ли работодатель предоставлять работнику льготы, предусмотренные в статье 173 ТК РФ, при прохождении каждого уровня высшего образования?

В пункте 5 статьи 6 названного закона указаны случаи, когда обучение в высшем учебном заведении рассматривается как получение второго высшего профессионального образования. Таких случаев всего два:

·                                 гражданин уже имеет дипломы бакалавра, специалиста, магистра и учится по программам бакалавриата или программам подготовки специалиста;

·                                 гражданин имеет дипломы специалиста, магистра и обучается по программам магистратуры.

Ситуация, при которой лицо, получившее диплом бакалавра, продолжает свое обучение, чтобы приобрести квалификацию магистра, в названном пункте не упоминается. Таким образом, последовательное обучение по разным ступеням высшего профессионального образования нельзя приравнять к получению второго высшего образования. То есть льготы, установленные в статье 173 ТК РФ, предоставляются работнику как при получении им квалификации бакалавра, так и при дальнейшем обучении на степени специалиста или магистра.

Учебные отпуска

Отпуска в связи с обучением предоставляются как работникам, которые уже обучаются в учебных заведениях, так и тем, кто только поступает в них. Учебные отпуска бывают оплачиваемыми (табл. 1) и без сохранения заработной платы (табл. 2).

Если сотрудник учится по заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования, на время учебных отпусков за ним сохраняется средний заработок (ч. 1 ст. 173 и ч. 1 ст. 174 ТК РФ). Иными словами, такие отпуска ему оплачиваются. Обратите внимание: речь идет только о тех работниках, которые успешно учатся.

Образовательными учреждениями высшего профессионального образования являются университеты, академии, институты. А среднего профессионального образования — техникумы и колледжи

При обучении по очной форме в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования работнику полагаются лишь неоплачиваемые учебные отпуска (ч. 2 ст. 173 и ч. 2 ст. 174 ТК РФ).

Допустим, сотрудник успешно учится в образовательном учреждении начального профессионального образования (профессиональном училище или профессиональном лицее) либо в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении (школе, гимназии или лицее). Независимо от формы обучения студентам указанных учебных заведений полагаются оплачиваемые отпуска для сдачи экзаменов (табл. 1).

Сотрудникам, совмещающим работу с учебой в аспирантуре (адъюнктуре) или докторантуре, также предоставляются определенные льготы. Но они установлены не Трудовым кодексом, а статьей 19 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Аспирант(адъюнкт) — это лицо, которое имеет высшее профессиональное образование, обучается в аспирантуре (адъюнктуре) и работает над диссертацией на соискание ученой степени кандидата наук

Таблица 1. Учебные отпуска с сохранением за работником среднего заработка

Работодатель обязан предоставить оплачиваемый учебный отпуск работнику, если он учится в аспирантуре (адъюнктуре) заочно. Кроме того, отпуск с сохранением среднего заработка полагается:

·                                 сотрудникам, которые допущены к вступительным испытаниям (экзаменам) в аспирантуру (адъюнктуру);

·                                 аспирантам (адъюнктам), докторантам и соискателям² — для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук.

Информация о продолжительности и назначении отпусков для указанных категорий работников приведена в табл. 3.

Оплата проезда к месту обучения и обратно

Работникам, которые учатся в учебных заведениях, расположенных в других городах, работодатель обязан один раз в учебном году оплатить проезд к месту нахождения образовательного учреждения и обратно (табл. 4). Данная льгота полагается лишь успешно обучающимся сотрудникам. Причем в полном размере стоимость проезда компенсируется только тем работникам, которые учатся заочно в образовательных учреждениях высшего профессионального образования (ч. 3 ст. 173 ТК РФ). Сотрудникам, обучающимся в вузах по очной форме, проезд не оплачивается. Если работник получает образование заочно в среднем специальном учебном заведении (техникуме или колледже), работодатель обязан возместить ему лишь 50% стоимости проезда к месту учебы и обратно (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

2Соискателем является лицо, имеющее высшее профессиональное образование, прикрепленное к организации или учреждению, которое имеет аспирантуру (адъюнктуру) и (или) докторантуру, и готовящее диссертацию на соискание ученой степени кандидата наук без обучения в аспирантуре (адъюнктуре), либо лицо, имеющее ученую степень кандидата наук и работающее над диссертацией на соискание ученой степени доктора наук (п. 3 ст. 19 Закона № 125-ФЗ).

Таблица 2. Учебные отпуска без сохранения за работником заработной платы

Таблица 3. Дополнительные отпуска, предоставляемые аспирантам (адъюнктам) и докторантам в связи с обучением*

Таблица 4. Оплата работодателем проезда работника к месту обучения и обратно

Должен ли работодатель оплатить стоимость проезда к месту обучения сотруднику, который учится в аспирантуре (адъюнктуре) или докторантуре?

Докторантом является лицо, имеющее ученую степень кандидата наук и зачисленное в докторантуру для подготовки диссертации на соискание ученой степени доктора наук

Аспиранту (адъюнкту), обучающемуся в аспирантуре (адъюнктуре) заочно, — да, а докторанту — нет. Об обязанности работодателя компенсировать аспиранту (адъюнкту) стоимость проезда от места работы до места нахождения аспирантуры (адъюнктуры) и обратно говорится в пункте 7 статьи 19 Закона № 125-ФЗ. Более того, в этом же пункте указано, что к ежегодному учебному отпуску аспиранта (адъюнкта), обучающегося в аспирантуре (адъюнктуре) заочно, добавляется время, затраченное им на проезд до места обучения и обратно. Причем на это время (как и на период самого учебного отпуска) за работником сохраняется средний заработок.

В отношении докторантов подобных норм в Законе № 125-ФЗ не предусмотрено. Значит, и компенсировать им стоимость проезда до места нахождения докторантуры работодатели не обязаны. Хотя и могут сделать это, закрепив соответствующее положение в трудовом или коллективном договоре.

Сокращение продолжительности рабочей недели

Во время обучения сотрудника в высшем или среднем специальном учебном заведении его рабочая неделя не сокращается (табл. 5). То есть наравне с остальными сотрудниками он трудится по 40 часов в неделю³. Однако по просьбе обучающегося на десять учебных месяцев перед началом написания дипломного проекта (работы) или перед сдачей государственных экзаменов ему может быть установлена рабочая неделя, сокращенная на семь часов (ч. 4 ст. 173 и ч. 4 ст. 174 ТК РФ). То есть (при нормальной продолжительности рабочей недели) она сокращается до 33 часов в неделю (40 ч - 7 ч).

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ)

3Отдельным категориям работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92, 320, 333 и 350 ТК РФ).

Обратите внимание: такое сокращение рабочего времени возможно, только если сотрудник учится в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной (вечерней) форме. Причем по письменному соглашению между работодателем и работником последнему либо предоставляется один дополнительный нерабочий день в неделю, либо сокращается продолжительность рабочего дня (смены) в течение недели (ч. 5 ст. 173 и ч. 5 ст. 174 ТК РФ). Иными словами, при пятидневной рабочей неделе ему может быть установлен не восьмичасовой рабочий день, а рабочий день продолжительностью 6 часов 36 минут (8 ч - 7 ч ÷ 5 дн.).

Сокращение работнику продолжительности рабочей недели осуществляется на основании его письменного заявления

Допустим, работник — студент вуза является инвалидом I или II группы. Значит, ему и так устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Но поскольку сотрудник совмещает работу с получением образования, по его желанию в течение десяти месяцев перед написанием дипломной работы или сдачей госэкзаменов рабочая неделя ему может быть сокращена еще на семь часов — до 28 часов в неделю (или до 5 часов 36 минут в день).

Если работник учится в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, на время учебного года⁴ ему также может быть сокращена продолжительность рабочей недели (ч. 3 ст. 176 ТК РФ). Для этого сотрудник (как и в случае с обучением в вузе или среднем специальном учебном заведении) должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Однако при обучении в указанном общеобразовательном учреждении рабочая неделя сокращается на один рабочий день либо рабочие дни (смены) в течение недели сокращаются на количество часов, приходящихся на один рабочий день. Так, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня должна быть сокращена на 1 час 36 минут (8 ч ÷ 5 дн.), что составит 6 часов 24 минуты.

4Учебный год, как правило, начинается 1 сентября. Продолжительность учебного года в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях составляет 36 недель (постановление Правительства РФ от 03.11.94 № 1237).

За время освобождения от работы в связи с сокращением рабочей недели сотруднику выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). Это правило распространяется как на работников, получающих высшее или среднее специальное образование, так и на обучающихся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (ч. 4 ст. 173, ч. 4 ст. 174 и ч. 3 ст. 176 ТК РФ).

При получении начального профессионального образования, а также при обучении в аспирантуре (адъюнктуре) или докторантуре рабочая неделя сотруднику не сокращается. Но если аспирант (адъюнкт) учится в аспирантуре заочно, он имеет право на один дополнительный свободный от работы день в неделю. Этот день оплачивается работодателем в размере 50% получаемой работником заработной платы. Кроме того, на четвертом году обучения по просьбе аспиранта (адъюнкта) ему может дополнительно предоставляться не более двух свободных от работы дней в неделю, но уже без сохранения заработной платы. Основание — пункт 7 статьи 19 Закона № 125-ФЗ.

За докторантом сохраняются все права по месту работы, которые у него имелись до поступления в докторантуру (например, право на получение жилой площади), а также право вернуться на прежнее место работы (п. 9 ст. 19 Закона № 125-ФЗ)

Таблица 5. Сокращение рабочего времени работникам, совмещающим работу с учебой

Документальное оформление учебного отпуска и других льгот

Учебный отпуск оформляется по тем же правилам, что и ежегодный оплачиваемый отпуск. То есть работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в связи с обучением (образец заявления см. на с. 50). Отличие лишь в одном: к заявлению работник должен приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в котором он обучается.

Рисунок. Образец заявления работника о предоставлении учебного отпуска

Высшие учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию, оформляют справки-вызовы по формам, которые утверждены приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057. Для средних специальных учебных заведений, имеющих государственную аккредитацию, формы справок-вызовов установлены приказом Минобразования России от 17.12.2002 № 4426. В этих приказах приведены по две формы справки-вызова. Одна из них выдается, если работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск, другая — если он имеет право только на отпуск без сохранения заработной платы.

Справка-вызов состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и отрывной части к ней — справки-подтверждения, которая заполняется образовательным учреждением после окончания сессии и является оправдательным документом

После сдачи сессии (защиты дипломной работы, сдачи госэкзаменов) работник должен подтвердить, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном учреждении. Для этого ему следует представить работодателю справку-подтверждение за подписью руководителя (ректора, иного уполномоченного лица) учебного заведения.

Непредставление сотрудником справки-подтверждения может быть квалифицировано как отсутствие на рабочем месте без уважительной причины. Значит, если работник находился в оплачиваемом учебном отпуске и по его окончании не предъявил справку-подтверждение, организация имеет право удержать с него сумму выплаченных отпускных.

На основании заявления сотрудника компания издает приказ о предоставлении ему учебного отпуска. Как и в случае с другими видами отпусков, такой приказ составляется по форме № Т-65. После этого в личной карточке работника (форма № Т-25) делается отметка о предоставлении учебного отпуска. Если на время отпуска за работником сохраняется средний заработок, организация составляет записку-расчет по форме № Т-60⁵, в которой определяет сумму выдаваемых отпускных.

К заявлению о предоставлении работнику ежегодного дополнительного отпуска в связи с обучением в аспирантуре (адъюнктуре) он должен приложить справку из образовательного учреждения о том, что учится в аспирантуре (адъюнктуре).
Отпуск для написания диссертации на соискание ученой степени кандидата или доктора наук предоставляется при наличии письма-рекомендации ученого совета образовательного учреждения, в котором указаны время и сроки предоставления такого отпуска⁶.

5Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

6Такое требование содержится в пункте 11 Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации (утверждено приказом Минобразования России от 27.03.98 № 814).

Чтобы организация оплатила работнику проезд к месту обучения и обратно, по возвращении из учебного отпуска он должен написать соответствующее заявление и приложить к нему проездные документы и справку-подтверждение из учебного заведения. Напомним, что эту справку работник и так обязан предъявить работодателю в подтверждение того, что во время учебного отпуска он находился в образовательном учреждении и сдавал сессию (госэкзамены) или защищал диплом.

Если работник, совмещающий работу с учебой, желает, чтобы организация установила ему сокращенную рабочую неделю, он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. В заявлении целесообразно также указать, какой вариант сокращения рабочего времени сотрудник намерен использовать: дополнительный свободный от работы день в неделю либо сокращение ежедневной продолжительности рабочего дня (смены).

Выбранный вариант сокращения продолжительности рабочей недели закрепляется в соглашении между работником и работодателем, которое заключается в письменной форме

Особенности предоставления и оплаты учебных отпусков

Итак, работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск.

Чтобы рассчитать причитающуюся ему сумму отпускных, необходимо руководствоваться общими правилами исчисления среднего заработка. Они установлены в статье 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Иными словами, средний заработок для оплаты учебного отпуска рассчитывается точно так же, как и для оплаты ежегодного основного отпуска⁷.

При любом режиме работы средний заработок для оплаты учебного отпуска определяется исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих началу учебного отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ)

В табеле учета рабочего времени оплачиваемый учебный отпуск отражается буквенным кодом У или цифровым кодом 11, а учебный отпуск без оплаты — УД или 13

7Подробнее о том, как рассчитать сумму отпускных для оплаты очередного отпуска, читайте в статьях «Правила расчета и налогообложения отпускных» и «Учет премий и повышения заработной платы при оплате отпуска» // РНК, 2009, № 13-14. — Примеч. ред.

8О дополнительных оплачиваемых отпусках работающим в неблагоприятных или особых условиях труда читайте в статье «Дополнительные отпуска: специфика предоставления и налогообложения» // РНК, 2009, № 15. — Примеч. ред.

Отметим, что оплачиваемые учебные отпуска, предоставляемые работникам в связи с обучением, в статьях 173—177 ТК РФ именуются дополнительными отпусками с сохранением среднего заработка. Но в соответствии со статьей 116 ТК РФ дополнительные оплачиваемые отпуска⁸ полагаются лишь определенным категориям сотрудников за работу в неблагоприятных условиях — на вредных или опасных работах, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и др. Дополнительный учебный отпуск к данной категории отпусков не относится. Ведь его предоставление связано с учебой сотрудника (защитой дипломного проекта, сдачей госэкзаменов) и не зависит от фактически отработанного времени.

Следовательно, работодатель не обязан присоединять учебный отпуск к ежегодному основному оплачиваемому отпуску, как это делается при предоставлении дополнительных оплачиваемых отпусков. Однако по просьбе работника учебный отпуск может быть объединен с его основным отпуском (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Допустим, учебный отпуск или его часть совпали с ежегодным оплачиваемым отпуском работника по графику отпусков, утвержденному в организации на текущий год. Работодатель должен предоставить такому сотруднику учебный отпуск согласно справке-вызову из учебного заведения и перенести ежегодный отпуск или его часть на другое время с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

В отличие от ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков учебный отпуск не продлевается на нерабочие праздничные дни, приходящиеся на него. Дело в том, что отпуск в связи с обучением предоставляется именно на то количество дней, которое указано в справке-вызове. Даже если в этом промежутке времени есть нерабочие праздничные дни, они подлежат оплате в общем порядке. Основание — пункт 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Пример 1

В ноябре 2009 года секретарю-референту ЗАО «Олимпус» Н.И. Мельниковой предоставлен отпуск для сдачи экзаменов в Московском педагогическом государственном университете. В справке-вызове из вуза указано, что учебный отпуск предоставляется на 25 календарных дней с 2 по 26 ноября 2009 года включительно. Средний дневной заработок Н.И. Мельниковой за расчетный период составил 510 руб.

На период учебного отпуска приходится один нерабочий праздничный день — 4 ноября. Несмотря на это, продолжительность учебного отпуска не увеличивается, то есть сотрудница должна выйти на работу 27 ноября 2009 года. Кроме того, праздничный день, как и другие выходные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, подлежит оплате. За время учебного отпуска Н.И. Мельниковой следует начислить отпускные в сумме 12 750 руб. (510 руб. × 25 дн.).

Если сотрудник заболел во время учебного отпуска, такой отпуск на период его болезни не продлевается. Более того, за дни болезни, совпавшие с учебным отпуском, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается. Так сказано в подпункте 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и подпункте «а» пункта 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). Но если до окончания учебного отпуска работник так и не выздоровел, начиная со дня, когда он должен был выйти на работу, ему начисляется пособие по временной нетрудоспособности.

Налогообложение выплат работникам, совмещающим работу с учебой

Рассмотрим, может ли организация при расчете налога на прибыль учесть расходы, произведенные ею в связи с предоставлением и оплатой работникам учебных отпусков и других установленных льгот, и какие налоги и страховые взносы она должна начислить с данных выплат.

Оплата любого отпуска, в том числе учебного, производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ)

Налог на прибыль

Расходы на выплату среднего заработка, сохраняемого за работником согласно законодательству РФ на время учебного отпуска, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно относятся к расходам на оплату труда и, следовательно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Об этом говорится в пункте 13 статьи 255 НК РФ.

Отметим, что в названном пункте речь идет только о тех оплачиваемых учебных отпусках, предоставление которых предусмотрено действующим законодательством — Трудовым кодексом или Законом № 125-ФЗ. Но работодатели имеют право предоставлять учебные отпуска и в других случаях (например, при получении сотрудником второго высшего образования или при обучении в вузе, не имеющем государственной аккредитации). В таких ситуациях учебные отпуска предоставляются на основании трудового или коллективного договора. Расходы на их оплату нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Ведь в пункте 24 статьи 270 НК РФ указано, что в целях налогообложения не учитываются расходы на оплату отпусков, предоставляемых по коллективному договору дополнительно сверх предусмотренных действующим законодательством.

Допустим, работник получает образование в среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, но расположенном в другом городе. В соответствии с частью 3 статьи 174 ТК РФ работодатель один в раз в учебном году обязан оплатить 50% стоимости проезда до места обучения и обратно. Однако в трудовом договоре, заключенном с работником, может быть установлено, что организация полностью компенсирует все расходы на проезд до места учебы и обратно, причем не один раз в учебном году, а каждую сессию. При расчете налога на прибыль компания вправе включить в расходы лишь 50% стоимости проезда (один в раз в учебном году). Остальные суммы возмещения, выплачиваемые работнику, она не сможет учесть в расходах в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным или трудовым договором

Буква закона

Учебный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией
В соответствии со статьей 126 ТК РФ денежной компенсацией может быть заменена только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. Оплачиваемый учебный отпуск не относится к категории ежегодных отпусков. Он предоставляется работнику для конкретной цели, оговоренной в Трудовом кодексе или Законе № 125-ФЗ, — сдачи очередной сессии или госэкзаменов, защиты дипломной работы, прохождения вступительных испытаний в аспирантуру и т. п. Таким образом, оплачиваемый учебный отпуск не может быть заменен выплатой денежной компенсации

Как уже говорилось, согласно Трудовому кодексу обязанность работодателя предоставить учебный отпуск и другие льготы не ставится в зависимость от того, связана ли получаемая работником специальность с его должностными обязанностями.

Не содержится такого ограничения и в Налоговом кодексе. То есть организация вправе включить в расходы суммы отпускных, начисленных сотруднику за время учебного отпуска, даже если он обучается по специальности, не соответствующей его трудовым функциям. Аналогичное мнение высказал Минфин России в письме от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389. Кроме того, один раз в учебном году компания может учесть в расходах сумму компенсации работнику стоимости проезда к месту учебы и обратно, выплаченную в соответствии со статьей 173 или 174 ТК РФ либо согласно статье 19 Закона № 125-ФЗ.

Пример 2

Кладовщик ООО «Стандарт» Д.И. Виноградов, проживающий и работающий в г. Торжке Тверской области, учится заочно на втором курсе в Колледже телекоммуникаций при Московском техническом университете связи и информатики по специальности «радиосвязь, радиовещание и телевидение». В его трудовом договоре указано, что после успешной сдачи зимней сессии организация компенсирует работнику 100% стоимости проезда к месту нахождения образовательного учреждения и обратно. Стоимость проезда к месту учебы для сдачи летней сессии работодателем не компенсируется.

Допустим, с 8 по 22 декабря 2009 года работник находился в учебном отпуске и сдавал зимнюю сессию. За время учебного отпуска ему было начислено 6225 руб. По окончании учебного отпуска сотрудник вышел на работу и предъявил справку-подтверждение из образовательного учреждения и железнодорожные билеты на проезд до Москвы и обратно на сумму 1140 руб. Вместе с зарплатой за декабрь 2009 года работнику была выплачена компенсация стоимости проезда в размере 1140 руб.

Несмотря на то что специальность, по которой учится Д.И. Виноградов, не связана с его должностными обязанностями, организация вправе признать в расходах оплату учебного отпуска и компенсацию в размере 50% стоимости проезда до места учебы и обратно. В декабре 2009 года ООО «Стандарт» включит в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 6795 руб. (6225 руб. + 1140 руб. X 50%). Остальные 50% стоимости проезда, которые организация выплатила работнику, она не может учесть в целях налогообложения на основании пункта 24 статьи 270 НК РФ.

В трудовом или коллективном договоре могут быть предусмотрены увеличение продолжительности учебных отпусков, предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы и иные меры поддержки работников,совмещающих работу с учебой в вузах (п. 5 ст. 17 Закона № 125-ФЗ)

В случае сокращения продолжительности рабочей недели работнику, обучающемуся в высшем или среднем специальном учебном заведении либо в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, за время освобождения от работы выплачивается 50% среднего заработка, но не ниже МРОТ (ст. 173, 174 и 176 ТК РФ). Аналогично аспиранты (адъюнкты) имеют право на один свободный от работы день в неделю, который оплачивается в размере 50% получаемой заработной платы, но не ниже 100 руб. (п. 7 ст. 19 Закона № 125-ФЗ). Суммы среднего заработка, начисленного за время освобождения от работы по указанным обстоятельствам, тоже относятся к расходам на оплату труда и учитываются при расчете налога на прибыль. Основанием является пункт 6 статьи 255 НК РФ.

Если организация решит оплачивать дополнительный свободный от работы день в полном размере и пропишет это условие в трудовом или коллективном договоре, в целях налогообложения она сможет признать лишь выплаты в размере, установленном Трудовым кодексом или Законом № 125-ФЗ, то есть 50% среднего дневного заработка сотрудника.

ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование

При определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения, за исключением сумм, не подлежащих налогообложению (п. 1 ст. 237 НК РФ). Исчерпывающий перечень выплат, не облагаемых ЕСН, приведен в статье 238 НК РФ. Оплата учебных отпусков в ней не упоминается. Следовательно, суммы среднего заработка, сохраняемого за работником на период учебного отпуска, предоставляемого в соответствии с ТК РФ или Законом № 125-ФЗ, облагаются ЕСН. Такой же позиции придерживается Минфин России (см. письма от 24.07.2007 № 03-04-06-01/260 и от 14.02.2008 № 03-04-06-02/11).

Не облагаются ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников (подп.2 п. 1 ст. 238 НК РФ)

Поскольку объекты обложения ЕСН и страховыми взносами в ПФР совпадают⁹, с отпускных, начисленных работнику за время учебного отпуска, организация должна также уплатить страховые взносы в ПФР.

Если организация-работодатель оплачивает сотруднику стоимость проезда к месту учебы и обратно в размерах и порядке, установленных в статьях 173 и 174 ТК РФ либо в Законе № 125-ФЗ, с сумм такой оплаты платить ЕСН и страховые взносы в ПФР не нужно. Дело в том, что указанные выплаты относятся к компенсационным и не облагаются ЕСН согласно пункту 2 статьи 238 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 06.03.2007 № 03-04-07-02/6 и от 24.07.2007 № 03-04-06-01/260.

Оплата в размере 50% среднего заработка, сохраняемая за работником на периоды освобождения от работы, предусмотренная законодательством в связи с сокращением продолжительности рабочей недели, облагается ЕСН и страховыми взносами в ПФР на общих основаниях.

Предположим, по собственной инициативе организация предоставляет сотрудникам оплачиваемые учебные отпуска в случаях, не предусмотренных Трудовым кодексом или Законом № 125-ФЗ, либо оплачивает проезд к месту учебы и обратно чаще одного раза в учебном году. Порядок предоставления и оплаты таких отпусков, проезда и других льгот закреплен в трудовом или коллективном договоре. Начисленные отпускные или суммы возмещения стоимости проезда организация не вправе включить в расходы в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ). Значит, на данные суммы не нужно начислять ЕСН и страховые взносы в ПФР. Ведь в пункте 3 статьи 236 НК РФ указано следующее. Если выплаты и вознаграждения работникам не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде, они не облагаются ЕСН.

9Это установлено в пункте 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Налог на доходы физических лиц

Средний заработок, сохраняемый за работником на период учебного отпуска, а также выплачиваемый за время освобождения от работы в связи с сокращением продолжительности рабочей недели, является его доходом, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Иными словами, организация-работодатель при выплате указанных сумм должна удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. При этом не важно, на основании какого документа предоставляется учебный отпуск и сокращается рабочая неделя — Трудового кодекса или трудового (коллективного) договора. В любом из указанных случаев данные суммы облагаются НДФЛ.

Оплата стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно (один раз в учебном году) относится к компенсационным выплатам, связанным с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников.

Работнику, который учится заочно в высшем или среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, стоимость проезда к месту учебы и обратно работодатель обязан компенсировать один раз в учебном году

Подобные выплаты не облагаются НДФЛ согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ. Об этом Минфин России напомнил в письме от 24.07.2007 № 03-04-06-01/260.

Отметим, что в пункте 3 статьи 217 НК РФ речь идет только о тех компенсациях, которые установлены действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ либо решениями представительных органов местного самоуправления, и лишь в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Значит, если согласно Трудовому кодексу или Закону № 125-ФЗ работодатель не обязан оплачивать работнику стоимость проезда к месту учебы и обратно, но делает это добровольно, с выплаченных сумм он должен удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет.

Страховые взносы на травматизм

Страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (на травматизм) начисляются на все виды оплаты труда (дохода) работников. Это установлено в пункте 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184).

Страховые взносы на травматизм не начисляются на выплаты, указанные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденном постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765 (далее — Перечень). Отпускные за время учебного отпуска и частичная оплата часов, на которые была сокращена рабочая неделя сотруднику-студенту, в Перечне не упоминаются. Следовательно, на такие выплаты, произведенные в соответствии с действующим законодательством РФ или трудовым (коллективным) договором, страховые взносы на травматизм начисляются в общем порядке.

С суммы компенсации стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно, которую организация-работодатель выплачивает сотруднику, не нужно уплачивать страховые взносы на травматизм. Основанием является пункт 10 Перечня. В нем говорится, что на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации в пределах норм, установленных законодательством РФ, страховые взносы на травматизм не начисляются. При возмещении сотруднику стоимости проезда по инициативе работодателя (по условиям трудового или коллективного договора) страховые взносы на травматизм начисляются на всю сумму, выплаченную работнику сверх законодательно установленных норм.

Работодатель не обязан компенсировать стоимость проезда к месту учебы и обратно, если работник учится по очной форме в высшем, среднем специальномучебном заведении или в аспирантуре либо в докторантуре или общеобразовательном учреждении

Пример 3

Воспользуемся условием примера 2. Допустим, на 2009 год ООО «Стандарт» установлен тариф страховых взносов на травматизм в размере 0,4%. На отпускные в сумме 6225 руб., которые будут выплачены сотруднику Д.И. Виноградову (1991 года рождения) за время учебного отпуска, организация в декабре 2009 года начислит ЕСН и страховые взносы в ПФР и на травматизм. Поскольку работник учится заочно в среднем специальном учебном заведении, компания обязана компенсировать ему лишь 50% стоимости проезда к месту учебы и обратно (ч. 3 ст. 174 ТК РФ). Но организация возместит ему всю сумму расходов на проезд. Значит, на компенсацию 50% стоимости проезда — 570 руб. (1140 руб. × 50%) ЕСН и страховые взносы в ПФР и на травматизм не начисляются, а с оставшихся 50% указанные налоги и взносы необходимо уплатить.

Итак, налоговая база для исчисления ЕСН и страховых взносов равна 6795 руб. (6225 руб. + 570 руб.). На выплаты в пользу Д.И. Виноградова организация начислит страховые взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии в размере 543,6 руб. (6795 руб. × 8%) и накопительной части трудовой пенсии — 407,7 руб. (6795 руб. × 6%). ЕСН организация рассчитает следующим образом:

·                                 в федеральный бюджет — 407,7 руб. (6795 руб. × 20% - 543,6 руб. - 407,7 руб.);

·                                 ФСС России — 197,06 руб. (6795 руб. × 2,9%);

·                                 ФФОМС — 74,75 руб. (6795 руб. × 1,1%);

·                                 ТФОМС — 135,9 руб. (6795 руб. × 2%).

Страховые взносы на травматизм составят 27,18 руб. (6795 руб. × 0,4%).

Доходы Д.И. Виноградова, с которых организация обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет, — это сумма отпускных и 50% стоимости проезда к месту учебы и обратно, возмещаемых сверх норм, установленных Трудовым кодексом. Значит, в декабре 2009 года ООО «Стандарт» следует удержать с работника НДФЛ в размере 883 руб. (6795 руб. × 13%).