18.06.2014 Десять новых правил работы с кассой

С начала лета вести кассовые операции и оформлять кассовые документы надо по новым правилам. С этой даты вступило в силу Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Этот документ заменил Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, которое с 1 июня больше не действует.

Итоговый вариант Указания № 3210-У оказался не таким революционным, каким был проект. Приходники, расходники, кассовая книга и ведомости не изменились, хотя планировалось их упростить. Поэтому продолжайте спокойно оформлять все по прежним унифицированным формам, но с учетом новых правил заполнения. Также необходимо разобраться с лимитом кассы. Вы вправе теперь выбрать формулу для его расчета. А малые компании и предприниматели могут вообще отменить свой лимит. Рассмотрим подробно все новые правила.

Правило № 1. Установить лимит можно по выручке или расходам — как выгоднее

По новым правилам формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У). Так, организация может сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.

Правило № 2. Приходники и расходники может оформлять как штатный, так и приглашенный бухгалтер

Менее строгими стали требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание приходников и расходников (см. таблицу ниже).

Кто в компании может оформлять кассовые документы и работать с наличностью в кассе

* На основании приказа директора.

Раньше оформлять эти документы мог только кто-то из работников компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный директором, либо он сам. А теперь директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У). Приказ директора о назначении ответственного за оформление ордеров главбух может не визировать.

В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе, по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У). Разобраться в этом вам поможет таблица выше.

Правило № 3. В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег

Заявление о выдаче денег под отчет должен по-прежнему подписывать директор. Но от него больше не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги. Такой вывод следует из пункта 6.3 Указания № 3210-У.

Все эти сведения остаются обязательными. Но в отличие от прежних правил писать в заявлении сумму, срок и дату выдачи денег может подотчетник или бухгалтер. Озадачивать этим директора больше нет надобности.

Чтобы было проще, подкорректируйте имеющийся в компании шаблон заявления так, чтобы подотчетник смог сразу внести все эти данные в нужные строчки. .

Правило № 4. В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере

В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).

Таким образом, теперь расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами. Первый — напечатать на компьютере. Второй — написать от руки.

Из новых правил также следует, что в расходниках компаний, где есть бухгалтер, больше не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главбуха (п. 4.3 Указания № 3210-У).

Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме. Она предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели.

Поэтому безопаснее все же, чтобы в расходниках, составленных 1 июня 2014 года и позже, была подпись руководителя компании. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходник недействительным.

И если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Правило № 5. Можно распечатывать кассовую книгу в одном экземпляре

Новые правила требуют вести кассовую книгу по старой форме. Но зато распечатывать ее теперь можно в одном экземпляре, а не в двух, как требовалось раньше. Исключение — кассовая книга обособленного подразделения.

Еще одно изменение — при бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде больше не надо. Такого требования нет. Прежний кассовый порядок обязывал сохранять электронную версию книги наряду с бумажной.

Правило № 6. Кассовые документы можно вести в электронном виде

У всех компаний появилась возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходников, приходников, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников или так называемой кадровой текучки. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно и хлопотно. А о том, можно ли комбинировать электронный документооборот с бумажным, в новых правилах нет четких указаний. Поэтому пока безопаснее и удобнее оформлять приходники, расходники и ведомости на бумаге.

Правило № 7. Нельзя исправлять приходники и расходники, а другие документы — можно

Банк России уточнил порядок исправления документов. Во-первых, в Указании № 3210-У есть оговорка о том, что электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.

Во-вторых, в пункте 4.7 Указания № 3210-У теперь прямо сказано, что можно исправлять бумажные кассовую книгу, платежные и расчетно-платежные ведомости. А приходники и расходники нельзя. Старый порядок тоже запрещал корректировать ордера. Но не было ясно, можно ли при этом править остальные документы. Теперь вопрос отпал.

Чтобы исправить кассовую книгу или расчетно-платежную ведомость, надо зачеркнуть ошибочные данные, рядом указать верную информацию, поставить дату исправления. Сотрудники, которые подписывали ошибочный документ, должны повторно поставить свои подписи с расшифровкой

Правило № 8. Для малых компаний и предпринимателей установлен упрощенный кассовый порядок

Предприниматели и малые компании тоже должны соблюдать кассовый порядок, но в упрощенном виде.

Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У). А утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ. В деталях об этом читайте на странице 27. В то же время можно и далее придерживаться лимита, если это удобно. Например, из соображений безопасности хранения денег или для регулярного пополнения расчетного счета.

Предприниматели теперь освобождены от ведения кассовой книги. Бизнесмены могут не вести кассовую книгу (п. 4.6 Указаний № 3210-У). Ведь они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов. А на вмененке рассчитывают налог исходя из потенциально возможного дохода, и для них показатели наличной выручки значения не имеют.

Безопаснее всегда оформлять приходники и расходники. Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера. А с предпринимателями вышла неясность.

С одной стороны, они вправе не оформлять приходники и расходники. Об этом прямо сказано в пункте 4.1 Указаний № 3210-У. Но с другой — пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данной норме нет. Поэтому мы рекомендуем составлять кассовые документы так же, как и прежде, пока не появятся официальные разъяснения по применению двух этих противоречивых норм. К тому же на практике можно столкнуться с ситуациями, при которых без приходников и расходников не обойтись.

Взять хотя бы налоговый учет доходов и расходов. Его предпринимателю надо вести на основании первичных документов. Например, при получении наличной выручки от покупателя предприниматель раньше оформлял приходник. И на основании этого документа вносил запись о полученном доходе в книгу учета. Если приходный ордер больше не оформлять, то не будет оснований для внесения записи в книгу.

Правило № 9. Сдавать наличные можно только в банк, а не на почту

Компания может сдать сверхлимитную наличку только в банк или инкассаторам. Об этом прямо сказано в пункте 3 Указания № 3210-У. Прежний порядок позволял сдать выручку в отделение федеральной почтовой связи. Теперь же возможность зачислить деньги на счет через почту не предусмотрена.

Правило № 10. Подразделения будут реже сдавать кассовую книгу в головной офис

Для обособленных подразделений появилось три новых правила.

Во-первых, новый порядок уточняет понятие обособленного подразделения. Раньше было не ясно, что понимать под ним. Это любое подразделение или только представительство и филиал? Теперь прямо сказано, что обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали.

Во-вторых, все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В каком порядке устанавливать этот лимит, зависит от того, имеет ли право подразделение самостоятельно сдавать наличку на счет в банке («Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам»).

В-третьих, все обособленные подразделения — и сдающие, и не сдающие деньги в банк — должны вести свою кассовую книгу . Причем в головной офис подразделение должно передавать не листы кассовой книги (как раньше), а их копии, заверенные руководителем подразделения (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Изменение связано с тем, что теперь можно оформлять листы кассовой книги в одном экземпляре. И больше не требуется передавать их в головной офис на следующий рабочий день. Главное успеть к подготовке бухгалтерской отчетности. То есть сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис теперь можно и раз в год.