17.12.08 Представительские расходы в налоговом учете
На практике заключению особо важной для компании сделки предшествует период проведения долгих переговоров, различных презентаций и неформальных встреч. Со списанием затрат на подобные мероприятия в бухгалтерском учете, как правило, проблем не возникает. С налоговым учетом, как ни печально, дела обстоят гораздо хуже.
Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса представительские расходы компании уменьшают базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов. При этом по смыслу данной нормы, а также пункта 2 статьи 264 Кодекса, под таковыми подразумеваются затраты, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В свою очередь под официальным приемом следует понимать организованный для них, а также и для официальных представителей самой компании, завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, а в категорию обслуживания подпадают:
- транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Особо в Налоговом кодексе отмечено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Безусловно, законодатель постарался максимально конкретизировать перечень расходов, которые можно считать представительскими и учитывать при расчете налога на прибыль. Однако многие используемые в приведенных нормах Налогового кодекса понятия сами по себе настолько обширны, что данное обстоятельство на практике не могло не привести к спорам.
«За» и «против»
Минфин настаивает, что списывать на представительские расходы следует лишь те затраты, которые связаны именно с официальным приемом делегатов от контрагента. Иными словами, неформальные встречи в кафе, барах и ресторанах фирма должна оплачивать за счет чистой прибыли. Причем даже в том случае, если такая необходимость возникла непосредственно в рамках официального мероприятия, растянувшегося на несколько дней. В письме от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157 финансисты указали, что в данном случае подобные затраты должны нести сами гости, прибывшие на переговоры, за счет суточных либо собственных средств. Однако судьи с позицией министерства согласны не всегда. К примеру, судя по постановлению от 12 сентября 2005 года № КА-А40/8426-05, арбитров ФАС Московского округа не смутил тот факт, что встречи с представителями организаций-партнеров проводились в ресторанах и пивных барах. Сам по себе, посчитали они, данный факт не свидетельствует о том, что понесенные налогоплательщиком расходы связаны с организацией досуга и развлечений.
Не разрешают специалисты главного финансового ведомства относить к представительским расходам и затраты на визовую поддержку деловых партнеров, прибывших на официальную встречу, а также оплату их проезда и проживания (письмо Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).
Между тем судьи опять занимают противоположную точку зрения. В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 года № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) арбитры указали, что обеспечение жильем человека, прибывшего из другого населенного пункта, — это не что иное, как обслуживание. А значит, никаких препятствий для учета «гостиничных» затрат в составе представительских расходов в данном случае нет. Судьи ФАС Поволжского округа в постановлении от 16 марта 2006 года по делу № А72-5629/05-6/435 признали представительскими расходами оплату билетов и проживания приглашенных журналистов.
Также служители Фемиды признают обоснованным включение в состав представительских расходов суммы, потраченные фирмой на аренду помещения для проведения официального приема. Примером тому, в частности, служит постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2008 года № А13-7506/2006-28, тогда как Минфин в письме от 12 марта 2003 г. № 04-02-03/29 утверждал, что перечень представительских расходов в Налоговом кодексе является закрытым и оплата аренды в нем не поименована.
Но даже судьи не оправдают отнесение на представительские расходы таких затрат, как оплата аренды дорожек на боулинги или организацию приема для представителей филиалов и работников самой компании (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. № А56-3124/2005; постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 августа 2006 г. № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1).
Тем не менее они не имеют ничего против учета в составе представительских расходов стоимости переговоров, проведенных в местах туризма, и затрат на приобретение и вручение цветов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июня 2004 г. № А05-14160/03-13; постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)).
Собираем документы
Как и любые иные налоговые расходы организации, представительские затраты требуют должного документального подтверждения. По мнению Минфина, высказанному в письме от 13 ноября 2007 года № 03-03-06/1/807, для этого фирме понадобятся приказ, смета, а также отчет о проведенных мероприятиях. При этом в отчете, помимо собственно суммы израсходованных средств, должны быть отражены цель и результат «потчевания» партнеров, а также «иные необходимые данные». Впрочем он, безусловно, не будет иметь никакой силы в случае отсутствия необходимой «первички».
Между тем арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 июля 2008 года по делу № А56-15358/2007 признали обоснованными представительские расходы компании и при отсутствии документов, подтверждающих программу официальных мероприятий. Кроме того, не понадобились им и документальное закрепление состава делегаций, списки участников, а также исполнительные сметы на каждую встречу. Налоговый кодекс, указали судьи, не определяет перечень документов, которыми следует подтверждать представительские расходы.
Учетное ограничение
Представительские расходы можно учесть при налогообложении прибыли лишь в размере, не превышающем 4 процента от расходов на оплату труда за тот же отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК).
Пример
В 2008 году представительские расходы ООО «Бриг» в I квартале составили 10 000 руб., и в III квартале — 60 000 руб.
Расходы на
оплату труда при этом были равны:
за I квартал — 300 000 руб., за полугодие — 650 000 руб.,
за 9 месяцев — 1 020 000 руб., за год — 1 400 000 руб.
Предельные лимиты представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения, составят:
- за I квартал — 12 000 руб. (300 000 руб. × 4%);
- за III квартал — 40 800 руб. (1 020 000 руб. × 4%).
Фактическая сумма представительских расходов, принимаемая для целей налогообложения:
- за I квартал — 10 000 руб. (10 000 руб. < 12 000 руб.);
- за 9 месяцев — 40 800 руб. (60 000 руб. > 40 800 руб.).
В результате за 2008 год представительские расходы в части, превышающей рассчитанный норматив, не учитываются в целях налогообложения в размере 19 200 руб. (60 000 руб. - 40 800 руб.)
Обратите также внимание, что суммы НДС, которые уплачены по представительским расходам, принимаются к вычету лишь в размере, соответствующем 4-процентному нормативу (п. 7 ст. 171 НК).
